La cantidad de expedientes que se generan en una organización puede ser muy grande y buscar uno en específico a veces no es sencillo, SAIA® cuenta con una barra de búsqueda que permite filtrar por nombre de expediente o aplicar filtros avanzados para búsquedas específicas.
Por ejemplo:
Margarita tiene asignados más de 300 expedientes y su jefe le solicitó que agregara un documento al expediente de la historia laboral de Juan Pérez, ella recuerda que cuando creó el expediente, se indicaron unas palabras clave en los índices y una de ellas era el número de identificación de Juan Pérez, por lo tanto, realiza una búsqueda avanzada utilizando el número de identificación del colaborador y de esa forma encuentra el expediente que buscaba.
¿Cómo realizar una búsqueda rápida desde la barra de expedientes?
Cada usuario puede tener asignados múltiples expedientes y se requiere una forma rápida de buscarlos, para realizar una búsqueda sigue estos pasos:
Paso 1. Ve al menú SAIA, haz clic en el botón «Inicio», selecciona la opción «Mis documentos» y posteriormente selecciona «Expedientes».
Paso 2. Encontrarás todos lo expedientes a los que tienes acceso, en la parte superior derecha de tu pantalla encontrarás una barra de búsqueda, allí podrás buscar por el nombre del expediente
Paso 3. Haz clic sobre la barra de búsqueda e ingresa el nombre del expediente que estás buscando, luego haz clic en el icono de la lupa para aplicar la búsqueda.
Paso 4. Se filtrarán todos los expedientes que tengan en su nombre la palabra que hayas filtrado.
¿Cómo realizar una búsqueda avanzada de un expediente?
Cuando se crea un expediente, se ingresan datos para caracterizarlo que posteriormente se pueden utilizar para realizar la búsqueda del expediente, en caso de que la barra de búsqueda rápida no arroje los resultados deseados, podrás realizar una búsqueda avanzada siguiendo los siguientes pasos:
Paso 1. Ingresa a los expedientes y ubica la barra de búsqueda.
Paso 2. En la barra de búsqueda encontrarás tres puntos (…) que permitirán realizar una búsqueda avanzada de los expedientes.
Paso 3. Haz clic sobre los tres puntos (…) para habilitar los filtros avanzados, allí podrás buscar por:
- Nombre de expediente
- Descripción
- índices (Palabras claves)
- Serie/subserie
- Responsable
- Fecha
- Estado
Paso 4. Una vez que hayas ingresado los datos correspondientes en los filtros avanzados, haz clic en el botón de buscar y te mostrará las coincidencias de los expedientes cuyos datos coincidan con los filtros aplicados. Recuerda que no es necesario que diligencies todos los campos en la búsqueda avanzada, puedes buscar utilizando solo uno o dos parámetros dependiendo de la información que tengas del expediente que necesitas.
Nota: Para limpiar la búsqueda, haz clic en el icono de la X ubicado en la barra de búsqueda.
Si deseas conocer más sobre las secciones de expedientes y otras funcionalidades generales del sistema SAIA, vuelve al apartado «Expedientes» y continúa aprendiendo cómo usar cada una de las herramientas SAIA.
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