--- title: Cajas description: En SAIA® puedes registrar las cajas que se encuentran ubicadas en las estanterías de los espacios físicos destinados al almacenamiento, organización y conservación de documentos en formato papel. Esto permite que, al digitalizar los expedientes, quede trazabilidad en el sistema… url: "https://www.saiasoftware.com/docs/cajas/" updated: "2025-10-23" category: Módulo de Archivo / Inventario --- # Cajas En SAIA® puedes registrar las cajas que se encuentran ubicadas en las estanterías de los espacios físicos destinados al almacenamiento, organización y conservación de documentos en formato papel. Esto permite que, al digitalizar los expedientes, quede trazabilidad en el sistema sobre su ubicación física original. > ***Por ejemplo:*** > > > > "Los expedientes del archivo físico de la empresa de helados Santa Rita están organizados en cajas distribuidas en tres espacios físicos: la oficina de archivo, la bodega documental y la sede administrativa. Con el objetivo de centralizar la información y garantizar la trazabilidad entre el soporte físico y digital, la empresa decidió digitalizar todos los expedientes y registrarlos en SAIA®. Para ello, configuraron en el sistema las cajas correspondientes, lo que les permitirá relacionar su ubicación física real". ## ¿Cómo acceder a las cajas? A continuación te explicamos los pasos que debes realizar para acceder al reporte de cajas. Ten en cuenta que debes tener los permisos necesarios para acceder: > **Paso 1.** Despliega el menú de SAIA® ubicado en la parte lateral izquierda de tu pantalla. > **Paso 2.** Haz clic en el módulo de CAD, allí verás las diferentes secciones del módulo. > **Paso 3.** Haz clic en el apartado de Archivo general y se desplegarán las opciones “Inventario” y “Eliminación documental”. > **Paso 4.** Haz clic en la opción “Inventario” y accederás a un listado de reportes. > **Paso 5.** Ubica el reporte “Cajas” y haz clic en el botón “Ver reporte”. ![](https://www.saiasoftware.com/wp-content/uploads/2025/10/Como-acceder-a-las-cajas.gif) ## ¿Cómo crear cajas? A continuación te explicamos los pasos que debes realizar para crear cajas. > **Paso 1.** Haz clic en el botón “Adicionar” ubicado en la parte superior derecha del reporte. > **Paso 2.** Se habilitará una ventana donde debes diligenciar los datos de la caja que vas a crear. Puedes ver su explicación más adelante. > **Paso 3.** Después de diligenciar los datos haz clic en “Guardar”. Se mostrará un mensaje de confirmación y la caja se agregará al reporte. ![](https://www.saiasoftware.com/wp-content/uploads/2025/10/Como-crear-cajas.gif) **Completa los campos:**  - **Estante:**Selecciona la estantería donde se encuentra ubicada la caja que vas a crear.  - **N° de caja:**Número de la caja que vas a crear. - **Ubicación:**Ubicación de la caja que vas a crear. - **Pasillo:**Pasillo donde se encuentra la caja que vas a crear (Si aplica). - **Cara:**Cara donde se encuentra la caja que vas a crear (Si aplica). - **Panel:**Panel donde se encuentra la caja que vas a crear (Si aplica). - **Nivel:**Nivel donde se encuentra la caja que vas a crear (Si aplica). - **Estado:**Estado de la caja. Recuerda que para hacer uso de ella, debe estar *activa*. ## ¿Cómo editar cajas? A continuación te explicamos los pasos que debes realizar para editar cajas. > **Paso 1.** Ubica la caja que vas a editar y haz clic en el menú de opciones ubicado en la última columna del reporte. > **Paso 2.** Se habilitarán las opciones “Editar”, “Más información” e “Imprimir rótulo”, selecciona la opción “Editar”. > **Paso 3.** Se habilitará una ventana donde podrás modificar los datos de la estantería. > **Paso 4.** Después de editar los datos haz clic en “Guardar”. Se mostrará un mensaje de confirmación y el reporte se actualizará con la nueva información de la caja. ![](https://www.saiasoftware.com/wp-content/uploads/2025/10/Como-editar-cajas.gif) ## ¿Cómo ver la información de las cajas? A continuación te explicamos los pasos que debes realizar para acceder al rótulo con la información de cada caja. > **Paso 1.** Ubica la caja y haz clic en el menú de opciones ubicado en la última columna del reporte. > **Paso 2.** Se habilitarán las opciones “Editar”, “Más información” e “Imprimir rótulo”, selecciona la opción “Más información”. > **Paso 3.** Se habilitará una ventana con la información de la caja. ![](https://www.saiasoftware.com/wp-content/uploads/2025/10/Como-ver-la-informacion-de-las-cajas.gif) ## ¿Cómo generar el código QR de las cajas?  A continuación te explicamos los pasos que debes realizar para generar el código QR que permite acceder a la información de cada caja. > **Paso 1.** Ubica la caja y haz clic en el menú de opciones ubicado en la última columna del reporte. > **Paso 2.** Se habilitarán las opciones “Editar”, “Más información” e “Imprimir rótulo”, selecciona la opción “Imprimir rótulo”. > **Paso 3.** Se habilitará una ventana con el código QR y al escanearlo podrás acceder al rótulo de la caja. ![](https://www.saiasoftware.com/wp-content/uploads/2025/10/Como-generar-el-codigo-QR-de-las-cajas.gif) ## ¿Cómo hacer uso de las cajas? Teniendo en cuenta que las cajas en SAIA® se utilizan para registrar qué expedientes se encuentran en ellas, a continuación te explicamos las formas que existen en SAIA® para hacer uso de las cajas: ******Opción 1: De forma individual al crear un expediente****** Al crear una expediente puedes registrar en qué caja se encuentra ubicado. Puedes conocer cómo realizar este procedimiento en el tema [*«Creación de expedientes»*](https://www.saiasoftware.com/docs/creacion-de-expedientes/). ****Opción 2: De forma masiva desde el reporte FUID (Administrador)**** Desde el reporte de [«FUID (Administrador)»](https://www.saiasoftware.com/docs/reporte-fuid-administrador/): > **Paso 1.** Selecciona varios expedientes por medio del checkbox que encuentras en la parte izquierda de la pantalla. > **Paso 2.** Haz clic en el campo “Acciones” ubicado en la parte superior del reporte. > **Paso 3.** Haz clic en la opción “Guardar en caja”. Se habilitará una ventana donde podrás buscar la caja en la que vas a guardar los expedientes. > **Paso 4.** Selecciona la caja que requieras y haz clic en Guardar. Se mostrará un mensaje de confirmación y los expedientes seleccionados se vincularán a la caja seleccionada, dejando registro en el sistema de que allí se encuentran ubicados físicamente. ![](https://www.saiasoftware.com/wp-content/uploads/2025/10/Opcion-2-De-forma-masiva-desde-el-reporte-FUID-Administrador.gif) ****Opción 3: Al crear expedientes de forma masiva**** > **Paso 1.** Despliega el menú de SAIA® ubicado en la parte lateral izquierda de tu pantalla. > **Paso 2.** Haz clic en el módulo de Administración, allí verás las diferentes secciones del módulo. > **Paso 3.** Haz clic en la opción “Organización” y se habilitarán las opciones de la sección. > **Paso 4.** Haz clic en la opción “Importar datos” y accederás a la pantalla de carga masiva de información. > **Paso 5.** En el campo “Tipo carga” selecciona la opción “Expedientes” y se habilitará la plantilla de excel (.xlsx) que debes descargar. > **Paso 6.** Accede a la plantilla, diligénciala y guarda los cambios. Ten en cuenta que en la columna “Código de caja” debes registrar el código de la caja donde vas a almacenar cada expediente. > **Paso 7.** Carga la plantilla al campo “Archivo” y haz clic en Guardar. > **Paso 8.** Se mostrará un mensaje de confirmación y los expedientes creados se vincularán a las cajas relacionadas, dejando registro en el sistema de que allí se encuentran ubicados físicamente. ![](https://www.saiasoftware.com/wp-content/uploads/2025/10/Opcion-3-Al-crear-expedientes-de-forma-masiva.gif) Si deseas conocer más sobre las acciones de gestión de archivo y otras funcionalidades generales del sistema **SAIA^®**, vuelve al apartado "***[Módulo de archivo](https://www.saiasoftware.com/docs-category/archivo/)***" y continúa aprendiendo cómo usar cada una de las herramientas **SAIA®**. Si tienes alguna inquietud adicional sobre este u otros procesos **SAIA^®**, recuerda escribirnos por medio de los canales que nuestro **[**Equipo de Soporte**](https://www.saiasoftware.com/soporte-en-linea/)** tiene habilitados para atenderte. [**Contactar Equipo de Soporte**](https://www.saiasoftware.com/soporte-en-linea)