¿Cómo crear una combinación de correspondencia para diferentes destinos?

El módulo de correspondencia cuenta con una funcionalidad para generar y enviar comunicaciones de forma masiva, la combinación de correspondencia permite crear paquetes de documentos con el mismo contenido, pero ingresar particularmente los destinatarios.

Por ejemplo:

«Margarita, necesita enviar 130 invitaciones a sus colaboradores para informar sobre un evento por la conmemoración de los 50 años de aniversario de su empresa, desde SAIA^® puede acceder a la combinación de correspondencia y generar los documentos rápidamente para enviarlos vía correo electrónico, lo único que debe hacer es ingresar los datos del destinatario y automáticamente se genera el paquete de documentos aprobados y enviados«.

¿Cómo acceder a la combinación de correspondencia?

A continuación te explicamos como generar un paquete de documentos:

Paso 1. Inicia sesión en SAIA^®, recuerda que debes contar con los permisos respectivos para acceder al formato de combinación de correspondencia

Paso 2. Haz clic en el botón nuevo ubicado en la parte superior de tu pantalla

Paso 3. Selecciona la carpeta de formatos, luego haz clic en comunicaciones y selecciona el formato de «combinación de correspondencia».

Paso 4. Al seleccionar el formato, se habilitará una ventana flotante con el formato de combinación de correspondencia. Te explicamos los campos más adelante.

Paso 5. Una vez diligenciada la información del formato, haz clic en el botón de continuar para generar el paquete de documentos en estado borrador.

A continuación te mostramos cómo:

¿Cómo generar un paquete de documentos?

La combinación de correspondencia permite enviar documentos a diferentes destinatarios y podrás personalizar el documento a enviar a los destinatarios. A continuación te explicamos los campos del formato:

• Asunto: Ingresa el asunto que contendrán los documentos, este se repite en todas las comunicaciones del paquete que generes
• Tipo de consecutivo: Puedes seleccionar si todos los documentos del paquete compartirán número consecutivo o tendrán uno independiente
• Tipo de distribución: Selecciona el tipo de distribución que tendrán los documentos. Haz clic para conocer los diferentes tipos de distribución
• Plantilla: En este campo encontrarás un archivo adjunto en formato Word, podrás descargar para modificar y personalizar la comunicación.
• Variables: En este campo encontrarás un archivo adjunto en formato Excel, podrás descargarlo para ingresar las variables que se reemplazarán en el documento Word para ingresar los destinatarios y datos para el envío de las comunicaciones.
  Nota: Más adelante te explicaremos que debes tener en cuenta al momento de diligenciar estos archivos adjuntos de plantilla y variables.

¿Qué debes tener en cuenta al momento de generar un paquete de documentos?

Teniendo en cuenta los campos explicados en el punto anterior, te mostraremos que debes tener en cuenta al momento de diligenciar la plantilla y variables para generar el paquete de combinación de correspondencia.

• Adjunto de Variables Excel:
  El archivo Excel de variables te permite ingresar los datos que se reemplazarán automáticamente en la plantilla Word, una vez sea configurada con los códigos de dichas variables, podrás insertar filas nuevas para ingresar más destinatarios o columnas para crear variables nuevas. Es importante mencionar que existen dos tipos de variables «Fijas» y «cambiantes». Te las explicamos:
  
  • Variables fijas: Este tipo de variables son obligatorias, deben ir siempre y no deben ser modificadas, ya que de estas dependen la creación del destinatario como tercero y la configuración de los datos de envío. Las variables fijas las identificas con letra cursiva en la parte superior de la columna, estás son:
    • Nombres_y_Apellidos
    • Email
    • Dirección
      
  • Variables cambiantes: Este tipo de variables son creadas por los usuarios que diligencian el formulario de combinación de correspondencia, puedes crear columnas nuevas que actuarán como variables. Es importarte mencionar que el nombre de la columna es el nombre de la variable y esta debe ser redactada tal cual está en la columna de la variable, se debe tener en cuenta las mayúsculas, las tildes y los espacios se ingresan con barra al piso (_). Por ejemplo:
    • DESCUENTO: Se debe ingresar en la plantilla Word así ${DESCUENTO}
    • Fecha citación: Se debe ingresar en la plantilla Word así ${Fecha_citacion}

• Adjunto de Plantilla Word
  La plantilla Word te permite personalizar el contenido del documento según los datos que necesites ingresar, puedes insertar imágenes, tablas, gráficos, etc. Es importante mencionar que hay unas variables predeterminadas que se deben mantener y otras variables cambiantes; las variables se crean en el archivo de Excel y se debe ingresar el código de la variable manualmente en la plantilla Word para que esta se reemplace al generar el paquete de documentos.
  
  Toda variable creada en el archivo de Excel se debe redactar tal cual como se ingresó en el Excel, por ejemplo si creamos una variable llamada DESCUENTO y la nombramos en letra mayúscula, en la plantilla Word se debe ingresar también en mayúscula. Las variables se deben codificar de la siguiente manera ${nombre de variable} o en este ejemplo ${DESCUENTO}. En caso de ingresarse mal, no se reemplazará la información en la plantilla Word.
  

¿Cómo gestionar un paquete de combinación de correspondencia?

Una vez se haya diligenciado el formulario y configurado los adjuntos de plantilla Word y variables, el paquete de documentos se genera en estado borrador. A continuación te explicamos cómo gestionarlos:

Paso 1. Al crearse el paquete de documentos, verás en pantalla uno de los documentos generados en estado borrador.

Paso 2. En el menú de acciones del documento ubicado en la parte superior, encontrarás el icono con forma de un documento, desde allí podrás gestionar el paquete de(gestor de paquete) con un número que indica la cantidad de documentos del paquete.

Paso 3. Haz clic sobre el icono de «gestor de paquete» para acceder al paquete de documentos y ver todos los documentos creados (uno por cada fila ingresada en el Excel de variables)

Paso 4. Se habilitará una ventana flotante con el gestor del paquete, allí encontrarás:

• #Documentos: indica cantidad de documentos del paquete
• Asunto de los documentos ingresado en la plantilla Word
• Columnas de las variables creadas en el archivo de Excel (variables fijas y variables cambiantes)
• Columna de documento, esta indica el número consecutivo asignado a los documentos, depende de como configuraste el consecutivo al diligenciar el formato (único o diferente)

Paso 5. Una vez hayas confirmado que todos los documentos se hayan generado, podrás aprobar el paquete de documentos:

• Iniciar ruta de aprobación: Permite aprobar todo el paquete de documentos al mismo tiempo
• Confirmar documentos: Aprueba el paquete de documentos y se asigna el número consecutivo
• Eliminar paquete: Permite eliminar el paquete de documentos, esto siempre y cuando está en estado borrador
  
  Nota: El paquete de documentos no se puede editar, en caso de haberse equivocado en la plantilla o variables, deberás eliminar el paquete y crear uno nuevo.

Paso 6. Una vez el paquete de documentos sea aprobado, se radicará el paquete e iniciará la distribución de los documentos según lo hayas ingresado en el formato de combinación de correspondencia.

A continuación te mostramos cómo:

Si deseas conocer más sobre la configuración de tu perfil y otras funcionalidades generales del sistema SAIA^®, vuelve al apartado «Correspondencia» y continúa aprendiendo cómo usar cada una de las herramientas SAIA^®.

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