La planilla de distribución te permite registrar los documentos que serán recogidos o entregados de manera física, permitiendo dejar trazabilidad en el sistema de este trámite. Las planillas de distribución solo pueden ser generadas desde el reporte de «Pendientes» ubicado en el apartado distribución.
Por ejemplo:
«Carlos es el encargado de la ventanilla única, requiere realizar la entrega física de 20 oficios en la sede «centro» de la empresa, y requiere dejar registro de los documentos que se van a entregar y del mensajero que los va a distribuir. Para esto, Carlos genera una planilla de distribución en SAIA®».
¿Qué debes tener en cuenta antes de generar la planilla de Distribución?
Antes de generar la planilla de distribución física de documentos, es importante que tengas presente las siguientes observaciones:
- Revisa la ruta de distribución: Los documentos seleccionados para distribución dentro de una misma planilla deben tener la misma ruta de distribución. Puedes ver la ruta asignada en la columna «Ruta» del reporte. Para conocer más sobre las rutas de distribución ve al apartado Configuración de rutas de distribución.
- Asegúrate que se haya hecho la recepción del documento: No es posible generar planillas a documentos sin recepcionar, es decir, documentos que no se haya confirmado, que se encuentran en la ventanilla o centro de documentación de tu empresa. Puedes ver si el documento se encuentra pendiente por recepcionar en la columna «Estado». Para saber como recepcionar el documento, ve al apartado Cómo confirmar la recepción.
Aprende cómo generar la planilla de Distribución
Para generar una planilla de distribución física de documentos, solo debes seguir los siguientes pasos:
Paso 1. Desde el reporte «Pendientes» de Distribución, selecciona los documentos que quieres distribuir haciendo clic sobre el cuadro de check ubicado al inicio de cada registro, justo al lado de la columna «No. Ítem».
Paso 2. Haz clic en el campo «Acciones» ubicado en la parte superior del reporte. Allí se listarán unas opciones, haz clic sobre la opción «Generar planilla«.
Paso 3. Completa los campos del formulario de planilla de distribución. Puedes ver su explicación más adelante.
Paso 4. Una vez finalizado el registro de la planilla de distribución, esta se mostrará en pantalla en PDF con el resumen de la información diligenciada. Desde allí podrás descargarla o consultarla en el reporte de planilla de distribución.
A continuación te mostramos cómo:
Completa el formulario
- Fecha de entrega: Este campo es automático y muestra la fecha en la que se está realizando la planilla.
- Seleccione los ítems de la planilla: Desde este campo tienes la opción de quitar la selección de un ítem en caso de que se requiera no incluirlo en la planilla. También puedes relacionar el número de guía en caso de que aplique y modificar la ruta de distribución si se requiere.
- Asignar mensajero: En este campo podrás seleccionar el mensajero o empresa transportadora que realizará la entrega de los documentos. Es importante mencionar que solo se habilitarán los mensajeros que estén vinculados a la ruta de los documentos que se van a entregar.
- Tipo de recorrido: En este campo puedes seleccionar si el recorrido será matutino o vespertino.
Si deseas conocer más respecto al módulo de Distribución y otras funcionalidades generales del sistema SAIA®, vuelve al apartado «Distribución» y continúa aprendiendo cómo usar cada una de las herramientas SAIA®.
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