Todos los expedientes cumplen con un ciclo documental dentro de las organizaciones, SAIA permite activar o inactivar los expedientes para gestionarlos en las diferentes etapas de los archivos e incluso cambiar los responsables.
Por ejemplo:
«El expediente de la historia laboral de Carlos Pérez ya se encuentra completo, ya que se retiró de la compañía, es decir, no se van a seguir adicionando documentos, por lo que se procederá a realizar el cierre del mismo para que el tiempo de retención en el archivo de gestión inicie a contar».
¿Cómo activar o inactivar un expediente?
Los expedientes se pueden inactivar cuando cumplieron su ciclo documental y activarlos en caso de que se requiera abrir nuevamente, activar o inactivar un expediente es muy sencillo, sigue los siguientes pasos:
Paso 1. Ve al menú SAIA, haz clic en el botón «Inicio», selecciona la opción «Mis documentos» y posteriormente selecciona «Expedientes».
Paso 2. Encontrarás todos los expedientes a los que tienes acceso, recuerda que solo puedes inactivar expedientes que estén asociados a una serie documental, es decir, los expedientes que no tengan serie (TRD) siempre estarán activos.
Paso 3. Selecciona el expediente que deseas activar o inactivar, haz clic una vez sobre el expediente y se desplegará una ventana en la parte derecha de tu pantalla donde podrás encontrar tres pestañas:
- Resumen: Información del expediente
- Actividad: Trazabilidad del expediente
- Tareas: Responsabilidades asignadas a otros usuarios sobre el expediente.
Paso 4. En la pestaña de «Resumen» encontrarás el estado del expediente, haz clic en el icono del lápiz para editar el estado. Recuerda que solo el responsable del expediente puede cambiar el estado.
Paso 5. Cuando seleccionas el icono de lápiz para cambiar el estado (Activar/Inactivar) del expediente, se habilita una ventana flotante donde deberás registrar la información del cierre o apertura del expediente.
- Observaciones: Motivo del cierre del expediente
- Fecha extrema inicial: Fecha en que se ingresó el primer documento
- Fecha extrema final: Fecha en que se ingresó el último documento
- Número de folios físicos del expediente
- Número de folios digitales del expediente
Paso 6. Completa los datos para inactivar (cerrar) o activar (abrir) el expediente y para finalizar haz clic en el botón de guardar, verás una notificación indicando el cambio de estado.
Si deseas conocer más sobre las secciones de expedientes y otras funcionalidades generales del sistema SAIA, vuelve al apartado «Expedientes» y continúa aprendiendo cómo usar cada una de las herramientas SAIA.
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