--- title: Estanterías description: En SAIA® puedes registrar las estanterías que se encuentran en los espacios físicos destinados al almacenamiento, organización y conservación de documentos en formato papel. Esto permite que, al digitalizar los expedientes, quede trazabilidad en el sistema sobre su ubicación física… url: "https://www.saiasoftware.com/docs/estanterias/" updated: "2025-10-23" category: Módulo de Archivo / Inventario --- # Estanterías En SAIA® puedes registrar las estanterías que se encuentran en los espacios físicos destinados al almacenamiento, organización y conservación de documentos en formato papel. Esto permite que, al digitalizar los expedientes, quede trazabilidad en el sistema sobre su ubicación física original. > ***Por ejemplo:*** > > > > "Los expedientes del archivo físico de la empresa de helados Santa Rita están distribuidos en estanterías ubicadas en tres espacios físicos: la oficina de archivo, la bodega documental y la sede administrativa. Cada espacio cuenta con 12 estanterías, utilizadas para almacenar las cajas que contienen los expedientes. Con el objetivo de centralizar la información y garantizar la trazabilidad entre el soporte físico y digital, la empresa decidió digitalizar todos los expedientes y registrarlos en SAIA®. Para ello, configuraron en el sistema las 34 estanterías correspondientes, reflejando fielmente su ubicación física". ## ¿Cómo acceder a las estanterías? A continuación te explicamos los pasos que debes realizar para acceder al reporte de estanterías. Ten en cuenta que debes tener los permisos necesarios para acceder: > **Paso 1.** Despliega el menú de SAIA® ubicado en la parte lateral izquierda de tu pantalla. > **Paso 2.** Haz clic en el módulo de CAD, allí verás las diferentes secciones del módulo. > **Paso 3.** Haz clic en el apartado de Archivo general y se desplegarán las opciones “Inventario” y “Eliminación documental”. > **Paso 4.** Haz clic en la opción “Inventario” y accederás a un listado de reportes. > **Paso 5.** Ubica el reporte “Estanterías” y haz clic en el botón “Ver reporte”. ![](https://www.saiasoftware.com/wp-content/uploads/2025/10/Como-acceder-a-las-estanterias.gif) ## ¿Cómo crear estanterías? A continuación te explicamos los pasos que debes realizar para crear estanterías. > **Paso 1.** Haz clic en el botón “Adicionar” ubicado en la parte superior derecha del reporte. > **Paso 2.** Se habilitará una ventana donde debes diligenciar los datos de la estantería que vas a crear. Puedes ver su explicación más adelante. > **Paso 3.** Después de diligenciar los datos haz clic en “Guardar”. Se mostrará un mensaje de confirmación y la estantería se agregará al reporte. ![](https://www.saiasoftware.com/wp-content/uploads/2025/10/Como-crear-estanterias.gif) **Completa los campos:**  - **Espacio físico:**Selecciona el espacio físico donde se encuentra ubicada la estantería que vas a crear.  - **Código:**Código de la estantería. - **Estado:**Estado de la estantería. Recuerda que para hacer uso de ella, debe estar *activa*. ## ¿Cómo editar estanterías? A continuación te explicamos los pasos que debes realizar para editar estanterías. > **Paso 1.** Ubica la estantería que vas a editar y haz clic en el menú de opciones ubicado en la última columna del reporte. > **Paso 2.** Se habilitarán las opciones “Editar”, “Más información” e “Imprimir rótulo”, selecciona la opción “Editar”. > **Paso 3.** Se habilitará una ventana donde podrás modificar los datos de la estantería. > **Paso 4.** Después de editar los datos haz clic en “Guardar”. Se mostrará un mensaje de confirmación y el reporte se actualizará con la nueva información de la estantería. ![](https://www.saiasoftware.com/wp-content/uploads/2025/10/Como-editar-estanterias.gif) ## ¿Cómo ver la información de las estanterías? A continuación te explicamos los pasos que debes realizar para acceder al rótulo con la información de cada estantería. > **Paso 1.** Ubica la estantería y haz clic en el menú de opciones ubicado en la última columna del reporte. > **Paso 2.** Se habilitarán las opciones “Editar”, “Más información” e “Imprimir rótulo”, selecciona la opción “Más información”. > **Paso 3.** Se habilitará una ventana con la información de la estantería. ![](https://www.saiasoftware.com/wp-content/uploads/2025/10/Como-ver-la-informacion-de-las-estanterias.gif) ## ¿Cómo generar el código QR de las estanterías?  A continuación te explicamos los pasos que debes realizar para generar el código QR que permite acceder a la información de cada estantería. > **Paso 1.** Ubica la estantería y haz clic en el menú de opciones ubicado en la última columna del reporte. > **Paso 2.** Se habilitarán las opciones “Editar”, “Más información” e “Imprimir rótulo”, selecciona la opción “Imprimir rótulo”. > **Paso 3.** Se habilitará una ventana con el código QR y al escanearlo podrás acceder al rótulo de la estantería. ![](https://www.saiasoftware.com/wp-content/uploads/2025/10/Como-generar-el-codigo-QR-de-las-estanterias.gif) ## ¿Cómo hacer uso de las estanterías? Teniendo en cuenta que las estanterías en SAIA® se utilizan para registrar en dónde se encuentran ubicadas las cajas, a continuación te explicamos las formas que existen en SAIA® para hacer uso de las estanterías: ****Opción 1: De forma individual al crear una caja**** Al crear una caja puedes diligenciar la estantería en la que se encuentra ubicada. Puedes conocer cómo realizar este procedimiento en la sección *“¿Cómo crear estanterías?”* del tema [«Cajas»](https://www.saiasoftware.com/docs/cajas/). **Opción 2: De forma masiva desde el reporte de estanterías** Desde el reporte de [«Cajas»](https://www.saiasoftware.com/docs/cajas/): > **Paso 1.** Selecciona varias cajas por medio del checkbox que encuentras en la parte izquierda de la pantalla. > **Paso 2.** Haz clic en el campo “Acciones” ubicado en la parte superior del reporte. > **Paso 3.** Haz clic en la opción “Guardar en estante”. Se habilitará una ventana donde podrás buscar la estantería en la que vas a guardar las cajas. > **Paso 4.** Selecciona la estantería que requieras y haz clic en Guardar. Se mostrará un mensaje de confirmación y las cajas seleccionadas se vincularán a la estantería seleccionada, dejando registro en el sistema de que allí se encuentran ubicadas físicamente.   ![](https://www.saiasoftware.com/wp-content/uploads/2025/10/Como-hacer-uso-de-las-estanterias.gif) **Opción 3: Al crear cajas de forma masiva** > **Paso 1.** Despliega el menú de SAIA® ubicado en la parte lateral izquierda de tu pantalla. > **Paso 2.** Haz clic en el módulo de Administración, allí verás las diferentes secciones del módulo. > **Paso 3.** Haz clic en la opción “Organización” y se habilitarán las opciones de la sección. > **Paso 4.** Haz clic en la opción “Importar datos” y accederás a la pantalla de carga masiva de información. > **Paso 5.** En el campo “Tipo carga” selecciona la opción “Cajas” y se habilitará la plantilla de excel (.xlsx) que debes descargar. > **Paso 6.** Accede a la plantilla, diligénciala y guarda los cambios. Ten en cuenta que en la columna “Código del estante” debes registrar el código de la estantería donde se encuentra ubicada cada caja. > **Paso 7.** Carga la plantilla al campo “Archivo” y haz clic en Guardar. > **Paso 8.** Se mostrará un mensaje de confirmación y las cajas creadas se vincularán a las estanterías relacionadas, dejando registro en el sistema de que allí se encuentran ubicadas físicamente. ![](https://www.saiasoftware.com/wp-content/uploads/2025/10/Al-crear-cajas-de-forma-masiva.gif) Si deseas conocer más sobre las acciones de gestión de archivo y otras funcionalidades generales del sistema **SAIA^®**, vuelve al apartado "***[Módulo de archivo](https://www.saiasoftware.com/docs-category/archivo/)***" y continúa aprendiendo cómo usar cada una de las herramientas **SAIA®**. Si tienes alguna inquietud adicional sobre este u otros procesos **SAIA^®**, recuerda escribirnos por medio de los canales que nuestro **[**Equipo de Soporte**](https://www.saiasoftware.com/soporte-en-linea/)** tiene habilitados para atenderte. [**Contactar Equipo de Soporte**](https://www.saiasoftware.com/soporte-en-linea)