--- title: Privacidad del documento description: "Los documentos elaborados en SAIA^®, permiten ser gestionados de manera electrónica y la herramienta cuenta con múltiples acciones. En esta ocasión te explicamos la acción para asignar \"Privacidad\". Recuerda que los permisos a las acciones del documento se pueden gestionar…" url: "https://www.saiasoftware.com/docs/privacidad-del-documento/" updated: "2025-06-05" category: Menú de Acciones / Acciones de Gestión --- # Privacidad del documento Los documentos elaborados en SAIA^®, permiten ser gestionados de manera electrónica y la herramienta cuenta con múltiples acciones. En esta ocasión te explicamos la acción para asignar "Privacidad". Recuerda que los permisos a las acciones del documento se pueden gestionar desde los permisos de administración por los usuarios administradores de SAIA^®. > **Por ejemplo:** > > > > "*Carlos, es el líder de gestión humana y requiere restringir el acceso a un documento que está en la historia laboral de otro colaborador, ya que es confidencial. Para esto, Carlos utiliza la acción de "Privacidad" del documento y de esta manera solo él podrá acceder al mismo".* ## ¿Dónde encontrarás la acción de Privacidad? La opción de ***Privacidad*** hace parte de las acciones de gestión de los documentos, las cuales podrás encontrar en la parte lateral derecha de cualquier documento en SAIA^®. A continuación te mostramos: ![](https://www.saiasoftware.com/wp-content/uploads/2023/08/Acciones-gestion-privacidad.gif) ## ¿Cómo asignar una privacidad a un documento? Para asignar una privacidad a un documento solo debes seguir los siguientes pasos: > **Paso 1:** Ubica el documento al cual requieres asignarle una privacidad. > **Paso 2:** Haz clic en el botón "Privacidad" ubicado en la parte lateral derecha del documento. > **Paso 3:** *Se habilitará una ventana*con dos opciones: un campo para seleccionar funcionarios específicos y compartir el documento, y un enlace "**Opciones avanzadas**" desde el cual podrás definir el tipo de privacidad que tendrá tu documento. Haz clic sobre esta opción. > **Paso 4:** *Se*lecciona el tipo de privacidad que tendrá tu documento. Puedes elegir entre las siguientes opciones: > > > > - *Cualquier usuario de la organización puede buscarlo y acceder. (Público)* > - Solo yo puedo acceder al documento. (Privado) > - Solo usuarios específicos. > **Paso 5:** *Una vez selecciones la opción de tu preferencia,*los cambios se guardarán automáticamente. Cuando creas un documento nuevo y no modificas la privacidad, el documento solo lo podrán ver las personas relacionadas con el documento, es decir, creador y a quienes se le comparta. A continuación te mostraremos cómo: ![](https://www.saiasoftware.com/wp-content/uploads/2023/08/Acciones-gestion-privacidad2.gif) ## ¿Qué hacer si un documento está privado y necesito acceso? Cuando se le asigna una privacidad a un documento, solo el propietario o los usuarios seleccionados podrán acceder a este, y aunque tengas permiso a la plantilla o por serie documental, no podrás ver su contenido. Si un documento está privado y requieres acceso, puedes solicitar siguiendo los siguientes pasos: > **Paso 1:** Ubica el documento del cual requieres solicitar acceso a su contenido. > **Paso 2:** Haz clic en el botón "Solicitar acceso". > **Paso 3:** *Una vez solicites el acceso, se enviará una notificación al propietario del documento, quien podrá darte acceso o negarlo según sea el caso.* A continuación te mostramos cómo: ![](https://www.saiasoftware.com/wp-content/uploads/2023/08/Acciones-gestion-privacidad3.gif) ## ¿Cómo dar accesos o permisos sobre un documento privado? Si eres el propietario de un documento que está privado, cada vez que un usuario solicite acceso a dicho documento te llegará una notificación para que des acceso, a continuación te explicamos: > **Paso 1:** Haz clic sobre la notificación de solicitud de acceso que recibiste. > **Paso 2:** Se habilitarán las opciones de "Privacidad" del documento y estará preseleccionado el usuario que está solicitando el acceso. Haz clic sobre el botón con el icono del candado. > **Paso 3:** *Selecciona el tipo de acceso que le vas a otorgar al usuario:* > > > > - Ver: Permite a los usuarios consultar el documento > - Editar: Permite a los usuarios editar el documento > - Transferir propiedad: Permite que el usuario seleccionado, sea el propietario del documento y podrá acciones que solo el creador puede hacer (versionar, anular, etc.) > **Paso 4:** *Una vez selecciones la opción de tu preferencia,*los cambios se guardarán automáticamente. A continuación te mostramos cómo: ![](https://www.saiasoftware.com/wp-content/uploads/2023/08/Acciones-gestion-privacidad4.gif) --- Si deseas conocer más sobre las acciones de gestión de un documento y otras funcionalidades generales del sistema **SAIA^®**, vuelve al apartado "***[Menú de Acciones](https://www.saiasoftware.com/docs-category/menu-de-acciones)***" y continúa aprendiendo cómo usar cada una de las herramientas del sistema. Si tienes alguna inquietud adicional sobre este u otros procesos **SAIA^®**, recuerda escribirnos por medio de los canales que nuestro **Equipo de Soporte** tiene habilitados para atenderte. [**Contactar Equipo de Soporte**](https://www.saiasoftware.com/soporte-en-linea)