Los documentos elaborados en SAIA®, permiten ser gestionados de manera electrónica y la herramienta cuenta con múltiples acciones. En esta ocasión te explicamos la acción para asignar «Privacidad». Recuerda que los permisos a las acciones del documento se pueden gestionar desde los permisos de administración por los usuarios administradores de SAIA®.
Por ejemplo:
«Carlos, es el líder de gestión humana y requiere restringir el acceso a un documento que está en la historia laboral de otro colaborador, ya que es confidencial. Para esto, Carlos utiliza la acción de «Privacidad» del documento y de esta manera solo él podrá acceder al mismo».
¿Dónde encontrarás la acción de Privacidad?
La opción de Privacidad hace parte de las acciones de gestión de los documentos, las cuales podrás encontrar en la parte lateral derecha de cualquier documento en SAIA®. A continuación te mostramos:
¿Cómo asignar una privacidad a un documento?
Para asignar una privacidad a un documento solo debes seguir los siguientes pasos:
Paso 1: Ubica el documento al cual requieres asignarle una privacidad.
Paso 2: Haz clic en el botón «Privacidad» ubicado en la parte lateral derecha del documento.
Paso 3: Se habilitará una ventana con dos opciones: un campo para seleccionar funcionarios específicos y compartir el documento, y un enlace «Opciones avanzadas» desde el cual podrás definir el tipo de privacidad que tendrá tu documento. Haz clic sobre esta opción.
Paso 4: Selecciona el tipo de privacidad que tendrá tu documento. Puedes elegir entre las siguientes opciones:
- Cualquier usuario de la organización puede buscarlo y acceder. (Público)
- Solo yo puedo acceder al documento. (Privado)
- Solo usuarios específicos.
Paso 5: Una vez selecciones la opción de tu preferencia, los cambios se guardarán automáticamente. Cuando creas un documento nuevo y no modificas la privacidad, el documento solo lo podrán ver las personas relacionadas con el documento, es decir, creador y a quienes se le comparta.
A continuación te mostraremos cómo:
¿Qué hacer si un documento está privado y necesito acceso?
Cuando se le asigna una privacidad a un documento, solo el propietario o los usuarios seleccionados podrán acceder a este, y aunque tengas permiso a la plantilla o por serie documental, no podrás ver su contenido. Si un documento está privado y requieres acceso, puedes solicitar siguiendo los siguientes pasos:
Paso 1: Ubica el documento del cual requieres solicitar acceso a su contenido.
Paso 2: Haz clic en el botón «Solicitar acceso».
Paso 3: Una vez solicites el acceso, se enviará una notificación al propietario del documento, quien podrá darte acceso o negarlo según sea el caso.
A continuación te mostramos cómo:
¿Cómo dar accesos o permisos sobre un documento privado?
Si eres el propietario de un documento que está privado, cada vez que un usuario solicite acceso a dicho documento te llegará una notificación para que des acceso, a continuación te explicamos:
Paso 1: Haz clic sobre la notificación de solicitud de acceso que recibiste.
Paso 2: Se habilitarán las opciones de «Privacidad» del documento y estará preseleccionado el usuario que está solicitando el acceso. Haz clic sobre el botón con el icono del candado.
Paso 3: Selecciona el tipo de acceso que le vas a otorgar al usuario:
- Ver: Permite a los usuarios consultar el documento
- Editar: Permite a los usuarios editar el documento
- Transferir propiedad: Permite que el usuario seleccionado, sea el propietario del documento y podrá acciones que solo el creador puede hacer (versionar, anular, etc.)
Paso 4: Una vez selecciones la opción de tu preferencia, los cambios se guardarán automáticamente.
A continuación te mostramos cómo:
Si deseas conocer más sobre las acciones de gestión de un documento y otras funcionalidades generales del sistema SAIA®, vuelve al apartado «Menú de Acciones» y continúa aprendiendo cómo usar cada una de las herramientas del sistema.
Si tienes alguna inquietud adicional sobre este u otros procesos SAIA®, recuerda escribirnos por medio de los canales que nuestro Equipo de Soporte tiene habilitados para atenderte.