--- title: Registro de correspondencia electrónica (Email) description: Las empresas pueden recibir documentos por diferentes medios, la tendencia a utilizar plataformas electrónicas está en auge y la correspondencia no es ajena a esto, hoy en día los documentos se pueden enviar vía correo electrónico, SAIA® permite que esos… url: "https://www.saiasoftware.com/docs/registro-de-correspondencia-electronica-email/" updated: "2025-06-05" category: Módulo de Correspondencia / Registro de correspondencia electrónica --- # Registro de correspondencia electrónica (Email) Las empresas pueden recibir documentos por diferentes medios, la tendencia a utilizar plataformas electrónicas está en auge y la correspondencia no es ajena a esto, hoy en día los documentos se pueden enviar vía correo electrónico, SAIA® permite que esos documentos puedan ser radicados manualmente desde el correo. > ***Por ejemplo:*** > > > > "Andrea se encarga del correo de ventanilla de la empresa y diariamente imprime todos los correos que vienen con oficios importantes para radicarlos como correspondencia; sin embargo, esto genera un alto costo en consumo de papel, reprocesos e impacto negativo al medio ambiente, desde que empezó a implementar la radicación electrónica de correspondencia de SAIA® su trabajo es más eficiente. ## ¿Cómo registrar correspondencia electrónica? Una vez inicies sesión en la herramienta SAIA® y tengas los permisos correspondientes al módulo del CAD (Centro de Administración Documental), podrás registrar los diferentes oficios que llegan al correo electrónico. A continuación te explicamos el paso a paso: > ***P*aso 1.**Haz clic en el menú de SAIA® ubicado en la parte superior izquierda de tu pantalla y selecciona el módulo de “CAD” allí encontrarás las siguientes opciones: > > > > - Generar sello > - Pendiente por registrar > - Registrar correspondencia > - Registrar por email > ***P*aso 2.**Haz clic en la opción de **"Registrar por email"**, se te redimirá a la autentificación de dos pasos de tu correo para iniciar sesión, puedes hacerlo desde cualquier correo. > ***P*aso 3.**Debes completar los pasos de autentificación para acceder al correo electrónico, al ingresar verás las diferentes bandejas de entrada, enviados, borradores, etc. > ***P*aso 4.**Selecciona el correo que deseas radicar, al seleccionarlo podrás visualizar el contenido del correo en la parte derecha de tu pantalla. > ***P*aso 5.**Una vez seleccionado el correo, haz clic en el botón más (...) ubicado en la parte superior derecha de tu pantalla, esta acción desplegará una lista de opciones. > ***P*aso 6.**Selecciona la opción de "Radicar con otro formato", se habilitará una ventana para seleccionar el formato de radicación, selecciona "Registro de correspondencia" y luego haz clic en el botón de continuar. > ***P*aso 7.**Al seleccionar la opción de **"Registro de correspondencia"** se habilitará el mismo formato que se usa para el registro de correspondencia física, con la diferencia de que recupera algunos datos automáticos del correo y se pueden editar, por ejemplo: Asunto, fecha del documento, no digitalización (ya es digital el documento) y trae como anexo los documentos adjuntos del correo y se anexa también el correo. Los demás campos se deben llenar manualmente. > ***P*aso 8. Completa los campos del formulario** de registro de correspondencia. Puedes ver su explicación más adelante. > ***P*aso 9.**Una vez hayas finalizado el registro de correspondencia, se generará el documento donde resume el tipo de registro, origen y destino del documento, etc. Recuerda que el documento llegará al o los destinatarios según el tipo de distribución que hayas seleccionado. ![](https://www.saiasoftware.com/wp-content/uploads/2024/02/Registro_correspondencia7.gif) **Completa el formulario** - **Tipo de origen:** - **Externo:** Selecciónalo para los casos en que estás registrando correspondencia de entrada, se habilitará un campo para indicar el nombre de quien remite. - **Interno:** Selecciónalo para los casos en que estás registrando correspondencia de salida, se habilitará un campo para indicar el usuario interno que remite. - **Información de origen:** - **Número de documento:** Radicado con el que viene el documento, es decir, el que el remitente asigno al oficio. Este campo no es obligatorio. - **Tipo documental:** Habilitará los expedientes para clasificar la correspondencia, se aclara que solo se verán los expedientes de la serie documental a los que el usuario tenga permiso según la TRD. - **Fecha de documento:** Ingresa la fecha en la cual se generó el documento. (No es la fecha de registro de correspondencia, ya que esta se genera automáticamente en SAIA^®) - **Días límite:** - **Asunto:** Ingresa el asunto del documento. - **Empresa transportadora:** En caso de que una transportadora entregue el documento o correspondencia selecciónala. Estas transportadoras se cargan previamente por el administrador del sistema - **Observaciones:** Describe si hay alguna novedad con el documento o correspondencia (Mojado, dañado, etc.) - **Número de guía:** En caso de que lo entregue una transportadora, registra el número de guía. - **Información de destino:** - **Tipo de destino:** Si en la información de origen marcaste interno, puedes seleccionar si el destinatario es interno o externo, pero si seleccionaste externo en la información de origen, solo podrás elegir un usuario interno como destinatario. - **Enviar a:** Se habilitará un campo que te permitirá elegir un usuario destinatario interno o externo, según tu elección inicial - **Notificación:** Si deseas notificar al email del usuario al que va dirigido el documento, marca la casilla y se notificará, sin embargo, si es usuario interno siempre se notificará en SAIA. - **Enviar copia a:** Se habilita un campo en el que se puede digitar o elegir buscando por dependencia el usuario interno al que se desea enviar copia de la correspondencia - **Tipo de distribución:** Debes seleccionar cómo se entregará el documento al destinatario. [**Ver explicación de las opciones**](https://www.saiasoftware.com/docs/seleccionar-envio-fisico-desde-el-formulario). - **Número de folios:** Cuantas hojas tiene el oficio. Si tienes alguna inquietud adicional sobre este u otros procesos **SAIA®**, recuerda escribirnos por medio de los canales que nuestro **Equipo de Soporte** tiene habilitados para atenderte. [**Contactar Equipo de Soporte**](https://www.saiasoftware.com/soporte-en-linea)