Los documentos elaborados en SAIA®, permiten ser gestionados de manera electrónica y la herramienta cuenta con múltiples acciones. En esta ocasión te explicamos la acción «Solicitar aprobación». Recuerda que los permisos a las acciones del documento se pueden gestionar por parte del usuario administrador.
Por ejemplo:
«Alexander realizó una solicitud de permiso y requiere que su jefe inmediato la apruebe. Para esto, Alexander crea una ruta de aprobación sobre el documento en la que seleccionará a su jefe para aprobación«.
¿Dónde encontrarás la acción Solicitar aprobación?
La opción de Solicitar aprobación hace parte de las acciones de gestión de los documentos, las cuales podrás encontrar en la parte lateral derecha de cualquier documento en SAIA®. A continuación te mostramos:
¿Cómo enviar un documento para aprobación?
Esta acción te permite crear una ruta de aprobación para el documento. Recuerda que solo puedes iniciar rutas de aprobación sobre documentos de los que eres creador. También puedes indicar la fecha límite de vencimiento para que el usuario apruebe el documento. Sigue los siguientes pasos:
Paso 1: Ubica el documento que requieres enviar para aprobación.
Paso 2: Haz clic en el botón «Solicitar aprobación» ubicado en la parte lateral derecha del documento.
Paso 3: Se habilitará una ventana donde podrás seleccionar si el flujo se realizará en serie o en paralelo, encuentra la explicación de estas opciones más adelante. Una vez definido el tipo de flujo, haz clic en el icono del más (+) para adicionar la ruta.
Paso 4: Se habilitará una ventana donde podrás buscar el o los usuarios que formarán parte de la ruta de aprobación. Debes ingresar el nombre del usuario y seleccionar si esta persona aprobará o dará un visto bueno al documento.
Paso 5: Haz clic en el botón «Guardar». Al hacer esta acción verás en pantalla los usuarios seleccionados y desde allí puedes indicar la fecha límite de vencimiento para que el usuario apruebe el documento.
Paso 6: Finalmente, confirma los cambios haciendo clic en el botón «Guardar». De esta manera, la ruta de aprobación quedará asignada y los usuarios recibirán una notificación del envío de documento, lo verán en la bandeja de entrada y se creará una tarea en el calendario.
A continuación te mostraremos cómo:
Explicación tipos de flujo de aprobación:
- Serie: Significa que se va a enviar en orden a cada responsable de la ruta y a medida que cada uno va aprobando se envía al siguiente responsable hasta finalizar. En este tipo el documento no se envía a otro responsable hasta que el anterior no lo haya confirmado/aprobado.
- Paralelo: Significa que el documento se enviará a todos los responsables de la ruta de aprobación al mismo tiempo para que cada uno apruebe en el momento que lo considere. Una vez esté confirmado por todos quedará aprobado. En este tipo es indiferente el orden en que se aprueba el documento.
Si deseas conocer más sobre las acciones de gestión de un documento y otras funcionalidades generales del sistema SAIA®, vuelve al apartado «Menú de Acciones» y continúa aprendiendo cómo usar cada una de las herramientas del sistema.
Si tienes alguna inquietud adicional sobre este u otros procesos SAIA®, recuerda escribirnos por medio de los canales que nuestro Equipo de Soporte tiene habilitados para atenderte.