Carga y vinculación de documentos a los expedientes

Los expedientes contienen documentos con información importante de contratos, casos, personas, entre otros. SAIA® permite la consulta virtual de los expedientes desde el lugar donde este y podrás hacerlo desde un computador o celular, solo debes contar con acceso a un navegador e internet para realizar consultar o carga de documentos en tiempo real.

Por ejemplo:

«Andrés pertenece al área jurídica y su jefe está solicitando el contrato del proveedor de equipos tecnológicos, ya que se requiere hacer válida la garantía de los equipos. SAIA® brinda la consulta del expediente del proveedor, donde Andrés podrá consultar los documentos y enviar la garantía a su jefe. Una vez valida la garantía, el proveedor envió la carta respuesta a la solicitud, este documento también podrá almacenarse en el expediente del proveedor»

¿Cómo cargar documentos a los expedientes?

A continuación te explicamos como se cargan los documentos a los expedientes:

Paso 1. Accede al módulo de inicio desde el menú lateral de SAIA®, selecciona mis documentos y accede a «expedientes».

Paso 2. Una vez hayas accedido a los expedientes, selecciona el expediente donde guardará el documento. Haz doble clic para abrir el expediente.

Paso 3. Ubica en la parte superior izquierda el botón «Adicionar», haz clic y se desplegarán las siguientes opciones:

  • Documento existente
  • Subir archivo
  • Subir documentos
  • Subir documentos en PDF

Vincular documento desde el expediente – Documento existente

Usa esta opción para realizar la vinculación de documentos que fueron creados en SAIA.

Paso 1. Una vez selecciones la opción de «Documento existente», se habilitará una pantalla de búsqueda llamada «Vincular documento» y contiene dos campos «Buscar» y «Tipo documental».

Paso 2. Busca el documento a vincular, puedes hacerlo por el número de radicado, asunto/descripción del documento o nombre del formato, se listarán los documentos relacionados con la búsqueda aplicada.

Paso 3. Selecciona el tipo documental en el que clasificarás el documento, en caso de que el expediente no este asociado a una TRD, este campo no se habilitará.

Paso 4. Haz clic en el botón de «Guardar» para finalizar la vinculación del documento.

IMAGEN/GIF

Vincular documento desde el expediente – Subir archivo

Usa esta opción para cargar documentos digitalizados o electrónicos e incluso relacionar si es un documento que está almacenado físicamente:

Paso 1. Una vez selecciones la opción de «Subir archivo», se habilitará el formulario «Vincular documentos a un expediente».

Paso 2. Diligencia la fecha de elaboración del documento (no es la de carga) e ingresa el nombre del documento a cargar, además de seleccionar el tipo documental al que corresponde.

Paso 3. Selecciona el origen del documento a cargar:

  • Digitalizado: Documentos físicos que fueron digitalizados para su carga o se van a digitalizar
  • Físico: Documentos que están almacenados en un expediente físico y solo se relacionará el registro
  • Electrónico: Documento que nació electrónico y solo se cargaran

Paso 4. Usa el campo de digitalización en caso de que requieras iniciar el proceso de digitalización del documento, solo aplica para el origen «Digitalización».

Paso 5. Carga el anexo para cuando selecciones origen digitalizado o electrónico, recuerda que debes cargar el PDF del tipo documental seleccionado.

Paso 6. Para finalizar ingresa el número de folios que tiene el documento a cargar e ingresa la descripción del documento y haz clic en el botón continuar para completar la carga.

Vincular documento desde el expediente – Subir documentos

Usa esta opción para cargar más de un documento al mismo tiempo, documentos digitalizados o electrónicos:

Paso 1. Una vez selecciones la opción de «Subir documentos», se habilitará el formulario «cargar documentos a expediente» y contiene el campo anexos.

Paso 2. Carga los documentos en formato PDF que vas a vincular al expediente, recuerda que puedes cargar más de uno.

Paso 3. Una vez cargados los documentos, se habilitarán las filas con el nombre de los documentos y los siguientes campos para caracterizarlos:

  • Nombre: Indica el nombre del documento cargado, no es posible modificarlo
  • Fecha de documento: Fecha de elaboración del documento a cargar (no es la fecha de carga)
  • Tipo documental: Selecciona el tipo documental que le asignaras al documento a cargar

Paso 4. Para finalizar haz clic en el botón continuar para completar la carga.

Vincular documento desde el expediente – Subir documentos en PDF

Usa esta opción para cargar una unidad documental unificada en un PDF y dividirla:

Paso 1. Una vez selecciones la opción de «Subir documentos en PDF», se habilitará el formulario «Cargar documentos por medio de PDF» y contiene el campo anexos con un botón para nuevos documentos.

Paso 2. Carga el documento en formato PDF que vas a dividir en los tipos documentales y se cargaran al expediente.

Paso 3. Una vez cargado haz clic en el botón «Nuevo documento», esta acción habilitará los campos para caracterizar los tipos documentales:

  • Tipo documental: Selecciona el tipo documental que le asignaras al documento a cargar
  • Fecha del documento: Fecha de elaboración del documento a cargar (no es la fecha de carga)
  • Nombre: Indica el nombre del documento que vas a darle
  • Rango de folios: Indica el número de página de inicio y final del tipo documental

Paso 4. Una vez completado el formulario y caracterizado los tipos documentales, haz clic en continuar para completar la carga. Recuerda que en los rangos de folios debes cubrir todas las páginas del PDF.

¿Cómo vincular un documento de SAIA a un expediente?

A continuación te explicamos como se vincula un documento desde el menú de acciones del documento:

Paso 1. Accede al documento que deseas guardar, encontrarás el menú de acciones del documento en la parte lateral derecha de tu pantalla.

Paso 2. Ubica y selecciona el icono de la carpeta, esta opción permite «Clasificar en un expediente» el documento.

Paso 3. Se habilitará un formulario donde podrás realizar las siguientes acciones:

  • Búsqueda avanzada: Habilita el filtro de para buscar expedientes de una serie documental específica.
  • Crear un expediente nuevo: En caso de que el expediente no exista. Haz clic en el icono del más (+) y se habilitará el formulario de creación de expediente.
  • Guardar en un expediente: En caso de que el expediente exista, búscalo por su nombre, selecciona el tipo documental en el que clasificaras el documento.
  • Copiar en un expediente: En caso de que el documento ya se encuentre en un expediente, te mostrará el nombre de ese expediente y si requieres guardarlo en otro, podrás crear una copia del documento en otro expediente.

Paso 4. Independientemente de cómo lo vincules al expediente, haz clic en el botón de guardar para finalizar.

Si deseas conocer más sobre las secciones de expedientes y otras funcionalidades generales del sistema SAIA®, vuelve al apartado «Expedientes» y continúa aprendiendo cómo usar cada una de las herramientas SAIA®.

Si tienes alguna inquietud adicional sobre este u otros procesos SAIA®, recuerda escribirnos por medio de los canales que nuestro Equipo de Soporte tiene habilitados para atenderte.

Ir a Arriba