Configura los tiempos para la creación de tareas en SAIA®

Ahora puedes configurar horarios laborales, restringiendo días festivos, fechas pasadas o asignando intervalos específicos de tiempo para la creación de tareas. A continuación, te explicamos cómo configurarlo:

  1. Ingresa al módulo de configuración y selecciona Tareas, luego haz clic en Calendario.
  2. En pantalla verás la configuración del calendario de tareas, que aplica para todo SAIA®.
  3. Personaliza las opciones:
    • Restringir diferencia mínima para asignación: permite crear tareas solo después de un tiempo mínimo configurado.
    • Permitir tareas con fechas anteriores al día actual.
    • Configurar jornada laboral: para que las tareas solo se creen en el horario laboral definido.
    • Configurar tareas en días festivos: para habilitar o deshabilitar la creación de tareas en estos días.
  4.  Una vez configurado, haz clic en Guardar para aplicar los cambios.
CONFIGURACIÓN DE TAREAS

Codificación y búsqueda de tareas en SAIA®

Ahora, cada tarea en SAIA® contará con un consecutivo único, lo que facilitará búsquedas más precisas y la identificación rápida en los reportes. Te lo explicamos:

  1. El consecutivo se asigna automáticamente al inicio del nombre de la tarea.
  2. Para buscar una tarea específica, haz clic en la opción de búsqueda avanzada (ícono de lupa) y selecciona Tarea.
  3. Se habilitarán los filtros de búsqueda para tareas, y verás un campo llamado ID.
  4. Ingresa el número de ID de la tarea y haz clic en Buscar; el sistema mostrará todas las coincidencias.
  5. En los resultados de búsqueda y en los reportes de tareas, podrás identificar fácilmente el ID al inicio del nombre de la tarea, así como en la columna ID de los reportes.

Guarda las búsquedas avanzadas de documentos en SAIA®

Ahora puedes realizar búsquedas avanzadas de documentos en SAIA® y guardarlas para conservar un historial de tus búsquedas más relevantes.

  1. Haz clic en el ícono de lupa en la parte superior de la pantalla para iniciar una búsqueda avanzada. Selecciona la opción Documentos.
  2. Aparecerán los filtros de búsqueda habituales. Para guardar una búsqueda, marca la casilla Guardar búsqueda que encontrarás al final de los filtros; solo se guardarán las búsquedas con esta casilla activada.
  3. Podrás acceder al listado de búsquedas guardadas justo a la derecha de la casilla mencionada, desde donde podrás seleccionar y aplicar la búsqueda guardada que necesites
  4. Recuerda que solo se guardan los filtros aplicados a los metadatos generales y no a datos específicos de formatos.

Reporte de documentos creados por formato y su estado en SAIA®

Este nuevo reporte te permite conocer cuántos documentos se han creado en cada uno de los formatos de SAIA® e identificar cuántos están en estado de borrador o radicados. Además, podrás ver la fecha de creación del último documento en cada formato, facilitando el seguimiento y control del uso de tus formatos.

  1. Ingresa al módulo de inicio y selecciona la sección de reportes.
  2. Selecciona el reporte de Documentos creados por formato.
  3. Verás la información del nombre del formato, el número de documentos en estado borrador y radicado, y la fecha del último uso.
  4. Podrás filtrar los resultados por nombre de formato o aplicar un rango de fechas, lo que facilita el seguimiento e incentivar la utilización de los formatos en SAIA®.

Carga el acuerdo entre las partes para el proceso de firma electrónica con certificado digital en SAIA®

Si cuentas con el proceso de firma electrónica con certificado digital, ahora puedes adjuntar un acuerdo en formato PDF que se anexará automáticamente a todos los documentos enviados para firma. Sigue estos pasos:

  1. Ingresa al módulo de configuración y selecciona Configuración del sistema.
  2. Busca la opción info_firma_electronica y haz clic en el botón de opciones (︙).
  3. Selecciona Configurar proveedor y modifica solo los siguientes campos:
    • Incluir acuerdo en proceso de firma electrónica: Selecciona Sí.
    • Adjuntar acuerdo PDF: Carga el archivo en formato PDF.
  4. Haz clic en Guardar. Con esta configuración, el acuerdo se anexará al inicio de cada documento enviado para firma.
Correcciones y mejoras
  • Ahora puedes administrar la contraseña del correo de notificaciones de tu empresa y actualizarla en SAIA® cuando esta cambie.
  • Cuando un documento es anulado, se notificará automáticamente a los usuarios internos y externos involucrados.
  • El reporte de tareas por funcionario y dependencia muestra ahora el documento al que está vinculada cada tarea.
  • En el proceso de firma electrónica con certificado digital, podrás elegir entre firma rápida o mediante voz.
  • La codificación de expedientes se ha ajustado para incluir el código de la dependencia, serie y subserie, facilitando su identificación.
  • Los usuarios ahora pueden cargar su propia firma desde la configuración de su perfil.
  • Los permisos asignados a perfiles aparecerán organizados por proceso jerárquico, mostrando los formatos vinculados en un solo lugar.
  • En el módulo de PQRSF, puedes habilitar los diferentes medios de registro de PQRSF desde la configuración general del módulo.
Recuerda
  • Puedes realizar la carga masiva del organigrama de tu empresa en SAIA®.
  • Puedes aplicar filtros de búsqueda a los reportes de SAIA® y descargarlos en archivo plano de Excel, se descargarán solo los filtros aplicados.
  • SAIA® cuenta con un bloc de notas personal para cada usuario, puedes hacer uso de este en la campana de notificaciones.
  • Comparte documentos con usuarios externos de manera segura a través de correo electrónico o generando enlaces temporales.
  • Etiqueta los documentos y tareas para agruparlos según tus preferencias.
  • Puedes acceder como usuario administrador y consultar cuáles son los usuarios que tienen la sesión activa en SAIA® y cerrarla de ser necesario.
  • Etiqueta los documentos y tareas para agruparlos según tus preferencias.
  • Los administradores pueden acceder a consultar el reporte de tareas por dependencia y tareas por usuario, allí encontrarán la cantidad de tareas por estado según el reporte que se consulte.
  • Puedes personalizar el tamaño de impresión de tus documentos en SAIA®, ajustando márgenes, tipo de letra, orientación y tamaño del papel.

Consulta otras funcionalidades incorporadas recientemente.