AWS Qualified SoftwareValidado técnicamente por Amazon
Marca País COProducto desarrollado en Colombia
El punto de partida
Todo su negocio pasa por documentos.
Y hoy ninguno de ellos vive en un solo lugar.
Tiempo
Se rehace lo que ya estaba hecho y se busca lo que ya existe.
Dinero
Vencimientos, sanciones y reprocesos que nadie vio venir.
Control
Nadie puede probar quién decidió qué, ni cuándo, ni con qué soporte.
Lo que nadie suma
Lo que cuesta el papel no está en la factura del papel.
Está repartido en seis bolsillos y ninguno aparece junto en un solo informe. Por eso el problema nunca se ve del tamaño que es.
1 árbol
Al año, por cada persona que imprime 40 hojas al día.
4,5 toneladas
De papel al año en una empresa de 100 personas. Con 50, son 2,2.
1 de cada 5 horas
Se va buscando información interna o persiguiendo a quien la tiene.
0 pruebas
De quién aprobó qué, cuando el visto bueno fue un sí de pasillo o un mensaje de chat.
La tarea de todos los días
Hoy, en papel
Con SAIA
Estandarizar un proceso
Un instructivo que cada quien interpreta a su manera
Una plantilla y una ruta que el sistema hace cumplir
Crear y radicar un documento
Imprimir, sellar, fotocopiar y llevarlo al área
Nace de una plantilla y con su consecutivo
Firmar un documento
Perseguir firmas de escritorio en escritorio, días
Ruta de firma certificada, desde el celular
Asignar una tarea
Un «encárgate de esto» que nadie registra
Responsable, fecha y evidencia de cierre
Probar que se entregó
Buscar la planilla firmada, si aparece
Firma en pantalla, con fecha y hora
Encontrar un expediente
Ir al archivo y revolver cajas
Búsqueda por texto, en segundos
Cumplir un término
Que alguien se acuerde a tiempo
El reloj avisa antes de que venza
Saber dónde se traba
Nadie sabe hasta que alguien reclama
Tiempos por paso y cuellos de botella a la vista
Sostener una auditoría
Armar carpetas la noche anterior
El expediente ya está armado
Sostener la certificación
Un sistema aparte solo para calidad
Operar ya produce el registro controlado
Base del cálculo: 40 hojas impresas al día por persona y 240 días hábiles; una hoja A4 de 75 g pesa 4,7 gramos y una tonelada son unas 213.000 hojas. La conversión a árboles usa el rango habitual de 17 a 24 por tonelada. Dato de tiempo: McKinsey Global Institute.
Lo que aprendimos en 21 años
Todo proceso tiene la misma anatomía.
Por eso la primera pregunta no es de qué se trata su proceso, sino qué documentos produce, quién los firma y en cuánto tiempo.
Y siempre hay que resolver las mismas doce cosas. El núcleo ya las trae resueltas de fondo; lo que se adapta a cada cliente es cómo se aplican.
Estandarizaciónla misma forma siempre
Consecutivosautomáticos y sin repetir
Digitalizacióndel escáner o del celular
Creación de documentoscon plantilla preestablecida
Trazabilidadquién, qué y cuándo
Tareascon nombre, no a un buzón
Vencimientosel reloj avisa antes
Expedientesclasificados por TRD
Reportesdel registro que ya existe
Ciclo de vidahasta la disposición final
Firmas y aprobacionessimple, avanzada o certificada
Seguridad y permisosquién puede ver y hacer qué
Lo que hacemos
Un núcleo. Todos los módulos.
Se enciende el módulo del proceso que más duele. El siguiente reutiliza todo lo anterior.
Por qué funciona
Operar es cumplir.
La norma no es un proyecto aparte que haya que montar después: ya está dentro del núcleo.
Ninguna de estas normas se programa por cliente: ya vive en el núcleo, y cada módulo la hereda el día que se enciende.
ISO 9001
Cada documento que el sistema crea nace como registro controlado, sin montar nada aparte.
Archivística
TRD, cuadro de clasificación e inventario son la estructura del sistema, no un anexo.
Firma certificada
Electrónica simple o avanzada, con validez jurídica y fecha cierta.
Listo para auditoría
El expediente ya está armado cuando llega el requerimiento.
Software de gestión documental y de procesos
Empecemos por un solo proceso.
Antes de explorar el software, hablemos de lo que hoy le cuesta tiempo, dinero y control.
El siguiente paso
Usted elige
El proceso que hoy se pierde, se demora o no se puede probar
Nosotros mostramos
45 minutos de demostración sobre ese proceso suyo, no sobre un ejemplo
Y si encaja
Un módulo en producción, sin tocar nada más
Escríbanos
info@saiasoftware.com
Web
www.saiasoftware.com
Un solo módulo
No hay que cambiarlo todo el primer día para ver el resultado.
Sin reemplazar lo que funciona
El sistema contable, el ERP y los canales que ya usa siguen operando y se integran.
Y crece
El segundo módulo reutiliza expedientes, usuarios e instrumentos del primero.
¿Cuál es el proceso que hoy le cuesta más tiempo, dinero y control? Empecemos por ese.
