Software de gestión documental y de procesos

Un núcleo.
Todos los módulos.

La lógica de un sistema que crece sin reescribirse

Ficha técnica — SAIA

Arquitectura
100% web, modular y escalable
Despliegue
SaaS en la nube u On-Premise en su infraestructura
Base
Un solo núcleo: radicación, expediente, trazabilidad y firma
Módulos
Estándar, listos para operar · A medida, sobre el mismo núcleo
Calidad
Si el sistema crea el documento, crea un registro controlado
Recorrido
21 años incorporando la norma documental dentro del núcleo
199920002001 201120122014 20152026 Ley 527Ley 594Acuerdo 060 Ley 1437Decreto 2609Ley 1712 Acuerdo 00321 años firma electrónicaarchivoscomunicaciones sede electrónicagestión documentalacceso a la información documento electrónicodentro del núcleo
Ninguna de estas normas se programa por cliente: ya vive en el núcleo, y cada módulo la hereda el día que se enciende.

Quién está detrás

21 años construyendo
el mismo núcleo.

No es una versión 1.0 buscando su primer cliente: hoy lo abren más de 45.000 personas cada día.

21 años

De operación continua y de norma documental acumulada en un solo producto.

+45.000

Usuarios activos, en empresas de todo tamaño y en entidades públicas.

6 sectores

Con las particularidades de cada uno ya resueltas, no improvisadas.

PrivadoGobiernoSalud EducaciónProducciónServicios Cada sector llega con su propia normatividad. El núcleo ya la conoce; lo que se configura es el vocabulario.
Certificaciones y respaldos vigentes de SAIA Software:
ISO/IEC 29110-4-1
ISO/IEC 29110-4-1Organización certificada · Perfil Básico (ALPHA)
AWS Partner
AWS PartnerSocio de nube de Amazon Web Services
AWS Qualified Software
AWS Qualified SoftwareValidado técnicamente por Amazon
Marca País CO
Marca País COProducto desarrollado en Colombia

La lógica del sistema

El punto de partida No se compran diez sistemas: se enciende un núcleo y se activan los módulos que el proceso necesita Un solo motor

Un núcleo que sostiene todo lo demás

MÓDULOS ESTÁNDAR · SE ENCIENDEN A MEDIDA · SU PROCESO Correspondencia Facturas electrónicas Creación de documentos Contratos Archivo Historias laborales Flujos PQR Portal de trámites Mesa de servicio Compras y órdenes Actas de junta Acciones correctivas Solicitudes de acceso Informes de visita + cualquier otro proceso EL NÚCLEO · 21 AÑOS DE NORMA Y OFICIO · LO MISMO PARA LOS DOS Radicación y consecutivos Expediente electrónico TRD y clasificación Trazabilidad y auditoría Seguridad, roles y firma Flujos, tareas y alertas Plantillas e IA Indicadores y reportes DESPLIEGUE SaaS en la nube · On-Premise en su propia infraestructura · 100% web, sin instalar nada en el puesto de trabajo
21 años
construyendo un solo núcleo, no diez productos sueltos
10 módulos
estándar, listos para encender
A medida
un proceso propio se monta sobre el mismo núcleo
2 despliegues
nube o servidor propio, con la misma versión

Por qué esto importa

La consecuencia Lo que el núcleo ya resolvió, ningún módulo lo vuelve a resolver ISO 9001 · 7.5

Crecer un módulo a la vez,
sin empezar de cero

Módulos estándar

Se encienden, no se desarrollan

Correspond.PQRArchivo Contratos EL MISMO NÚCLEO radicado · expediente · TRD · firma · trazabilidad Encender el cuarto módulo no reabre los tres primeros.

Cada módulo hereda lo que el núcleo ya sabe hacer. Por eso una entidad puede empezar por un solo proceso y sumar el resto cuando quiera.

Módulos a medida

Su proceso, con las mismas reglas

Su proceso propio EL MISMO NÚCLEO radicadoexpedientefirma trazabilidadretención Lo a medida es el formulario y la ruta; el resto ya existe.

Lo que se construye para un cliente es su formulario, su ruta y su vocabulario. La norma, la seguridad y la trazabilidad no se vuelven a programar.

Calidad

Crear un documento es crear un registro controlado

EL DOCUMENTO Versión y vigenciaQuién lo elaboró y aprobó Firma y fecha ciertaTiempo de retención REGISTRO CONTROLADO · ISO 9001 numeral 7.5

La empresa no tiene que montar un sistema aparte para la certificación: opera y, al operar, cumple. Es el camino natural para sostener o buscar el certificado.

La lógica general de SAIA

La tesis No hace falta conocer su proceso para saber cómo funciona por dentro: todos tienen la misma anatomía Y ya está resuelta

Cualquier proceso,
la misma anatomía

INICIODOCUMENTOSRUTA EXPEDIENTEFINAL Algo lo disparaNacen o entranCada uno se mueve Todo se acumulaSe cierra y se guarda una solicitud, un hechocon su consecutivopor pasos y responsables clasificado donde debelo que exige la TRD Compras, contratos, PQR, historias laborales, auditorías, proyectos: cambian los nombres, no la estructura.
Y siempre hay que resolver las mismas doce cosas — ya vienen resueltas.
Estandarizaciónla misma forma siempre
Consecutivosautomáticos y sin repetir
Digitalizacióndel escáner o del celular
Creación de documentoscon plantilla preestablecida
Trazabilidadquién, qué y cuándo
Tareascon nombre, no a un buzón
Vencimientosel reloj avisa antes
Expedientesclasificados por TRD
Reportesdel registro que ya existe
Ciclo de vidahasta la disposición final
Firmas y aprobacionessimple, avanzada o certificada
Seguridad y permisosquién puede ver y hacer qué

La pregunta no es de qué se trata su proceso, sino qué documentos produce y quién los firma. Los módulos que siguen son esta misma anatomía.

Módulo 01 · Correspondencia

El dolor El documento entra por cualquier puerta y nadie sabe dónde quedó ni quién respondía Acuerdo 060

Todo lo que entra queda codificado y enrutado

ENTRA POR DONDE SEA Ventanilla física Correo electrónico WhatsApp Portal web Escaneo desde el celular UN RADICADO ÚNICO 2026-E-00412 · 17/09/2026 08:14 Expediente que le toca Responsable asignado Tarea con fecha Término que corre HASTA EL FINAL DE SU VIDA Cada movimiento queda en la hoja de vida del documento, y la entrega se prueba con firma sobre pantalla.
Lo mismo aplica al documento interno que nace dentro de la organización: recibe código, expediente, responsable y trazabilidad desde el primer minuto.
1 radicado
por documento, venga del canal que venga
5 canales
una sola ventanilla de recepción
Sin planillas
la entrega se firma sobre la pantalla del celular
Trazabilidad
del radicado a la disposición final

Módulo 02 · Creación de documentos

El dolor Cada área recoge la misma información en su propio Word y la guarda en su propia carpeta Ley 527 · ISO 9001

Plantillas que estandarizan lo que se recoge

PROCESOS DISTINTOS, UNA MISMA FORMA DE PREGUNTAR Acta de comité Solicitud de compra Informe de visita Actualización de datos PLANTILLA PREESTABLECIDA campos obligatorios · listas · validaciones Datos estructurados, dentro del mismo expediente Y SE FIRMA O SE APRUEBA POR LA RUTA QUE USTED DEFINA Clave del usuario Por voz Por WhatsApp Firma simple Firma certificada Pagarés
La ruta de firmas se configura una vez y se repite siempre igual.
Una sola forma
de preguntar lo mismo en toda la organización
Rutas de firma
configurables por tipo de documento
Firma avanzada
electrónica certificada, con validez jurídica
Aprobar desde el celular
por WhatsApp, por código o por voz

Módulo 03 · Archivo

El dolor El inventario vive en un Excel, y de la caja 214 nadie sabe en qué estante quedó Ley 594 · Acuerdo 003

El archivo físico y el electrónico,
en el mismo inventario

EL INSTRUMENTO ARCHIVÍSTICO MANDA Cuadro de clasificación Tabla de retención Serie y subserie EL EXPEDIENTE SOPORTE FÍSICO Caja 214 · estante B-07 · código QR en caja y expediente SOPORTE ELECTRÓNICO Folios, índice y consulta en línea, sin mover la caja Y EL PRÉSTAMO, TODO EN LÍNEA Y REGISTRADO Se solicita Se autoriza Se entrega Se devuelve
TRD y CCD
no como anexo, sino como la estructura del sistema
QR
en caja y expediente para ubicar y clasificar
Inventario único
físico y electrónico en la misma consulta
Préstamos
solicitados, autorizados y devueltos en línea

Módulo 04 · Flujos

El dolor El proceso existe en el manual de calidad, no en la operación del martes Cada paso queda registrado

El proceso deja de ser un manual
y se vuelve la operación

La mecánica

El paso se activa cuando le toca a cada quien

1 · Radica y clasifica CERRADO 2 · Revisa el área técnica CERRADO 3 · Concepto jurídico 2 DÍAS RESTANTES Anexar concepto Motivar la decisión 4 · Firma y notificación EN ESPERA

Nadie avanza porque se acordó: avanza porque el sistema le abrió el paso, con checklist de cierre, alerta, correo y tiempo pactado.

Lo que aparece después

Dónde se está quedando el proceso

DÍAS PROMEDIO POR PASO · EJEMPLO 1 · Radica2 · Revisa 3 · Jurídica4 · Firma 0,51,5 4,5 días1,0 01,534,5 El cuello de botella deja de ser una sospecha.

Tiempos de gestión, pasos vencidos y carga por persona salen del mismo registro que ya se está produciendo. No hay que medir aparte.

Lo que el flujo dispara

Nadie se entera tarde

Se activa el paso Notificaciónen pantalla Correoelectrónico Alerta devencimiento Y queda registrado quién lo leyó y cuándo

El mismo flujo sirve para un proceso de tres pasos y para uno de treinta. Lo que cambia es la configuración, no el desarrollo.

Módulo 05 · Portal de trámites

El dolor El ciudadano llama a preguntar en qué va, y quien contesta tampoco sabe Autoconsulta, sin llamar

El trámite empieza en su página web

AFUERA · EL USUARIO RADICA DESDE SU PÁGINA WEB PQRS Ventanilla virtual Actualizar datos Encuestas y actas ENTRA AL MISMO NÚCLEO radicado · expediente · responsable · término Flujo interno Tareas y alertas Respuesta firmada Y el usuario consulta estado, trazabilidad y respuesta en el mismo portal, sin llamar a nadie
Cada formato publicado en el portal es una plantilla del módulo de creación de documentos: se configura una vez y arranca un proceso real, no un correo más.
Ventanillas ilimitadas
una por trámite, todas contra el mismo núcleo
24 / 7
radicar y consultar sin pasar por la oficina
Menos llamadas
el estado lo consulta el propio interesado
Sin doble digitación
lo que el usuario escribe ya entra estructurado

Módulo 06 · Recepción de facturas electrónicas

El dolor La factura llega al correo de alguien y reaparece el día que se vence Ruta de autorización con reloj

De la factura al pago,
sin perseguir a nadie

DE LA BANDEJA AL PAGO, SIN QUE NADIE EMPUJE Recepción Validación Distribución Autorización Sistema contable LA RUTA DE AUTORIZACIÓN 1 · Quien recibió el bien o servicio 2 · Jefe del área 3 · Financiera Y MIENTRAS TANTO, EL RELOJ AL DÍA Siguen su ruta sin que nadie empuje POR VENCER Alerta al responsable y a su jefe VENCIDAS Con nombre y fecha de quién la detuvo
La factura entra una sola vez y desde ahí es un expediente: quién la aprobó, cuándo y contra qué contrato queda escrito, no recordado.
Un buzón
no el correo personal de quien recibió
Ruta de aprobación
por área, monto o centro de costo
El reloj visible
al día, por vencer y vencidas, con responsable
Salida integrada
hacia el sistema contable o financiero

Módulo 07 · Contratos

El dolor El contrato está en Jurídica, las pólizas en Financiera y los informes en la carpeta del supervisor Un solo expediente contractual

Un expediente contractual que
empieza antes del contrato

UN SOLO EXPEDIENTE, DE PRINCIPIO A FIN 1 · PRECONTRACTUAL · Estudios previos · Invitación y propuestas · Evaluación y selección · Documentos del proponente 2 · CONTRACTUAL · Minuta y firma electrónica · Pólizas y garantías · Actas de inicio y avance · Otrosíes y prórrogas 3 · POSTCONTRACTUAL · Informes de supervisión · Pagos y cuentas de cobro · Acta de liquidación · Retención y disposición final EL EXTERNO TAMBIÉN ESCRIBE ADENTRO Se invita al proponente o contratista a diligenciar sus formatos desde un enlace, y caen clasificados en el expediente, sin reenvíos.
Cuando llega una auditoría o un requerimiento de control, el expediente ya está armado: nadie sale a recoger anexos por correo.
3 etapas
precontractual, contractual y postcontractual en un expediente
Tipos estandarizados
el mismo documento se llama igual en todos los contratos
Proveedores adentro
diligencian formatos que quedan clasificados solos
Listo para auditoría
sin armar carpetas a última hora

Módulo 08 · Historias laborales

El dolor La historia laboral es una carpeta de cartón que sale del archivador cada vez que alguien pregunta Un expediente por persona

De la requisición a la desvinculación,
un solo expediente por persona

Selección Requisición Hoja de vida Pruebas Vinculación Contrato firmado Afiliaciones Exámenes de ingreso Desarrollo Evaluaciones Capacitaciones Entrega de dotación Novedades Vacaciones Permisos y licencias Llamados de atención Retiro Carta de retiro Paz y salvo Liquidación SE ALIMENTA SOLA Cada solicitud aprobada se archiva en la historia, sin reimprimir. Y SE GUARDA LO QUE HAY QUE GUARDAR La retención de la historia laboral la fija la TRD, no la costumbre.
Es el mismo motor de contratos, con otro vocabulario: el expediente es la persona y los tipos documentales son los de talento humano.
1 expediente
por persona, desde antes de que entre
Consulta con permisos
la historia laboral no la abre cualquiera
Sin sacar la carpeta
la consulta no mueve el soporte físico
Retención por TRD
se conserva el tiempo que la norma exige

Módulo 09 · PQR

El dolor La PQR se responde tarde y con un oficio que alguien redactó desde cero Ley 1755 · Ley 1712

La PQR avanza sola casi hasta la firma

ENTRA POR CUALQUIER CANAL Página web Portal Código QR PLANTILLA DE PQR la solicitud entra completa desde el primer minuto Flujo, responsables y término Respuesta con formato o con IA Firma y correo certificado Y el peticionario recibe su radicado, cada movimiento y la respuesta firmada en su correo
La IA redacta el borrador sobre los documentos del propio expediente; la decisión y la firma siguen siendo de la persona responsable.
Entrada estructurada
la plantilla evita la PQR incompleta
Término controlado
cuenta días hábiles desde el radicado
Borrador con IA
sobre el expediente, no sobre internet
Correo certificado
y firma electrónica certificada de salida

Módulo 10 · Mesa de servicio

El dolor Las solicitudes llegan por WhatsApp, por correo y de pasillo, y se atiende lo que más grita Alineado a ITIL

Cada requerimiento, con un tiempo pactado

Tipificar antes de atender

El ANS se pacta una vez, no cada vez

TIPO DE REQUERIMIENTONIVELANS Caída del servicioN32 h Error en un documentoN28 h Solicitud de permisoN11 día Requerimiento nuevoN25 días Lo que se repite todos los meses deja de improvisarse.

Los tipos salen de la operación real de la empresa. Cada uno trae su tiempo de respuesta, su nivel y su escalamiento desde el día uno.

Cómo va la mesa

Cumplimiento del ANS, a la vista

TICKETS DEL MES · EJEMPLO Dentro del ANS En riesgo Vencido DÓNDE SE VA EL TIEMPO Esperando al usuarioAtención efectiva 0 h6 h12 h El tiempo perdido tiene dueño y tiene nombre.

Tiempos en espera, reaperturas y carga por técnico se calculan sobre los mismos tickets. El indicador no se digita, se desprende.

Adentro y afuera

La misma mesa para el empleado y para el cliente

EmpleadosClientesProveedores UNA SOLA MESA N1N2N3 ESCALA SOLO CUANDO HACE FALTA Y puede exigir el formato que el tipo de ticket requiera

Un ticket puede pedir una plantilla del módulo de documentos antes de avanzar. La mesa recoge información, no solo quejas.

Y esto apenas empieza

La regla Si hoy el proceso vive en un formato, un correo o una carpeta compartida, cabe en el sistema Sin desarrollo desde cero

Procesos que cualquier empresa puede parametrizar

Jurídica y cumplimiento

Conceptos jurídicosTutelasDerechos de peticiónProcesos judicialesPoderesPolíticas y reglamentos

Financiera y contable

Cuentas por pagarLegalización de gastosAnticiposCaja menorCertificados tributariosConciliaciones

Talento humano

Requisición de personalVacaciones y permisosEvaluación de desempeñoCapacitacionesDotaciónPaz y salvo de retiro

Compras y proveedores

Solicitud de compraCotizacionesÓrdenes de compraRegistro de proveedoresEvaluación de proveedoresEntrada de almacén

Calidad, HSEQ y SST

Control de documentosAcciones correctivasHallazgos de auditoríaNo conformidadesInspeccionesReporte de incidentes

Comercial y servicio al cliente

PropuestasContratos de clientePQRSFEncuestas de satisfacciónActas de reuniónActualización de datos

TI y seguridad de la información

Solicitudes de accesoAltas y bajas de usuariosControl de cambiosIncidentes de seguridadInventario de activosAcuerdos de confidencialidad

Operaciones y proyectos

Actas de inicio y avanceInformes de visitaBitácorasListas de chequeo en campoPermisos de trabajoEntrega de obra

Gobierno corporativo

Actas de juntaConvocatoriasResoluciones y circularesPoderes y representaciónPolíticas aprobadas

Atención a terceros

Ventanilla únicaCertificaciones y constanciasNotificacionesLicencias y permisosRadicación de solicitudes

Todos son, en el fondo, lo mismo: un formato que alguien diligencia, una ruta por la que pasa, una firma que lo cierra y un expediente donde se guarda. Por eso se parametrizan sobre el núcleo que ya está operando.

Cómo se empieza

Empiece por un módulo.
El núcleo ya está puesto.

PASO 01

Elija el proceso que más duele

El que hoy se pierde o se demora. Ese es el primer módulo, no el más grande.

PASO 02

Se enciende, no se construye

La norma, la trazabilidad y la firma ya vienen dentro del núcleo.

PASO 03

Sume el siguiente sin volver a empezar

El segundo reutiliza expedientes, usuarios e instrumentos del primero.

Por qué este y no otro

No empieza de cero

Veintiún años de normatividad documental colombiana ya resueltos dentro del núcleo. Usted no los paga otra vez.

No hay que cambiarlo todo

Un módulo entra en producción sin tocar el ERP, el contable ni los canales que su gente ya usa.

No es un proyecto aparte de calidad

Al operar, el sistema produce el registro controlado que la norma pide. No hay que montar nada encima.

No queda amarrado a una nube

El mismo producto corre en SaaS o en su propio servidor. La decisión es suya, hoy y después.

Todo lo anterior ya viene alineado con la norma: Ley 527, Ley 594, Acuerdo 060, Decreto 2609, Ley 1712, Acuerdo 003, Ley 1755, ISO 9001:2015 e ITIL.

Software de gestión documental y de procesos

¿Por dónde
empezamos?

Antes de explorar el software,
hablemos de lo que hoy le cuesta tiempo, dinero y control.

El siguiente paso

Demostración
45 minutos sobre un proceso suyo, no sobre un ejemplo genérico
Diagnóstico
Revisamos los formatos y documentos que ya tiene y qué tan lejos está de la norma
Piloto
Un solo módulo en producción, sin tocar lo demás
Escríbanos
info@saiasoftware.com
Web
www.saiasoftware.com
21 años
de núcleo, norma y oficio documental
10 módulos
listos, y el suyo si hace falta
2 despliegues
nube o infraestructura propia
1 conversación
para saber por dónde empezar

Si algo de lo que vio hoy se parece a lo que le pasa los lunes, ese es el proceso por donde arrancamos.

www.saiasoftware.com