3 Conceptos clave para entender las Tablas de Retención Documental

¿Qué son las Tablas de Retención Documental?

Sin tecnicismos, las Tablas de Retención Documental (TRD) son un listado de todos los tipos de documentos que se manejan en un área, a los cuales se les define un tiempo de conservación y qué hacer después de que se cumpla su ciclo de vida. De esta forma, cada vez que vayas a guardar un documento debes seleccionar qué tipo de documento del listado que tienes es.

Los 3 conceptos clave que debes tener en cuenta para entender las TRD son:

1. Series, Subseries y Tipos Documentales

Las Tablas de Retención Documental están compuestas por series, subseries y tipos documentales, los cuales permiten la clasificación de la documentación. Y ¿Qué son las series, subseries y tipos de documentales? Aquí la respuesta:

  • Series

Es una agrupación de tipos de documentos producidos o recibidos en un área/dependencia de la empresa y que tienen relación para llevar a cabo una función específica de dicha área. Ejemplo:

Tablas de Retención Documental

  • Subseries

Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas. Ejemplo:

Tablas de Retención Documental

  • Tipos Documentales

El tipo documental es el documento específico y que a su vez hace parte de una agrupación (serie o subserie) según el contenido del mismo. Ejemplo:

Tablas de Retención Documental

2. Codificación

Las TRD cuentan con una codificación, cada serie y tipo documental debe tener un código, este especifica la ubicación y la familia a la que pertenece el documento.

  • Código de la dependencia (área de la empresa) a la que pertenece la serie.
  • Código de la serie
  • Código de la subserie (si aplica)

Por tanto, primero se asigna un código para cada dependencia de la empresa, y luego se codifican las series y subseries. Esto se realiza en el instrumento archivístico “Cuadro de Clasificación”. Para conocer más sobre este instrumento y como generar los códigos, haz clic Aquí.

3. Tiempo de retención y disposición final

El otro aspecto importante que compone las TRD es el tiempo de retención y la disposición final de los documentos. Pongámoslo de esta manera: sólo debes preguntarte:

¿Por cuánto tiempo se debería mantener un documento en el archivo? Y lo más importante, ¿qué hacer con él cuando su ciclo de vida haya terminado?

A cada serie se le asigna un tiempo en el que los documentos se conservarán en los archivos Gestión y Central. El tiempo de retención es planteado desde la relevancia del documento, normas o reglamentos internos. Por su parte, la disposición final hace referencia a los procesos que se deben seguir cuando su ciclo de vida haya terminado, es decir, cuando se cumplan los tiempos de conservación antes definidos. En este punto existen dos vías que se pueden seguir: Eliminación del documento o conservación total.

Por último, te compartimos el formato para la TRD

La estructura general de las TRD se compone de una serie de elementos mencionados antes y otros adicionales que permiten detallar la disposición y las especificaciones de cada documento.

Haz clic aquí para descargar el formato o estructura de las TRD

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