3 Conceptos clave para entender las Tablas de Retención Documental
¿Qué son las Tablas de Retención Documental?
Los 3 conceptos clave que debes tener en cuenta para entender las TRD son:
1. Series, Subseries y Tipos Documentales
Series

Subseries

Tipos Documentales

2. Codificación
Las TRD cuentan con una codificación, cada serie y tipo documental debe tener un código, este especifica la ubicación y la familia a la que pertenece el documento.
Código de la dependencia (área de la empresa) a la que pertenece la serie.
Código de la serie
Código de la subserie (si aplica)
Por tanto, primero se asigna un código para cada dependencia de la empresa, y luego se codifican las series y subseries. Esto se realiza en el instrumento archivístico “Cuadro de Clasificación”. Para conocer más sobre este instrumento y como generar los códigos, haz clic Aquí.
3. Tiempo de retención y disposición final
¿Por cuánto tiempo se debería mantener un documento en el archivo? Y lo más importante, ¿qué hacer con él cuando su ciclo de vida haya terminado?