Correspondencia

Gestiona, codifica consecutivamente, digitaliza y distribuye toda la correspondencia que entra, sale y circula.

RECEPCIÓN Y DESPACHO

Permite la recepción y registro de la correspondencia que ingresa, sale y fluye al interior de la organización, genera e imprime automáticamente el número de consecutivo, y permite su digitalización.

MÚLTIPLES VENTANILLAS

Crea diferentes ventanillas  de correspondencia para los diferentes puntos de recepción de la organización ubicados en cualquier lugar.

RECEPCIÓN DE EMAILS

Permite la recepción de correos electrónicos para que se integren al Módulo de Correspondencia. Permite la acción masiva (Ejemplo: recepción masiva de Facturas electrónicas) o de manera individual.

VENTANILLA VIRTUAL

Permite la recepción de trámites en línea a través de la página Web de su Organización. Permite que puedas crear diferentes trámites a disposición de tus usuarios externos a través de formatos o plantillas preestablecidas.

ENVIO ELECTRÓNICO AL DESTINO

Permite la transferencia de la documentación electrónica desde los puntos de recepción hacia los diferentes destinatarios dentro de la Organización.

CODIFICACIÓN QR

Permite la generación de códigos QR únicos que permiten conocer el estado de cualquier proceso documental al leerlos con un teléfono móvil.

Distribución y trazabilidad

Gestiona sedes, mensajeros, rutas de distribución y entregas físicas y virtuales. Trazabilidad física y electrónica en tiempo real.

PLANILLAS DE MENSAJERÍA

Controla la distribución de los documentos por medio de las planillas de mensajería físicas y electrónicas que permiten  el control del personal de mensajería.

TRAZABILIDAD

Trazabilidad de la correspondencia desde su recepción hasta su entrega final al destinatario, o hasta la novedad de terminación de su distribución.

SEDES

Permite la creación de sedes de la organización en las cuales se podrán distribuir todos los usuarios o funcionarios para la planeación de logística de entregas y recogidas de correspondencia.

ESTADO DE TRÁMITE

Permite tener trazabilidad y registro automático de cada movimiento o novedad de cualquier trámite, permitiendo conocer su estado en tiempo real.

RUTAS DE DISTRIBUCIÓN

Permite la administración de las rutas de distribución con priorización para optimizar recorridos por parte del personal de mensajería.

RECIBO DE ENTREGA O RECOGIDA

Permite el registro de las novedades de recogida y entrega a través de lectura QR a través de dispositivos móviles, o a través de medios físicos.

Documentos Electrónicos

Crea documentos electrónicos o importa desde Word, solicita aprobación en línea, firma de manera electrónica, biométrica y digital.

FORMATOS DE GESTIÓN

Todos los funcionarios o usuarios podrán acceder, según su perfil, a las plantillas preestablecidas que inician cualquier tipo de proceso (Comunicaciones, Memorandos, Solicitudes, Actas, Contratos, etc.).

RUTAS DE APROBACIÓN

Permite establecer rutas preestablecidas o manuales para la aprobación y vistos buenos de los trámites, documentos y comunicaciones.

CONFIRMACIÓN DE LECTURA

Permite la confirmación automática de llegada y lectura de los documentos que han sido enviados a otros funcionarios o usuarios para que lleven a cabo trámites.

FIRMA ELECTRÓNICA Y DIGITAL

Firma documentos de manera electrónica entre usuarios internos en la organización a través de firmas electrónicas simples o certificadas. Permite vincular a personal externo a la firma de documentos cumpliendo con la normatividad jurídica y legal.

MODELADOR DE FORMATOS

Permite la creación y personalización de formatos y plantillas a la medida (Comunicaciones, Solicitudes, Contratos, Actas, etc.) que serán estandarizados y dispuestos a los usuarios según su perfil para su uso.

RESPUESTAS Y TEXTOS PREESTABLECIDOS

Permite la estandarización de respuestas, solicitudes o textos preestablecidos que pueden ser utilizados para trámites que pueden llegar a ser repetitivos.

Sede Virtual

Habilita la ventanilla virtual para los trámites en línea y los integra a su flujo de proceso. Permite la consulta en línea del estado del trámite.

MÚLTIPLES PROCESOS EXTERNOS

Permite la creación y publicación en la web corporativa de diferentes formularios preestablecidos para cada trámite particular.

MÚLTIPLES PROCESOS INTERNOS

Permite la creación y publicación en la web corporativa de diferentes formularios preestablecidos para trámites de usuarios o funcionarios de la misma organización.

CONSULTA WEB

Permite que los usuarios internos o externos que hayan realizado trámites en línea puedan ver el estado de los mismos a partir de su número consecutivo y datos personales.

NOTIFICACIONES

Permite el envío automático y copia de la información registrada en el trámite en línea directamente al correo electrónico del solicitante.

RESPUESTAS

Permite preestablecer respuestas a través de formularios y textos estándar, agilizando la gestión del trámite.

REPORTES

Permite visualizar a través de reporte todos los trámites y estados de los mismos, permitiendo su centralización y gestión.

Almacenamiento

Control de inventario, creación, movimiento, eliminación y retención (TRD, TVD) de Cajas y Expedientes físicos y electrónicos.

ESTANDARIZACIÓN DE ARCHIVO

Permite la clasificación de los documentos que ingresan y salen de la Organización según tablas de retención (TRD) o listados maestros de documentos brindando una identidad a cada documento de la Organización.

ESTANDARIZACIÓN DE ARCHIVO

Permite la estandarización de los tipos de documentos según cada área de la Organización,  o Tablas de Retención Documental (TRD), Tablas de Valoración Documental (TVD).

ARCHIVO FÍSICO Y ELECTRÓNICO

Permite administrar y articular entre sí el inventario documental (Físico y Electrónico) de la Organización, permitiendo centralizar en un solo índice ambos estados de los documentos.

CUSTODIA DOCUMENTAL

Permite el almacenamiento de los documentos que han finalizado su función en los procesos internos de la Organización y que tiene valor histórico, de acuerdo a los parámetros exigidos por el estándar definido.

PRÉSTAMOS Y RESERVAS

Permite administrar y realizar el seguimiento al proceso de préstamo de expedientes (unidades documentales) desde la realización de la reserva hasta su devolución a los agentes internos o externos de la Organización.

REPORTES

Permite ver a través de reportes los estados actuales de almacenamiento e inventarios documentales por gestión, central e histórico según su clasificación.

Flujos de Trabajo

Estandariza flujos de aprobación y procesos con distintos pasos que permiten guiar a los funcionarios en todas las actividades y responsabilidades que se deben llevar a cabo en un proceso. Haz seguimiento a través de indicadores y reportes en tiempo real

Diseño de Formatos o Formularios

Permite modelar, crear y estandarizar sus propios formatos o plantillas de gestión documental para que sean utilizados por los usuarios internos y externos para iniciar cualquier proceso.

Diseño de Workflow para aprobación

Permite la creación de flujos de aprobación para aquellos documentos que lo requieren, pasando por los diferentes usuarios para su visto bueno y aprobación.

Aprobación en serie y en paralelo

Permite modelar rutas preestablecidas según el origen del documento, tipo documental, destino del documento, estado del documento y condición de transferencia.

Asignación de tareas a grupos y usuarios

Permite la asignación de tareas en las agendas de los funcionarios que tienen responsabilidades sobre documentos para su revisión, visto bueno, edición y aprobación.

Notificaciones

Permite el envío automático de recordatorio y notificaciones visibles y vía email a los usuarios responsables de alguna acción pendiente.

Notificaciones

Permite el envío automático de recordatorio y notificaciones visibles y vía email a los usuarios responsables de alguna acción pendiente.

BÚSQUEDA SIMPLE Y AVANZADA

Optimiza tiempo facilitando la búsqueda de información utilizando filtros como palabras clave, fecha, funcionario, etc.

Búsqueda rápida

Búsqueda rápida a través de los criterios más relevantes de los documentos, tales como número consecutivo, fecha, asunto, entre otros.

Búsqueda Avanzada

Búsqueda avanzada por cada uno de los datos o metadatos con los que se crea cualquier documento, así como su combinación con todas las demás variables de gestión del documento.

Administrador

Todas las búsquedas están restringidas por los permisos de acceso, sin embargo, el usuario administrador podrá tener privilegios adicionales.

ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA

Herramientas de autogestión del Sistema para facilitar la administración de todas las características.

Cargas de Información

Permite la carga masiva de información institucional tales como usuarios, cargos, permiso, expedientes, archivos, estructura organizacional, entre otros.

Perfiles y Roles

Permite que toda funcionalidad, permiso y acceso a la información sea administrado según perfiles y roles de los usuarios asociados a sus respectivas áreas.

Creación de Formatos

Posee un modelador para la creación y personalización de formatos y plantillas a la medida (Comunicaciones, Contratos, Actas, etc.) a través de opciones de «Arrastrar y soltar»

Personalización

Permite la personalización de colores e imagen corporativa de la organización, así como de la personalización de plantilla para el envío de emails.

Carrusel de Noticias

Permite la personalización, programación y clasificación de múltiples carruseles de noticias y novedades para mantener informados a todos los usuarios.

Integraciones

Permite llevar a cabo los procesos de integración con todo tipo de aplicaciones externas a través de los medios de comunicación más comunes (API, Web Services, entre otros.)

NORMATIVIDAD

Cumplimiento con la normatividad archivística nacional e internacional en el manejo y gestión documental, además de estar al día con las constantes actualizaciones legales y de usabilidad.

Normatividad

SAIA te permite cumplir con la normatividad archivística Colombiana, con aplicabilidad a los demás países por estar basada en prácticas internacionales (MOREQ)

Tablas Retención - Valoración - Clasificación

Permite la carga, creación, versionamiento y mantenimiento de las Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración Documental, que definen los periodos de conservación de la información en el tiempo.

Firmas Electrónicas Certificadas y Digitales

Firma documentos legales de manera electrónica entre usuarios internos en la organización a través de firmas electrónicas simples o certificadas con uso de método biométrico, permite vincular a personal externo.

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Puedes elegir el tipo de contacto que más se te ajuste,
desde un DEMO o una sesión corta de preguntas.


Resumen y Concepto Lógico SAIA 2024