Tablas de Valoración Documental: 3 conceptos clave para entenderlas

3 Conceptos clave para entender las Tablas de Valoración Documental

¿Qué son las Tablas de Valoración Documental?

Las TVD son un listado de los tipos de documentos ya producidos y que han pasado a su segunda o tercera etapa, a los cuales se les determina un tiempo de permanencia en el archivo central, así como su disposición final. En otras palabras, las TVD permiten asignar un tiempo de permanencia a documentos que ha acumulado la entidad desde su creación hasta la aprobación de la TRD.

A continuación hablaremos de 3 conceptos clave que te ayudarán a entender cómo funcionan las TVD:

1. Fondos Acumulados

Las Tablas de Valoración Documental (TVD) se centran en la revisión y análisis de los fondos acumulados de las empresas. Los fondos acumulados son documentos que son almacenados y agrupados sin tener en cuenta ningún criterio archivístico, es decir, que no se le aplicó ningún tipo de categorización u orden lógico a la información y generados antes de la aprobación de la TRD.

Ejemplo: Si la entidad fue creada en el año 2000 se reestructuró por última vez en el año 2015, esta fecha es el punto de partida para elaborar las TRD de la institución y aplicarlas del 2015 hasta la fecha. Por su parte, las TVD se elaborarán desde el año 2000 hasta el año 2015.

2. Series, Subseries, Tipos Documentales o asuntos

Las Tablas de Valoración Documental están compuestas por series, subseries y tipos documentales, los cuales permiten la clasificación de la documentación. Y ¿Qué son las series, subseries y tipos de documentales? aquí la respuesta:

Series

Es una agrupación de tipos de documentos producidos o recibidos en un área/dependencia de la empresa y que tienen relación para llevar a cabo una función específica de dicha área. Ejemplo:

Subseries

Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas. Ejemplo:

Tipos Documentales

El tipo documental es el documento específico y que a su vez hace parte de una agrupación (serie o subserie) según el contenido del mismo. Ejemplo:

3. Tiempo de retención y disposición final

Una tabla de valoración documental solo va a señalar el tiempo de permanencia de los documentos en el archivo central y el procedimiento de disposición final. Pongámoslo de esta manera: solo debes preguntarte:

¿Por cuánto tiempo se debería mantener un documento en el archivo central?, y lo más importante, ¿qué hacer con él cuando se cumpla ese tiempo?

Para lo anterior, es importante evaluar la importancia de cada documento, para determinar su permanencia dentro de los archivos de la empresa.

Por último, te compartimos el Formato para la TVD

La estructura general de las TVD se compone de una serie de elementos que permiten detallar la disposición y las especificaciones de cada documento. A continuación te compartimos el formato o estructura de las TVD:

Descargar Formato TVD

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