3 diferencias entre Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración Documental
3 diferencias entre Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración Documental
Si aún no conoces las diferencias entre las Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración Documental (TRD y TVD), aquí te vamos a explicar brevemente cuáles son sus diferencias, sus similitudes y la función de cada instrumento dentro del proceso de Gestión Documental.
Tabla de Retención Documental (TRD):
Listado de todos los tipos de documentos que se manejan en un área, a los cuales se les define un tiempo de conservación y qué hacer después de que se cumpla su ciclo de vida. De esta forma, cada vez que vayas a guardar un documento debes seleccionar que tipo de documento del listado que tienes es.
Tabla de Valoración Documental (TVD):
Las TVD son un listado de los tipos de documentos a los cuales se les determina un tiempo de permanencia en el archivo central, así como su disposición final, y se aplican a los documentos ya producidos y que han pasado a su segunda o tercera etapa, es decir, a documentación generada antes de la aprobación de la TRD.
Ambos instrumentos (TRD y TVD) se alimentan de las series y subseries documentales que se registran en los Cuadros de Clasificación Documental. La gran diferencia radica en el manejo y el análisis de la información para su clasificación. Esto se ve reflejado en:
1. Revisión de la información:
En este punto se hace énfasis en los principios que se tienen en cuenta a la hora de establecer el orden de la información en las respectivas tablas.
TRD
Relevancia legal y estructural de la información.
Organigrama empresarial.
Funciones de cada división y área.
TVD
Se hace uso del diagnóstico de archivo.
Volumen de la documentación.
Gestión de almacenamiento.
Estado de la información y relevancia de la misma.
2. Producción documental:
Aquí se revisa el origen y relevancia de la información en los procesos de categorización y gestión documental.
TRD
Unidades documentales.
Nivel de trámite y usabilidad de la información.
Valores primarios y secundarios.
TVD
Disposiciones y relevancia legal, estructural y organizacional de la información.
Nivel de relevancia para las divisiones y áreas de la empresa.
Estructura organizacional.
3. Categorización de la información:
Basados en la información recolectada se establecen las categorías y los tiempos de permanencia en los archivos.
TRD
Reconocimiento y organización por series, subseries y tipologías documentales.
Valores documentales.
Clasificación por medio de listas y códigos.
TVD
Revisión de la estructura organizacional, sus funciones y su nivel de producción documental.
Clasificación por importancia en los procesos y actividades empresariales.
Agrupación de la información por características comunes, que lleven a la creación de series documentales.