3 diferencias entre Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración Documental

Si aún no conoces las diferencias entre las Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración Documental (TRD y TVD), aquí te vamos a explicar brevemente cuáles son sus diferencias, sus similitudes y la función de cada instrumento dentro del proceso de Gestión Documental.

Tabla de Retención Documental (TRD):

¿Qué son?

Listado de todos los tipos de documentos que se manejan en un área, a los cuales se les define un tiempo de conservación y qué hacer después de que se cumpla su ciclo de vida. De esta forma, cada vez que vayas a guardar un documento debes seleccionar que tipo de documento del listado que tienes es.

Tabla de Valoración Documental (TVD):

¿Qué son?

Las TVD son un listado de los tipos de documentos a los cuales se les determina un tiempo de permanencia en el archivo central, así como su disposición final, y se aplican a los documentos ya producidos y que han pasado a su segunda o tercera etapa, es decir, a documentación generada antes de la aprobación de la TRD.

Ambos instrumentos (TRD y TVD) se alimentan de las series y subseries documentales que se registran en los Cuadros de Clasificación Documental. La gran diferencia radica en el manejo y el análisis de la información para su clasificación. Esto se ve reflejado en:

1. Revisión de la información:

En este punto se hace énfasis en los principios que se tienen en cuenta a la hora de establecer el orden de la información en las respectivas tablas.

TRD

  • Relevancia legal y estructural de la información.

  • Organigrama empresarial.

  • Funciones de cada división y área.

TVD

  • Se hace uso del diagnóstico de archivo.

  • Volumen de la documentación.

  • Gestión de almacenamiento.

  • Estado de la información y relevancia de la misma.

2. Producción documental:

Aquí se revisa el origen y relevancia de la información en los procesos de categorización y gestión documental.

TRD

  • Unidades documentales.

  • Nivel de trámite y usabilidad de la información.

  • Valores primarios y secundarios.

TVD

  • Disposiciones y relevancia legal, estructural y organizacional de la información.

  • Nivel de relevancia para las divisiones y áreas de la empresa.

  • Estructura organizacional.

3. Categorización de la información:

Basados en la información recolectada se establecen las categorías y los tiempos de permanencia en los archivos.

TRD

  • Reconocimiento y organización por series, subseries y tipologías documentales.

  • Valores documentales.

  • Clasificación por medio de listas y códigos.

TVD

  • Revisión de la estructura organizacional, sus funciones y su nivel de producción documental.

  • Clasificación por importancia en los procesos y actividades empresariales.

  • Agrupación de la información por características comunes, que lleven a la creación de series documentales.

En conclusión las Tablas de Retención Documental permiten identificar las series y categorías a las que pertenece cada documento que ha producido y producirá la entidad con base en su sistema actual de organización administrativa.

Por su parte, las Tablas de Valoración Documental reflejan la valoración documental de documentos que ha acumulado la entidad desde su creación hasta el período administrativo anterior a la aprobación de la TRD; sin embargo, ambas cumplen una función crucial en el desarrollo y control de la producción documental de las entidades.