Archivo Electrónico y Documento Electrónico

¿Qué es un documento electrónico?
Es la información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, es decir, cualquier información que se produce desde su origen a través de sistemas electrónicos.
Características Esenciales para Valorar la Fuerza Probatoria de los Documento Electrónicos:

Estructura de un documento electrónico
Los documentos electrónicos cuentan con una estructura física que hace referencia al hardware, software y formato usados para su creación, y una estructura lógica que hace referencia al contenido, a los datos de identificación y a los metadatos con los que es creado el documento.

Conformación de los documentos electrónicos:
Contenido:
Corresponden al conjunto de información que se desea transmitir en el documento electrónico, sin importar su tipo.
Metadatos:
Son los datos que describen el contexto, el contenido y la estructura de los documentos y su gestión a lo largo del tiempo (Norma ISO 15489-1). Los metadatos permiten identificar las características fundamentales del documento electrónico enmarcado en el contenido, la estructura y su gestión a lo largo del tiempo.
Autenticación:
La autenticación es el mecanismo por medio del cual se puede verificar la identidad de un usuario, una aplicación o un documento electrónico. Los datos de autenticación y validación son los mecanismos usados para identificar al productor, asegurar la integridad y el no repudio del documento electrónico.
2.Archivo Electrónico
Expediente electrónico:
Son los datos que describen el contexto, el contenido y la estructura de los documentos y su gestión a lo largo del tiempo (Norma ISO 15489-1). Los metadatos permiten identificar las características fundamentales del documento electrónico enmarcado en el contenido, la estructura y su gestión a lo largo del tiempo.
Elementos de un expediente electrónico: El expediente debe contener cómo mínimo los siguientes elementos:
El expediente debe contener cómo mínimo los siguientes elementos:

Ciclo vital del expediente electrónico
Apertura
Los expedientes deben crearse a partir de las series o subseries documentales establecidas en las tablas de retención documental (Redirección a artículo de TRD) adaptadas por cada empresa, desde el primer momento en que se inicia un trámite o procedimiento hasta la finalización del mismo, durante todo su ciclo de vida.
Gestión
Es la administración interna del expediente durante su etapa activa y se refiere a las acciones y operaciones que se realizan para darle trámite. La gestión debe vincular los expedientes físicos con los electrónicos, cuando estos existan; comprende operaciones tales como: incorporación de los documentos al expediente, la ordenación interna de los documentos, la foliación, control sobre los mismos, la generación del índice electrónico, y el inventario.
Cierre y archivo del expediente electrónico:
Cuando finalice el ciclo de vida del expediente, se deberá cerrar el expediente, actualizar el índice y firmarlo.
Si una vez cerrado el expediente, se requiere agregar documentos nuevos al expediente este debe poderse abrir nuevamente y regresar a gestión. Para lo anterior se deberá evaluar la posibilidad de generar un sub-expediente (segunda carpeta) que este asociado por metadatos al expediente principal ya cerrado.
Si una vez cerrado el expediente, se requiere agregar documentos nuevos al expediente este debe poderse abrir nuevamente y regresar a gestión. Para lo anterior se deberá evaluar la posibilidad de generar un sub-expediente (segunda carpeta) que este asociado por metadatos al expediente principal ya cerrado.
Retención y disposición final de documentos y expedientes electrónicos:
Se debe contar con lineamientos que definan los tiempos de retención y la disposición final de agrupaciones (series y sus expedientes) y sus documentos electrónicos. Es decir, definir por cuánto tiempo se debería mantener un documento en el archivo y qué hacer con él cuando su ciclo de vida haya terminado.