Archivo Electrónico y Documento Electrónico

¿Qué es un documento electrónico?

Es la información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, es decir, cualquier información que se produce desde su origen a través de sistemas electrónicos.

 

Características Esenciales para Valorar la Fuerza Probatoria de los Documento Electrónicos:

Estructura de un documento electrónico

Los documentos electrónicos cuentan con una estructura física que hace referencia al hardware, software y formato usados para su creación, y una estructura lógica que hace referencia al contenido, a los datos de identificación y a los metadatos con los que es creado el documento.

Conformación de los documentos electrónicos:

Contenido:

Corresponden al conjunto de información que se desea transmitir en el documento electrónico, sin importar su tipo.

 

Metadatos:

Son los datos que describen el contexto, el contenido y la estructura de los documentos y su gestión a lo largo del tiempo (Norma ISO 15489-1). Los metadatos permiten identificar las características fundamentales del documento electrónico enmarcado en el contenido, la estructura y su gestión a lo largo del tiempo.

 

Autenticación:

La autenticación es el mecanismo por medio del cual se puede verificar la identidad de un usuario, una aplicación o un documento electrónico. Los datos de autenticación y validación son los mecanismos usados para identificar al productor, asegurar la integridad y el no repudio del documento electrónico.

 

2.Archivo Electrónico

Expediente electrónico:

Son los datos que describen el contexto, el contenido y la estructura de los documentos y su gestión a lo largo del tiempo (Norma ISO 15489-1). Los metadatos permiten identificar las características fundamentales del documento electrónico enmarcado en el contenido, la estructura y su gestión a lo largo del tiempo.

 

Elementos de un expediente electrónico: El expediente debe contener cómo mínimo los siguientes elementos:

El expediente debe contener cómo mínimo los siguientes elementos:

 

Ciclo vital del expediente electrónico

Apertura

Los expedientes deben crearse a partir de las series o subseries documentales establecidas en las tablas de retención documental (Redirección a artículo de TRD) adaptadas por cada empresa, desde el primer momento en que se inicia un trámite o procedimiento hasta la finalización del mismo, durante todo su ciclo de vida.

 

Gestión

Es la administración interna del expediente durante su etapa activa y se refiere a las acciones y operaciones que se realizan para darle trámite. La gestión debe vincular los expedientes físicos con los electrónicos, cuando estos existan; comprende operaciones tales como: incorporación de los documentos al expediente, la ordenación interna de los documentos, la foliación, control sobre los mismos, la generación del índice electrónico, y el inventario.

 

Cierre y archivo del expediente electrónico:

Cuando finalice el ciclo de vida del expediente, se deberá cerrar el expediente, actualizar el índice y firmarlo.
Si una vez cerrado el expediente, se requiere agregar documentos nuevos al expediente este debe poderse abrir nuevamente y regresar a gestión. Para lo anterior se deberá evaluar la posibilidad de generar un sub-expediente (segunda carpeta) que este asociado por metadatos al expediente principal ya cerrado.

Retención y disposición final de documentos y expedientes electrónicos:

Se debe contar con lineamientos que definan los tiempos de retención y la disposición final de agrupaciones (series y sus expedientes) y sus documentos electrónicos. Es decir, definir por cuánto tiempo se debería mantener un documento en el archivo y qué hacer con él cuando su ciclo de vida haya terminado.