Es la información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, es decir, cualquier información que se produce desde su origen a través de sistemas electrónicos.

Los documentos electrónicos cuentan con una estructura física que hace referencia al hardware, software y formato usados para su creación, y una estructura lógica que hace referencia al contenido, a los datos de identificación y a los metadatos con los que es creado el documento.

Corresponden al conjunto de información que se desea transmitir en el documento electrónico, sin importar su tipo.

Son los datos que describen el contexto, el contenido y la estructura de los documentos y su gestión a lo largo del tiempo (Norma ISO 15489-1). Los metadatos permiten identificar las características fundamentales del documento electrónico enmarcado en el contenido, la estructura y su gestión a lo largo del tiempo.

La autenticación es el mecanismo por medio del cual se puede verificar la identidad de un usuario, una aplicación o un documento electrónico. Los datos de autenticación y validación son los mecanismos usados para identificar al productor, asegurar la integridad y el no repudio del documento electrónico.

Son los datos que describen el contexto, el contenido y la estructura de los documentos y su gestión a lo largo del tiempo (Norma ISO 15489-1). Los metadatos permiten identificar las características fundamentales del documento electrónico enmarcado en el contenido, la estructura y su gestión a lo largo del tiempo.

El expediente debe contener cómo mínimo los siguientes elementos:

Los expedientes deben crearse a partir de las series o subseries documentales establecidas en las tablas de retención documental (Redirección a artículo de TRD) adaptadas por cada empresa, desde el primer momento en que se inicia un trámite o procedimiento hasta la finalización del mismo, durante todo su ciclo de vida.

Es la administración interna del expediente durante su etapa activa y se refiere a las acciones y operaciones que se realizan para darle trámite. La gestión debe vincular los expedientes físicos con los electrónicos, cuando estos existan; comprende operaciones tales como: incorporación de los documentos al expediente, la ordenación interna de los documentos, la foliación, control sobre los mismos, la generación del índice electrónico, y el inventario.

Cuando finalice el ciclo de vida del expediente, se deberá cerrar el expediente, actualizar el índice y firmarlo.
Si una vez cerrado el expediente, se requiere agregar documentos nuevos al expediente este debe poderse abrir nuevamente y regresar a gestión. Para lo anterior se deberá evaluar la posibilidad de generar un sub-expediente (segunda carpeta) que este asociado por metadatos al expediente principal ya cerrado.

Se debe contar con lineamientos que definan los tiempos de retención y la disposición final de agrupaciones (series y sus expedientes) y sus documentos electrónicos. Es decir, definir por cuánto tiempo se debería mantener un documento en el archivo y qué hacer con él cuando su ciclo de vida haya terminado.