Cómo archivar los documentos

¿Cómo archivar correctamente los documentos?

El éxito de una organización depende de qué tan bien administra sus documentos e información. Un aspecto de la administración efectiva de documentos es el archivo, si está desorganizado puede conducir a retrasos en las operaciones diarias, pérdida de información valiosa, problemas legales y clientes insatisfechos. Por eso hoy te contamos cómo archivar los documentos correctamente.

A continuación te damos 5 tips para archivar tus documentos de forma adecuada:

1. Depura los archivos innecesarios primero

Comienza por deshacerte de los archivos que han excedido los requisitos legales de retención. Piensa en la posibilidad de contratar un servicio de destrucción profesional donde todo el proceso de destrucción es manejado por profesionales seleccionados que siguen un estricto protocolo de cadena de custodia durante la recolección y la trituración, además proporcionan un certificado de destrucción después de que tus documentos son destruidos.

3. Asigna el espacio de almacenamiento apropiado

Rara vez se accede a la mayoría de los documentos en papel archivados antes de su destrucción, pero mientras tanto, deben almacenarse en un lugar donde estén debidamente protegidos y preservados. Los registros en papel son especialmente vulnerables a los daños permanentes causados por incendios, inundaciones y desastres naturales. Como resultado, el archivo debe realizarse en una instalación segura.

5. Digitaliza los archivos activos

La digitalización de tus archivos activos elimina las búsquedas que requieren mucho tiempo a través de múltiples cuartos y estanterías de archivos para un documento en especial. Con un sistema de gestión documental que permite la digitalización de documentos, se realiza un reconocimiento óptico de caracteres (OCR) durante la creación de imágenes para que tus archivos digitalizados puedan ubicarse rápidamente mediante búsquedas simples de palabras clave. De esta forma, los documentos activos estarán a solo un clic de distancia y no extraviados en tu cuarto de archivo.

2. Verifica los plazos de retención de registros

De acuerdo a la normatividad de archivo nacional, los documentos de archivo tienen una “vida útil” específica, por lo que es importante tener en cuenta las pautas de retención para asegurarse de que estás archivando durante el período de tiempo correcto. Antes de finalizar una política de retención de registros, busca el asesoramiento de un especialista en gestión documental que comprenda los matices y requisitos de cumplimiento relacionados.

4. Garantiza una recuperación rápida y precisa

Es posible que no necesites tus registros de archivo con mucha frecuencia, pero cuando lo hagas, su recuperación debe ser rápida y eficiente. Existen sistemas de gestión documental como SAIA, que te permiten realizar una búsqueda rápida y organizada de los registros archivados utilizando códigos QR que al ser leídos te permiten acceder a información detallada del documento y/o expediente como por ejemplo número de caja, estante, etc.

SAIA, proporciona múltiples soluciones de gestión de documentos, procesos e información que se adaptan a la necesidad de tu compañía. Haz clic en el siguiente enlace para solicitar una asesoría en gestión documental.

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