Sistema de gestión de documentos electrónicos

Conoce las 5 fases para implementar un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo

Según afirma el Archivo General de la Nación en uno de sus OVAS (Objeto Virtual de aprendizaje), para la implementación del Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo – SGDEA, es necesario trazar metas a corto, mediano y largo plazo que permitan alcanzar el logro de los objetivos planteados en el proyecto para lo cual se deben definir estrategias alineadas con las políticas globales de la entidad y sus necesidades.

  • 1. Fase de planeación

En esta fase se debe definir la estructura del desglose de trabajo a alto nivel, el alcance de la implementación del SGDEA, establecer sus objetivos, productos o entregables esperados, los riesgos y cuantificar el tiempo y los recursos que abarcará a partir del análisis de las necesidades de una entidad, hasta la finalización de los procesos implementados. A continuación se describen una serie de actividades que permitirán guiar y controlar el proyecto de implementación de un SGDEA.

Sistema de gestión de documentos electrónicos
  • 2. Fase de análisis

Comprende las actividades orientadas a conocer la estructura general de la entidad y a determinar la necesidad de información desde cuatro perspectivas: organizacional, normativo, tecnológico y documental. Cada uno de estos análisis se puede desarrollar en paralelo porque uno no influye sobre otro, sin embargo, si se complementan. Esta etapa es esencial, pues establece con precisión con qué cuenta la entidad y qué se necesita para implementar un SGDEA.

  • 3. Fase de diseño

En esta fase se define la estrategia de implementación del SGDEA, se hace el desglose de fases y se realiza una proyección generando un análisis de alternativas y soluciones garantizando la adquisición de una solución escalable, interoperable, segura, funcional y sostenible financiera y técnicamente.

  • 4. Fase de Implementación

Una vez se tiene claridad sobre qué procesos o procedimientos se van a automatizar dentro del SGDEA, y se han identificado las necesidades que se pretenden cubrir, se da inicio a la fase de implementación. Es recomendable hacer la implementación progresiva, garantizando escalabilidad, continuidad e interoperabilidad con lo implementado anteriormente. Cada nuevo proceso o procedimiento a implementar posee unas características particulares y obedece a unos requisitos funcionales, normativos, técnicos y tecnológicos puntuales; por tal motivo se hace necesario desarrollar actividades que faciliten su desarrollo, implementación y seguimiento.

  • 5. Fase de evaluación y monitoreo

En esta fase se definen las acciones que contribuyen a realizar seguimiento y monitoreo sobre las actividades de cada una de las fases del proyecto y su avance según su planificación. Esta fase es de vital importancia porque permite identificar y gestionar los riesgos, enumerar y evaluar los hitos importantes del proyecto SGDEA y documentar los cambios o ajustes que hayan surgido durante su implementación.

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