Conoce los Instrumentos Archivísticos

La gestión documental se desarrolla a partir de instrumentos archivísticos que facilitan el manejo optimizado de los documentos, su clasificación, categorización, verificación y ordenamiento al interior de las entidades. Garantiza tener un control detallado sobre los documentos, su destino, tratamiento y disposición final.

Los Instrumentos Archivísticos son definidos por el Archivo General de la Nación (AGN) como herramientas que tienen por objeto apoyar el adecuado desarrollo e implementación de la gestión documental y la función archivística. En el Decreto 2609 de 2012 se establecen como instrumentos archivísticos los siguientes:

  • CCD — Cuadro de Clasificación Documental

Refleja la jerarquización dada a la documentación producida por una institución. Se expresa en el listado de todas las series y susbseries documentales con su correspondiente codificación. Ver Ejemplo

  • TRD — Tabla de Retención Documental

Es el Instrumento que permite establecer cuáles son los documentos de una entidad, su necesidad e importancia en términos de tiempo de conservación y preservación y que debe hacerse con ellos una vez finalice su vigencia o utilidad. Está conformado por un listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Ver Ejemplo

  • PGD — Programa de Gestión Documental

Es el instrumento archivístico que formula y documenta el desarrollo sistemático de los procesos archivísticos encaminados a la gestión de la documentación de una entidad, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Ver Ejemplo

  • PINAR — Plan Institucional de Archivos de la Entidad

Permite la planeación de la función archivística, el cual se articula con los demás planes y proyectos estratégicos previstos por la entidad. Ver Ejemplo

  • FUID — Formato Único de Inventario Documental

Es un Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental. Ver Ejemplo

  • MR — Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos

Se encuentra establecido en el artículo 8 del Decreto 2609 de 2012. Es un Instrumento de planeación, el cual formula los requisitos funcionales y no funcionales de la gestión de documentos electrónicos de la entidad. Ver Ejemplo

  • BANTER — Bancos terminológicos de tipos, series y sub-series documentales

Instrumento archivístico que permite la normalización de los nombres de las series, subseries y tipos documentales a través de lenguajes controlados y estructuras terminológicas. Ver Ejemplo

  • TCA — Tablas de Control de Acceso

Instrumento para la identificación de las condiciones de acceso y restricciones que aplican a los documentos.


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