Ley General de Archivos


Conoce los 11 principios que rigen la Ley General de Archivos

La ley general de archivos regula las prácticas del archivo público, archivo privado de interés público y del archivo total. Se aprobó el 14 de julio del año 2000 con el objetivo de establecer las reglas y los principios generales que regulan la función archivística del Estado, también garantiza el derecho de acceso a la información, fortalece la transparencia, promueve la participación, propicia el control ciudadano y permite la construcción y conservación de la memoria histórica.

Los archivos que produces y custodias están protegidos por leyes, decretos y normas que establecen la forma correcta de llevar a cabo la función archivística dentro de las entidades, con el fin de promover la transparencia, manejo y orden de la información. La Ley 594 del 2000 o Ley General de Archivos es una de las principales leyes que regula y gestiona los deberes documentales y archivísticos dentro de una organización.

Los principios generales que rigen la función archivística son los siguientes:

  • Fines de los archivos:

El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia.

  • Importancia de los Archivos:

Los archivos son importantes para la administración y la cultura, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional.

  • Institucionalidad e instrumentalidad:

Los documentos institucionalizan las decisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestión administrativa, económica, política y cultural del Estado y la administración de justicia.

  • Responsabilidad:

Los servidores públicos son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos. Los particulares son responsables ante las autoridades por el uso de los mismos.

  • Dirección y coordinación de la función archivística:

El Archivo General de la Nación es la entidad del Estado encargada de orientar y coordinar la función archivística para contribuir a la eficiencia de la gestión del Estado y salvaguardar el patrimonio documental como parte integral de la riqueza cultural de la Nación.

  • Administración y acceso:

Es una obligación del Estado la administración de los archivos públicos y un derecho de los ciudadanos el acceso a los mismos, salvo las excepciones que establezca la ley.

  • Racionalidad:

Los archivos actúan como elementos fundamentales de la racionalidad de la administración pública y como agentes dinamizadores de la acción estatal. Así mismo, constituyen el referente natural de los procesos informativos de aquella.

  • Modernización:

El fortalecimiento de la infraestructura y la organización de sus sistemas de información, estableciendo programas eficientes y actualizados de administración de documentos y archivos que permiten a las entidades optimizar y automatizar los procesos de gestión documental.

  • Función de los archivos:

Los archivos en un Estado de Derecho cumplen una función probatoria, garantizadora y perpetuadora.

  • Manejo y aprovechamiento de los archivos:

El manejo y aprovechamiento de los recursos informativos de archivo responden a la naturaleza de la administración pública y a los fines del Estado y de la sociedad, siendo contraria cualquier otra práctica sustitutiva.

  • Interpretación:

Las disposiciones de esta ley y sus derechos reglamentarios se interpretarán de conformidad con la Constitución Política y los tratados o convenios internacionales que sobre la materia celebre el Estado colombiano.