Gestión documental electrónica

Los 5 problemas del trabajo remoto que se eliminan con gestión documental electrónica.

Casi ningún trabajador, ya sea que trabaje por cuenta propia o para una empresa, podría considerar el trabajo remoto sin la posibilidad de acceder a sus documentos y contenido cuando lo necesite, independientemente de dónde se encuentre, y es aquí donde entra la gestión documental electrónica.

Los sistemas de gestión de documentos ofrecen la plataforma tecnológica necesaria para llevar a cabo todas las tareas relacionadas con el acceso, la gestión y la administración de documentos, contenido y datos de propiedad de la empresa.

¿Qué problemas del teletrabajo minimizan los sistemas de gestión documental electrónica?

1. Autenticidad y seguridad de la información

Los sistemas de gestión de documentos garantizan que sólo los usuarios con un nombre de usuario y contraseña puedan ingresar al sistema. Además, el acceso dentro del sistema se controla según su perfil y la seguridad aplicada a cada contenido (carpeta, documento, registro, etc.). El contenido sensible puede ser encriptado y sujeto a una seguridad más estricta. Algunos sistemas también cuentan con firma electrónica integrada lo que permite:

  • Transparencia en los procesos.

  • Seguridad jurídica de las transacciones electrónicas.

  • Eficiencia y agilidad.

  • Posibilidad de servicios a distancia ya que no se requiere presencia física.

2. Comunicación con usuarios externos

Con estos sistemas de gestión documental, la organización podrá crear un portal para clientes o proveedores, donde estos grupos accederán a funcionalidades seleccionadas del administrador de documentos a través de una interfaz de usuario personalizada.

3. Comunicación y coordinación entre el personal

Uno de los inconvenientes del teletrabajo puede ser que la comunicación y la coordinación entre el personal se vuelven más complicadas porque no todos los trabajadores están en la oficina al mismo tiempo; sin embargo, esta situación puede abordarse utilizando las herramientas de comunicación disponibles en algunos sistemas de gestión de documentos, como comunicaciones digitales, chat en línea, entre otros.

4. Flujos de trabajo (Workflow)

Los sistemas de gestión de documentos también permiten la definición de los procesos de diferentes áreas de la organización a través de un flujo de trabajo, en este se definen los responsables involucrados en el proceso y las acciones que debe realizar cada uno, así como también se parametrizan notificaciones que se envían a los responsables. Estas herramientas garantizan el cumplimiento de las tareas al tiempo que protegen el cumplimiento normativo y legal.

5. Búsqueda de la información

Por otro lado, el motor de búsqueda del sistema proporciona una multitud de herramientas para buscar y encontrar la información que necesitamos. Podemos buscar por contenido ya que los extractores de texto son capaces de extraer cualquier palabra contenida en el archivo. Los usuarios podrán buscar por nombre, título, palabras clave, dependencia, quien proyecta, quien firma, rango de fechas, carpeta, tipo de contenido o incluso por metadatos.

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