que es un documento

Todos hemos oído la palabra documento, pero ¿realmente sabemos qué es un documento?

A todos se nos ha solicitado que enviemos documentos para realizar un trámite o simplemente para archivarlo como evidencia o memoria, pero ¿Sabes qué lo hace considerarse documento? ¿El uso que se le dará? ¿Los tipos de documentos que hay? No todos los documentos son escritos en papel, existen diferentes tipos de documentos y hoy te los presentaremos a lo largo de este artículo.

Un documento es la impresión de información o memorias en algún tipo de papel o recopilación digital que sirven para evidenciar sucesos o confirmar acciones. En los documentos pueden ir escritos que van desde una carta informativa hasta el menú de un restaurante o incluso una simple fotografía; básicamente sirven para plasmar información que se preservará a través del tiempo con el fin de que se pueda consultar en años posteriores.

Por otro lado, tenemos los documentos de archivo, este contiene información que puede ser utilizada por diferentes ciencias o situaciones; de acuerdo con el Archivo General de la Nación los documentos de archivo son el registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.

El Archivo General de la Nación indica que un documento debe permitir apreciar:

  • Quién lo ha producido.
  • En qué circunstancias.
  • En el esquema de qué procedimiento.
  • Con qué objeto.
  • A quién se destina.
  • Cuándo y cómo ha sido recibido.
  • Por qué vía ha llegado.

Los documentos ya no son solo un escrito físico o digital, existen diferentes tipos de documentos, entre estos están:

  • Según su formato:

Siglos atrás los documentos sólo eran considerados escritos en papel, pero gracias a la tecnología la información encontró nuevos formatos para ser preservada, permite la captura y el registro a través del tiempo; se han vuelto un aliado de múltiples ramas como el periodismo, ciencia, educación, judicial, etc., ya que ofrecen la oportunidad de documentar tanto procesos como eventos.

Visuales: Fotografías, dibujos, planos, mapas, esculturas, cuadros, etc.

tipos de documentos

Audiovisuales: Videos, películas, documentales, grabaciones digitales, CD, discos.

tipos de documentos

Escritos: libros, textos, monografías, investigaciones, registros, diarios, ensayos.

tipos de documentos
  • Según su uso:

Los documentos también permiten identificarnos como personas o demostrar acontecimientos importantes, sirven para demostrar al común que somos capaces de ejercer una profesión, conducir un auto o que algo nos pertenece.

  • Documentos públicos: Cédula de ciudadanía, pasaporte, licencia de conducir, título profesional, título de propiedad, contrato laboral, servicios públicos, libreta militar, acta de defunción, etc.
  • Documentos privados: Historias clínicas, poder notarial, permisos, etc.

Todos estos tipos de documentos tienen una misma finalidad “preservar la información”, para ello deben ser guardados para así conservarlos a través del tiempo, para esto se archivan en expedientes o archivadores sean físicos o digitales.

Esto nos lleva a otra pregunta, ¿sabemos lo que es un Archivo? Seguro piensas que lo sabes, todos tenemos una idea de que puede ser un archivo; sin embargo, déjanos traerte una definición más clara y de una entidad experta, el Archivo General de la Nación define un archivo como:

«Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos o como fuentes de historia».

Los archivos tienen 3 fases o etapas:

que es un documento
  • Gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa.
  • Central: Unidad que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante.
  • Histórico: Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestión, la documentación que por decisión del correspondiente Comité de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura.

Si quieres saber cómo archivar los documentos correctamente, te invitamos a hacer clic en el siguiente botón y conocer 5 tips para archivar los documentos:

Conocer más