Cómo manejar los Expedientes

Cómo manejar los Expedientes en tiempos de cuarentena

Por medio de la Circular Externa 001 de 2020, el Archivo General de Nación (AGN) señala los lineamientos que se deben tener en cuenta para la administración de expedientes y comunicaciones oficiales durante la pandemia COVID-19 y luego de que se levanten las medidas adoptadas por el Gobierno Nacional para la contención de la emergencia sanitaria.

¿Sabes qué debes tener presente sobre el manejo de expedientes y documentos durante una cuarentena? La situación actual por la pandemia Covid-19, obliga a los gobiernos a tomar medidas, por eso a continuación te contamos los puntos más importantes a tener en cuenta sobre la Circular Externa 001 de 2020:

Administración de Expedientes

Retiro de Expedientes

Evita el retiro de expedientes de las instalaciones físicas; salvo, cuando sea estrictamente necesario.

Elabora un protocolo

Elabora un protocolo donde se defina el traslado seguro de los documentos. El cual debe incluir: Registro en el FUID, elaboración del acta de entrega y actualización de la hoja de control.

Limpieza y desinfección

Una vez sea superada la emergencia sanitaria y los documentos retornen a las entidades, aplica un proceso de limpieza y desinfección.

Comunicaciones oficiales

Protocolos para el manejo de comunicaciones oficiales

Establece protocolos para el manejo de las comunicaciones oficiales, teniendo en cuenta:

a) Criterios de recepción, registro, horarios, distribución y entrega final.

b) Dar a conocer en la página web los canales oficiales de comunicación.

c) Asignación de responsables

Velar por la integridad de los expedientes

Los funcionarios deberán velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de los documentos que se encuentren a su cargo, así como garantizar su organización, conservación e incorporación a su respectiva carpeta, una vez sea superada la emergencia.

Firma de documentos

Definición de un proceso para la firma de documentos que garantice su originalidad, confiabilidad y seguridad jurídica para dar cumplimiento a las disposiciones normativas establecidas en la Ley 527 de 1999.

Valor probatorio

Para los procedimientos que requieran el uso de tecnologías, se deberán establecer metodologías que garantice el valor probatorio de los documentos que se llegaren a firmar.

Almacenamiento de documentos en expedientes

Una vez superada la emergencia, se deberán incorporar en sus respectivos expedientes los documentos originados, recibidos, tramitados y firmados durante la contingencia

Medios electrónicos para trámite y radicación

Para el trámite y radicación de documentos, se deberá disponer de medios electrónicos oficiales, así como habilitar, formularios electrónicos en el portal web, sedes electrónicas, líneas de atención y/o canales de comunicación digital.

Si no estás seguro del cumplimiento de estos lineamientos para la administración de expedientes durante la pandemia, te invitamos a que nos contactes y te contaremos cómo puedes dar cumplimiento a cada uno a través de una herramienta tecnológica.

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