Conservación de los archivos

Tips para la conservación de los archivos físicos y prolongar su durabilidad

El archivo General de la Nación (AGN) se encarga de establecer las normas y recomendaciones generales en materia de Gestión Documental y la conservación de archivos físicos. En esta ocasión te contaremos algunas recomendaciones a tener en cuenta para adecuar los espacios de tu organización para la conservación de archivos.

1. CONDICIONES AMBIENTALES:

Como bien sabemos, la mayoría de archivos físicos cuentan con soportes en formato papel, este tipo de material tiende a deteriorarse fácilmente con el tiempo y esto mismo sucede con otros soportes como fotografías, videos, audios, aunque estos últimos tienden a durar más tiempo, al final correrán la misma suerte, por esto es necesario que se almacenen de la manera adecuada, para así garantizar que duren por el mayor tiempo posible. 

Por lo anterior, es importante que los archivos cumplan con unas condiciones ambientales de almacenamiento como: la ventilación,  temperatura, humedad e iluminación, entre otros.

La guía para la conservación de documentos en soporte físico emitida por el AGN estipula las siguientes condiciones para el almacenamiento de soportes físicos:

Conservación de los archivos

  • Ventilación:

  • La ventilación interna debe permitir que las condiciones ambientales garanticen la conservación del documento.
  • La disposición de las unidades de conservación en los estantes, deberá permitir una adecuada ventilación a través de ellos.
  • No se recomienda la ubicación de archivos en espacios como sótanos que no cuenten con ventilación adecuada
Condiciones de Iluminación

  • Iluminación:

  • Evitar la incidencia de luz directa sobre documentación y contenedores.
  • Las instalaciones eléctricas deben estar por fuera del local de depósito en lo posible y deben estar en perfectas condiciones.
  • Los depósitos de archivo requieren iluminación adecuada para la conservación de los documentos, la radiación visible lumínica debe ser menor o igual a 100 lux
Conservación de los archivos

  • Temperatura:

  • Soporte en papel: 15°C a 20°C con una fluctuación diaria de 4°C.
  • Fotografías impresas: 15°C a 20°C. Para fotografía a color menor a 10°C.
  • Archivos de audio o video (grabaciones): 10°C y 18°C.
Conservación de los archivos

  • Humedad:

  • Soporte en papel: Entre 45% y 60% con una fluctuación diaria del 5%.
  • Fotografías impresas: Debe mantenerse entre 40% y 50%.
  • Fotografías a color: Debe mantenerse entre 25% y 35%.
  • Archivos de audio o video: Se recomienda mantenerla entre 40% y 50%.

2. UNIDADES DE CONSERVACIÓN:

Cada elemento de almacenamiento de los archivos juega un papel muy importante en su conservación, lo que nos lleva al segundo aspecto que debemos tener en cuenta para prolongar la permanencia de nuestros archivos: La unidad de conservación.

En este sentido, el AGN nos recomienda los siguientes tipos y materiales de conservación para garantizar la  durabilidad de los archivos:

  • Las carpetas para archivos de gestión deben ser elaboradas en yute en tamaño oficio, de mínimo 240 g/m2. Para archivos de conservación total y para transferencias secundarias, se utilizan las carpetas tipo cuatro (4) aletas en propalcote desacidificadas.

  • Utilizar gancho legajador plástico, ya que aquellos elaborados en materiales metálicos a largo plazo ocasionan deterioro a los soportes documentales.

  • Para el almacenamiento de las carpetas, se utilizan cajas referencia X-200.

  • No se deben utilizar pastas AZ o de argolla, anillados, que afecten la integridad física de los documentos en los Archivos en el largo plazo.

  • Las fotografías y negativos se almacenan en sobres individuales y en cajas de pH neutro (7) y nunca se emplean materiales plásticos.

  • Los disquetes, CD y DVD podrán contar con una unidad de conservación plástica en polipropileno u otro polímero químicamente estable y que no desprenda vapores ácidos. Cada unidad de conservación contendrá solo un disquete, CD o DVD.

3. SOPORTE:

En cuanto al soporte o medio físico en el cual se plasma el contenido o la información del documento, es importante tener presente las siguientes recomendaciones referentes al material y características:

  • Se recomienda la utilización de papelería con gramaje entre 75 y 90 g/m2, libre de ácido y exento de lignina, cuyo valor de pH esté en rango de acuerdo con los aspectos contemplados en la NTC 4436.

  • Las tintas de impresión deben poseer estabilidad química, ser insoluble en contacto con la humedad, no presentar modificación de color y no transmitir acidez al soporte. Se recomienda que la tinta para escribir debe ser un líquido uniforme, libre de sedimento, materiales en suspensión o elementos extraños; no debe presentar separación de componentes o coagulación.

  • No se recomienda utilizar micropuntas, resaltadores o esferos de tinta húmeda en los documentos de conservación total, pues la clase de colorantes y solventes que contienen son solubles en agua, tienden a expandirse, perder su coloración en corto tiempo y aún en condiciones estables de almacenamiento pueden presentar pérdida de legibilidad en la información, situación que además afecta la calidad de imagen en un eventual proceso de digitalización de la documentación.

Si quieres aprender más sobre la conservación de archivos, los tipos de documentos que existen, las fases de los archivos, cómo se deben almacenar los documentos, entre otros, te invitamos a hacer clic en el siguiente botón y ampliar la información al respecto:

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