MÓDULO DE CREACIÓN DE FORMATOS/PLANTILLAS

El Módulo de Creación de Formatos brinda autonomía a tu organización para diseñar y administrar plantillas internas que soporten la gestión documental. Permite estandarizar procesos, garantizar trazabilidad y facilitar la integración con el Sistema de Gestión de Calidad.

1. Creación y personalización de formatos

Diseña formatos internos adaptados a las necesidades de tu organización, asegurando uniformidad y control en cada documento generado.

2. Control y administración de formatos

Gestiona la estructura, permisos y consecutivos de cada formato para garantizar seguridad y trazabilidad en la creación de documentos internos.

3. Reportes estandarizados

El módulo permite generar reportes básicos y estandarizados que facilitan la auditoría, el análisis y la gestión documental de la organización.

Creación de formatos básicos de manera autónoma por usuarios administradores.
Inclusión de componentes predeterminados (ciudades, funcionarios, dependencias, expedientes).
Configuración de campos abiertos: listas desplegables, selección múltiple, texto, numéricos, etc.
Definición de encabezado, pie de página y cuerpo del documento.
Posibilidad de asociar formatos secundarios a un formato principal (estructura jerárquica).

Definición del tipo de consecutivo (propio o asociado a entrada/salida/interno).
Asignación de permisos de acceso para controlar quién puede crear documentos.
Administración centralizada de los formatos creados por la organización.
Visualización automática de campos como fecha, usuario creador y número de radicado.
Asocia al Sistema de Gestión de Calidad en SAIA® para fortalecer procesos internos.

Generación de reportes básicos con campos seleccionados como columnas.
Creación automática de filtros de búsqueda según los campos definidos.
Almacenamiento de formatos en expedientes según Tablas de Retención Documental (TRD).
Publicación web de formatos para habilitar su diligenciamiento en línea.
Visualización clara y organizada de la información para toma de decisiones.

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Los usuarios opinan de nuestro producto y servicio

“Otro proceso que mejoró fue el reporte de los contratos, porque a través de este reporte podemos tener una trazabilidad y un mayor control de aquellos contratos que terminaron pero que aún faltan por realizar acta de terminación, además de poder verificar cada uno de sus tipos documentales.”

Milena Muñoz, RUTA N

“El aplicativo es funcional en un ambiente Web. Permite realizar integraciones mediante Servicios WEB. Destaco mucho el servicio de los ingenieros que atienden siempre con la mejor disposición.”

Christian Franco, GRUPO COOMEVA

“Desde que comenzamos la relación con SAIA, sentimos mucha afinidad con su personal y sentimos que estábamos contratando a un aliado competente y cercano. El nivel de servicio de ellos es muy bueno y siempre se preocupan por atender en detalle las necesidades de sus clientes. El hecho de poder personalizar la herramienta a nuestras necesidades es un gran valor agregado que brinda SAIA. La herramienta nos ha parecido muy amigable, versátil y lo mejor de todo, nos ha traído mucha eficiencia operativa en los procesos”

Sebastián Arrubla, INCOLMOTOS YAMAHA

“Es una herramienta de aplicación sencilla, de fácil implementación y manejo. El software se ajusta a los lineamientos del AGN, su plataforma web permite el uso desde cualquier lugar donde se tenga acceso a internet y permite escalabilidad e integración con otros sistemas.”

Luz Mary Ciro, UNIVERSIDAD DE CATÓLICA DE MANIZALES

“Siempre que acudo por correo o por vía telefónica, encuentro en el equipo de soporte SAIA cordialidad, personal comprometido y muy profesional, con capacidad resolutiva para todas nuestras necesidades.”

Luis Fernando Cordoba, Superpack

“SAIA se ha convertido en unos de nuestros principales aliados para optimizar nuestras operaciones a nivel administrativo y técnico, nos ayuda cada día a ser mejores en lo que hacemos y a convertirnos en una compañía de calidad y a nivel de las grandes empresas Internacionales.”

Jenny Alexandra Caro, CONHYDRA

“No existía la opción de realizar trazabilidad en tiempo real, ni consolidados automatizados de las solicitudes de la comunidad. Ahora tenemos control, preservación de la información y orden lógico.”

Luz Stella Hurtado, ALCALDIA DE SANTA ROSA

“Nuestra experiencia desde la parte de Gestión Documental usando la herramienta SAIA ha sido satisfactoria, es un software muy amigable , fácil de entender, muy funcional y nos ofrece muchas herramientas que se adaptan a nuestras necesidades.”

Ricardo Martín, TRANSMETRO

“En cuanto a la atención del personal de la empresa y dentro de los procesos que he participado me parece que son diligentes, abiertos a escuchar e interactuar con el cliente y siempre con disposición de cumplir dentro de los términos establecidos.”

Mauricio Alejandro Restrepo, CARDER