MÓDULO GESTIÓN DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Cree documentos desde plantillas o Microsoft Word con consecutivos automáticos y clasificación. Gestione flujos de aprobación, firmas electrónicas, vencimientos y trazabilidad completa del ciclo documental.

1. Creación

Configure plantillas corporativas estandarizadas o use documentos de Word. Defina metadatos, consecutivos automáticos y tipos documentales para mantener una estructura documental uniforme.

2. Flujos de Aprobación

Establezca rutas de aprobación multinivel con roles y responsables específicos. Configure tiempos de respuesta, recordatorios automáticos y validaciones con firma electrónica en cada etapa.

3. Codificación y Envío

Asigne códigos únicos al documento aprobado y distribúyalo automáticamente a los destinatarios. Archive digitalmente con índices de búsqueda y mantenga trazabilidad completa de consultas y accesos.

Diseño de plantillas corporativas con imagen institucional y campos predefinidos
Asistencia de inteligencia artificial para la redacción de contenidos en sus documentos
Configuración de tipos documentales con metadatos y numeración automática
Control de versiones y compatibilidad con formatos Word, PDF y Web
Repositorio centralizado de plantillas con control de acceso basado en roles

Configuración de flujos secuenciales o paralelos con roles específicos.
Sistema de notificaciones y alertas de vencimiento automáticas.
Validación mediante firma electrónica en cada nivel de aprobación.
Registro de comentarios y ajustes solicitados en cada etapa.
Dashboards de seguimiento y control de tiempos de respuesta.

Asignación automática de códigos y radicados según clasificación documental.
Distribución multicanal a destinatarios internos y externos.
Indexación para búsqueda y trazabilidad completa de accesos.
Integración con correo electrónico y sistemas de correspondencia.
Reportes de distribución y confirmación de recepción.

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desde un DEMO o una sesión corta de preguntas.

Los usuarios opinan de nuestro producto y servicio

“Otro proceso que mejoró fue el reporte de los contratos, porque a través de este reporte podemos tener una trazabilidad y un mayor control de aquellos contratos que terminaron pero que aún faltan por realizar acta de terminación, además de poder verificar cada uno de sus tipos documentales.”

Milena Muñoz, RUTA N

“El aplicativo es funcional en un ambiente Web. Permite realizar integraciones mediante Servicios WEB. Destaco mucho el servicio de los ingenieros que atienden siempre con la mejor disposición.”

Christian Franco, GRUPO COOMEVA

“Desde que comenzamos la relación con SAIA, sentimos mucha afinidad con su personal y sentimos que estábamos contratando a un aliado competente y cercano. El nivel de servicio de ellos es muy bueno y siempre se preocupan por atender en detalle las necesidades de sus clientes. El hecho de poder personalizar la herramienta a nuestras necesidades es un gran valor agregado que brinda SAIA. La herramienta nos ha parecido muy amigable, versátil y lo mejor de todo, nos ha traído mucha eficiencia operativa en los procesos”

Sebastián Arrubla, INCOLMOTOS YAMAHA

“Es una herramienta de aplicación sencilla, de fácil implementación y manejo. El software se ajusta a los lineamientos del AGN, su plataforma web permite el uso desde cualquier lugar donde se tenga acceso a internet y permite escalabilidad e integración con otros sistemas.”

Luz Mary Ciro, UNIVERSIDAD DE CATÓLICA DE MANIZALES

“Siempre que acudo por correo o por vía telefónica, encuentro en el equipo de soporte SAIA cordialidad, personal comprometido y muy profesional, con capacidad resolutiva para todas nuestras necesidades.”

Luis Fernando Cordoba, Superpack

“SAIA se ha convertido en unos de nuestros principales aliados para optimizar nuestras operaciones a nivel administrativo y técnico, nos ayuda cada día a ser mejores en lo que hacemos y a convertirnos en una compañía de calidad y a nivel de las grandes empresas Internacionales.”

Jenny Alexandra Caro, CONHYDRA

“No existía la opción de realizar trazabilidad en tiempo real, ni consolidados automatizados de las solicitudes de la comunidad. Ahora tenemos control, preservación de la información y orden lógico.”

Luz Stella Hurtado, ALCALDIA DE SANTA ROSA

“Nuestra experiencia desde la parte de Gestión Documental usando la herramienta SAIA ha sido satisfactoria, es un software muy amigable , fácil de entender, muy funcional y nos ofrece muchas herramientas que se adaptan a nuestras necesidades.”

Ricardo Martín, TRANSMETRO

“En cuanto a la atención del personal de la empresa y dentro de los procesos que he participado me parece que son diligentes, abiertos a escuchar e interactuar con el cliente y siempre con disposición de cumplir dentro de los términos establecidos.”

Mauricio Alejandro Restrepo, CARDER