MÓDULO DE GESTIÓN DE ARCHIVO Y ALMACENAMIENTO

Administra y controla Física y Electrónicamente los inventarios documentales en sus diferentes estados (Gestión, Central, Histórico).

1. Archivo en Gestión

Gestiona y tramita los documentos correspondientes a asuntos pendientes. Permite la consulta administrativa por las oficinas que se requieran por parte de la organización.

2. Archivo Central

Agrupa los documentos transferidos por los diferentes archivos de gestión de la organización, una vez finalizado su trámite, que siguen siendo urgentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general.

3. Archivo Histórico

Reúne y administra toda la documentación que ha sido transferida desde el archivo central, la cual debe conservarse permanentemente dado el valor que cobra para la investigación, la ciencia y la cultura.

Creación de expedientes físicos y digitales de acuerdo las TRD.
Controla el ingreso de los documentos a los expedientes según su tipología.
Controles de Acceso y Consulta.
Apertura y cierre de los expedientes.
Alertas de cumplimiento en tiempos de retención.

Busca de forma avanzada los Inventarios documentales dentro del archivo.
Establece controles de Acceso según los perfiles.
Realiza de forma controlada el préstamo de expedientes físicos y electrónicos.
Registra las acciones preventivas y correctivas de los espacios físicos de custodia.
Utiliza los reportes y remisiones de envío y recepción a custodias por parte de terceros.

Búsqueda avanzada de los inventarios documentales.
Controles de acceso a la información según perfil del usuario.
Distribución de documentos con comprobación de entrega física y digital por parte de sus involucrados.
Préstamos de expedientes físicos y electrónicos
Administra las rutas de distribución con prioridad para optimizar los recorridos.

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Los usuarios opinan de nuestro producto y servicio

“Otro proceso que mejoró fue el reporte de los contratos, porque a través de este reporte podemos tener una trazabilidad y un mayor control de aquellos contratos que terminaron pero que aún faltan por realizar acta de terminación, además de poder verificar cada uno de sus tipos documentales.”

Milena Muñoz, RUTA N

“El aplicativo es funcional en un ambiente Web. Permite realizar integraciones mediante Servicios WEB. Destaco mucho el servicio de los ingenieros que atienden siempre con la mejor disposición.”

Christian Franco, GRUPO COOMEVA

“Desde que comenzamos la relación con SAIA, sentimos mucha afinidad con su personal y sentimos que estábamos contratando a un aliado competente y cercano. El nivel de servicio de ellos es muy bueno y siempre se preocupan por atender en detalle las necesidades de sus clientes. El hecho de poder personalizar la herramienta a nuestras necesidades es un gran valor agregado que brinda SAIA. La herramienta nos ha parecido muy amigable, versátil y lo mejor de todo, nos ha traído mucha eficiencia operativa en los procesos”

Sebastián Arrubla, INCOLMOTOS YAMAHA

“Es una herramienta de aplicación sencilla, de fácil implementación y manejo. El software se ajusta a los lineamientos del AGN, su plataforma web permite el uso desde cualquier lugar donde se tenga acceso a internet y permite escalabilidad e integración con otros sistemas.”

Luz Mary Ciro, UNIVERSIDAD DE CATÓLICA DE MANIZALES

“Siempre que acudo por correo o por vía telefónica, encuentro en el equipo de soporte SAIA cordialidad, personal comprometido y muy profesional, con capacidad resolutiva para todas nuestras necesidades.”

Luis Fernando Cordoba, Superpack

“SAIA se ha convertido en unos de nuestros principales aliados para optimizar nuestras operaciones a nivel administrativo y técnico, nos ayuda cada día a ser mejores en lo que hacemos y a convertirnos en una compañía de calidad y a nivel de las grandes empresas Internacionales.”

Jenny Alexandra Caro, CONHYDRA

“No existía la opción de realizar trazabilidad en tiempo real, ni consolidados automatizados de las solicitudes de la comunidad. Ahora tenemos control, preservación de la información y orden lógico.”

Luz Stella Hurtado, ALCALDIA DE SANTA ROSA

“Nuestra experiencia desde la parte de Gestión Documental usando la herramienta SAIA ha sido satisfactoria, es un software muy amigable , fácil de entender, muy funcional y nos ofrece muchas herramientas que se adaptan a nuestras necesidades.”

Ricardo Martín, TRANSMETRO

“En cuanto a la atención del personal de la empresa y dentro de los procesos que he participado me parece que son diligentes, abiertos a escuchar e interactuar con el cliente y siempre con disposición de cumplir dentro de los términos establecidos.”

Mauricio Alejandro Restrepo, CARDER