MÓDULO GESTIÓN DE CORRESPONDENCIA Y COMUNICACIONES

Gestiona y haz seguimiento de toda la correspondencia que entra, sale y circula al interior de la organización en tan solo tres sencillos pasos.

1. Registro

A través de la ventanilla se registran los documentos, adquiriendo automáticamente la fecha y hora de ingreso o salida.

2. Digitalización

Luego de realizar el registro de la información permite la digitalización de los folios desde cualquier dispositivo de captura.

3. Distribución

El documento inicia su ruta de distribución física y digital permitiendo el seguimiento y respaldo de entrega.

Creación de múltiples ventanillas y puntos de recepción y despacho de correspondencia.
Impresión de stickers con número de consecutivo e identificación QR.
Ventanilla física y virtual de recepción de trámites y documentos.
Integración con correo electrónico para recepcionar y enviar.

Digitalización desde todo dispositivo de captura de imágenes (escáner, móvil, etc.)
Digitalización en formato de imagen y PDF/A.
Búsqueda sobre el contenido de los documentos al hacer reconocimiento de caracteres(OCR).
Clasificación de los documentos en tipos documentales y expedientes.

Control de los mensajeros internos y externos con asignación de sedes y rutas preestablecidas.
Trazabilidad documental desde su recepción hasta su entrega final.
Distribución de documentos con comprobación de entrega física y digital.
Administración de las rutas de distribución con priorización para optimizar recorridos.

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desde un DEMO o una sesión corta de preguntas.

Los usuarios opinan de nuestro producto y servicio

“Otro proceso que mejoró fue el reporte de los contratos, porque a través de este reporte podemos tener una trazabilidad y un mayor control de aquellos contratos que terminaron pero que aún faltan por realizar acta de terminación, además de poder verificar cada uno de sus tipos documentales.”

Milena Muñoz, RUTA N

“El aplicativo es funcional en un ambiente Web. Permite realizar integraciones mediante Servicios WEB. Destaco mucho el servicio de los ingenieros que atienden siempre con la mejor disposición.”

Christian Franco, GRUPO COOMEVA

“Desde que comenzamos la relación con SAIA, sentimos mucha afinidad con su personal y sentimos que estábamos contratando a un aliado competente y cercano. El nivel de servicio de ellos es muy bueno y siempre se preocupan por atender en detalle las necesidades de sus clientes. El hecho de poder personalizar la herramienta a nuestras necesidades es un gran valor agregado que brinda SAIA. La herramienta nos ha parecido muy amigable, versátil y lo mejor de todo, nos ha traído mucha eficiencia operativa en los procesos”

Sebastián Arrubla, INCOLMOTOS YAMAHA

“Es una herramienta de aplicación sencilla, de fácil implementación y manejo. El software se ajusta a los lineamientos del AGN, su plataforma web permite el uso desde cualquier lugar donde se tenga acceso a internet y permite escalabilidad e integración con otros sistemas.”

Luz Mary Ciro, UNIVERSIDAD DE CATÓLICA DE MANIZALES

“Siempre que acudo por correo o por vía telefónica, encuentro en el equipo de soporte SAIA cordialidad, personal comprometido y muy profesional, con capacidad resolutiva para todas nuestras necesidades.”

Luis Fernando Cordoba, Superpack

“SAIA se ha convertido en unos de nuestros principales aliados para optimizar nuestras operaciones a nivel administrativo y técnico, nos ayuda cada día a ser mejores en lo que hacemos y a convertirnos en una compañía de calidad y a nivel de las grandes empresas Internacionales.”

Jenny Alexandra Caro, CONHYDRA

“No existía la opción de realizar trazabilidad en tiempo real, ni consolidados automatizados de las solicitudes de la comunidad. Ahora tenemos control, preservación de la información y orden lógico.”

Luz Stella Hurtado, ALCALDIA DE SANTA ROSA

“Nuestra experiencia desde la parte de Gestión Documental usando la herramienta SAIA ha sido satisfactoria, es un software muy amigable , fácil de entender, muy funcional y nos ofrece muchas herramientas que se adaptan a nuestras necesidades.”

Ricardo Martín, TRANSMETRO

“En cuanto a la atención del personal de la empresa y dentro de los procesos que he participado me parece que son diligentes, abiertos a escuchar e interactuar con el cliente y siempre con disposición de cumplir dentro de los términos establecidos.”

Mauricio Alejandro Restrepo, CARDER