MÓDULO GESTIÓN DE ACTAS DE REUNIÓN

Administra y haz gestión de las Actas de reunión de tu organización y todo el contenido correspondiente a agendas, temas, tareas asociadas a responsables, alertas, confirmación de asistencia y más.

Agendamiento de Reunión

Cuando realizas el agendamiento, el sistema envía las invitaciones vía email a los integrantes internos y externos de la organización.

Gestión de las Actas y Tareas

Permite que los integrantes de la reunión participen en línea para ver el contenido del acta y participar en procesos de decisión a través del sistema de votaciones.

Reportes e Indicadores

Realiza el seguimiento desde la creación del acta hasta su cierre a través de reportes e indicadores que te mostrarán en tiempo real el estado de cada acta y/o tarea.

Agenda la reunión e integra el agendamiento con Google Calendar y Outlook y otras aplicaciones.
Invita personas de tu organización o externas a ella para que participen
Permite confirmación de asistencia de los invitados y agendamiento en sus calendarios personales

Control de asistencia de invitados y asignación del Presidente y Secretario.
Expedientes digitales para la Organización de Actas
Aprobación del Acta en línea por parte del Presidente y Secretario.
Asignación de tareas y tiempos límites de respuesta

Tareas pendientes, vencidas, en proceso por cada responsable.
Notificaciones y alertas automáticas ante cada novedad o actualización de tareas sobre las Actas.
Consulta de las Actas generadas por diferentes criterios de búsqueda.
Reporte de Actas por área según su estado

Beneficios de tener un software para la gestión de las actas de reunión

Estandariza tus actas de reunión

Estandariza las Actas de tu organización a través de plantillas preestablecidas, agilizando la gestión del trámite.

Centraliza la información de las actas

Olvídate de tener la información aislada, encuentra todas las actas de reunión en un mismo lugar y controla quien accede a la información.

Colabora con tu equipo y clientes

Asigna los compromisos del acta a responsables internos y externos, notificando automáticamente por email.

Firma de manera segura y electrónica

No pierdas tiempo al imprimir y escanear documentos que alguien tiene que firmar. En su lugar, haz que los firmen de forma electrónica.

Reduce los tiempos de búsqueda

Optimiza tiempo facilitando la búsqueda de información utilizando filtros como palabras clave, fecha, funcionario, etc.

Facilita el control y seguimiento

Accede a reportes de las actas y compromisos haz seguimiento al cumplimiento de los mismo, permitiendo su centralización y gestión.

¿Te gustaría una demostración en vivo?

Puedes elegir el tipo de contacto que más se te ajuste,
desde un DEMO o una sesión corta de preguntas.

Los usuarios opinan de nuestro producto y servicio

“Otro proceso que mejoró fue el reporte de los contratos, porque a través de este reporte podemos tener una trazabilidad y un mayor control de aquellos contratos que terminaron pero que aún faltan por realizar acta de terminación, además de poder verificar cada uno de sus tipos documentales.”

Milena Muñoz, RUTA N

“El aplicativo es funcional en un ambiente Web. Permite realizar integraciones mediante Servicios WEB. Destaco mucho el servicio de los ingenieros que atienden siempre con la mejor disposición.”

Christian Franco, GRUPO COOMEVA

“Desde que comenzamos la relación con SAIA, sentimos mucha afinidad con su personal y sentimos que estábamos contratando a un aliado competente y cercano. El nivel de servicio de ellos es muy bueno y siempre se preocupan por atender en detalle las necesidades de sus clientes. El hecho de poder personalizar la herramienta a nuestras necesidades es un gran valor agregado que brinda SAIA. La herramienta nos ha parecido muy amigable, versátil y lo mejor de todo, nos ha traído mucha eficiencia operativa en los procesos”

Sebastián Arrubla, INCOLMOTOS YAMAHA

“Es una herramienta de aplicación sencilla, de fácil implementación y manejo. El software se ajusta a los lineamientos del AGN, su plataforma web permite el uso desde cualquier lugar donde se tenga acceso a internet y permite escalabilidad e integración con otros sistemas.”

Luz Mary Ciro, UNIVERSIDAD DE CATÓLICA DE MANIZALES

“Siempre que acudo por correo o por vía telefónica, encuentro en el equipo de soporte SAIA cordialidad, personal comprometido y muy profesional, con capacidad resolutiva para todas nuestras necesidades.”

Luis Fernando Cordoba, Superpack

“SAIA se ha convertido en unos de nuestros principales aliados para optimizar nuestras operaciones a nivel administrativo y técnico, nos ayuda cada día a ser mejores en lo que hacemos y a convertirnos en una compañía de calidad y a nivel de las grandes empresas Internacionales.”

Jenny Alexandra Caro, CONHYDRA

“No existía la opción de realizar trazabilidad en tiempo real, ni consolidados automatizados de las solicitudes de la comunidad. Ahora tenemos control, preservación de la información y orden lógico.”

Luz Stella Hurtado, ALCALDIA DE SANTA ROSA

“Nuestra experiencia desde la parte de Gestión Documental usando la herramienta SAIA ha sido satisfactoria, es un software muy amigable , fácil de entender, muy funcional y nos ofrece muchas herramientas que se adaptan a nuestras necesidades.”

Ricardo Martín, TRANSMETRO

“En cuanto a la atención del personal de la empresa y dentro de los procesos que he participado me parece que son diligentes, abiertos a escuchar e interactuar con el cliente y siempre con disposición de cumplir dentro de los términos establecidos.”

Mauricio Alejandro Restrepo, CARDER