El presente documento establece la política de tratamiento de datos e información que aplica la empresa CERO K S.A.S. actuando como persona jurídica, de carácter privado en cumplimiento de la normatividad vigente.

CERO K S.A.S, como empresa que garantiza la protección de derechos como habeas data, la privacidad, la intimidad, el buen nombre, la imagen, la transparencia y la libertad de los datos personales naturales que se encuentran en nuestra base de datos, con tal propósito todas las actuaciones y políticas de tratamiento de datos se regirán por los principios de buena fe, derecho, garantías y procedimientos previstos en nuestra constitución nacional, ley 1581 de 2012, el decreto 1377 de 2013 y decreto único 1074 de 2015, como desarrollar el principio constitucional de conocer, actualizar y rectificar todo tipo de información recogida o que haya sido objeto de tratamiento de datos personales de bases de datos, requiere obtener su autorización, para que de manera libre, previa, expresa, voluntaria, y debidamente informada, permita a todas nuestras áreas, recolectar, recaudar, almacenar, usar, circular, suprimir, procesar, compilar, intercambiar, dar tratamiento, actualizar y disponer de los datos que han sido suministrados y que se han incorporado en nuestra base de datos. Dicha autorización se da a través de formalización de documento legal que contenga el tratamiento de datos e información, como contratos entre CERO K S.A.S. y terceros o a través de formato preestablecido por una de las partes.

• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Base de datos: Conjunto de datos personales organizados sistematizadamente para su tratamiento.
• Autorización: Consentimiento expreso, previo e informado del titular del dato personal, para llevar a cabo un tratamiento.
• Tratamiento: Operaciones o actividades que se pueden realizar con los datos personales, entre las cuales se encuentran: la recolección, uso, copia, transferencia, transmisión o supresión, entre otras.
• Datos sensibles: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
• Aplicativo: Hace referencia al software SAIA ®, Software de Gestión Documental y Procesos.

Es la sociedad CERO K S.A.S., identificada con NIT 900.031.421-5 y con los siguientes datos de contacto:

Dirección: Carrera 31 No 84-20 Pereira – Risaralda

Teléfono: PBX: (+57) 606 3387830

E-Mail: juridica@saiasoftware.com – info@saiasoftware.com

Web: https://www.saiasoftware.com/peticiones-quejas-reclamos/

La responsabilidad en el tratamiento de los datos personales en CERO K está en cabeza de todos los empleados, al interior de cada área deberán adoptar las reglas y procedimientos para la aplicación y cumplimiento de la norma, dada su condición de custodios de la información personal que está contenida en los sistemas de información de CERO K.

CERO K ha designado el área de Administrativa como responsable del cumplimiento de esta política y estará atenta para resolver peticiones, consultas, y reclamos y para realizar cualquier actualización, rectificación, supresión y revocatoria de autorización de manejo de datos personales, a través de los canales dispuestos para tal efecto.

La información suministrada por el titular será incluida en nuestras bases de datos, con el fin de suministrar un buen servicio a nuestros clientes, lograr relaciones más efectivas, ágiles y seguras con los titulares y para estar en contacto en caso de existir riesgo frente a la protección de los datos, entre otras finalidades relacionadas con el desarrollo de nuestra actividad comercial. En este orden de ideas, cada base de datos tendrá la finalidad que a continuación se describe, dependiendo de quién sea el respectivo titular incluyendo, pero no se limita a las siguientes bases de datos:

Base de datos – Empleados, exempleados y aspirantes:

• Almacenamiento de información de contacto y perfil de todos los empleados directos de CERO K.
• Verificar, comparar y evaluar las competencias laborales y personales de los trabajadores.
• Entregar información a terceros encargados de procesos de evaluación, entrenamiento, certificación, y demás procesos requeridos en el desarrollo de la relación laboral.
• Envío de comunicaciones relacionadas con asuntos laborales y de interés de CERO K.
• Ubicación ágil  de contactos familiares y personales del trabajador en caso de emergencia.
• Pago de nómina, obligaciones legales y extralegales, vencimientos, prórrogas y preavisos.
• Realización de programas y/o celebraciones del área de recursos humanos.
• Envío de información a las entidades de seguridad social y parafiscal.

Bases de datos – Proveedores:

• Efectuar actividades de compras de bienes y servicios para CERO K.
• Notificación de cancelación de obligaciones a los proveedores de CERO K.
• Informar sobre el requerimiento de nuevos productos, servicios o cambios en los ya existentes.
• En general mantener una comunicación constante y fluida para todos los temas relacionados con el objeto contractual del contrato comercial que vincula a las partes.

Base de datos – Clientes:

• Esta base de datos corresponde a la información de los clientes de CERO K, es decir corresponde a aquellas personas naturales que acceden a los diferentes servicios de SAIA ®.
• Efectuar las ventas de bienes y/o servicios, incluyendo el proceso de facturación electrónica.
• Enviar propuestas comerciales y cierre de negociaciones.
• Mejorar y desarrollar nuestros productos.
• Cobros, envío de facturación y temas contables.
• En general mantener una comunicación constante y fluida para todos los temas relacionados con el objeto del contrato comercial que vincule a las partes.

En general:

• Remitir información relacionada con CERO K a sus clientes, proveedores, empleados y demás titulares de los datos personales.
• Para acatar las órdenes de suministro de información que deba cumplir CERO K por mandato legal, por decisión judicial o de autoridad competente.
• Estar en contacto con el titular del Dato Personal en caso de existir riesgo frente a la protección de sus Datos Personales.
• Otras actividades que sean sujetas al desarrollo del objeto social de CERO K y en las cuales necesariamente deban ser usados los Datos Personales del titular.

La información y datos suministrados podrán ser objeto de transmisión y/o transferencia a terceros países, para la ejecución de las actividades relacionadas con la sociedad y/o con el tratamiento antes descrito.

Los datos personales que obtiene y almacena CERO K, son suministrados voluntaria y directamente por sus titulares, a través de contacto personal, llamadas telefónicas, registro en formulario web, celebración de contratos o correos electrónicos.

La información se obtiene de forma directa mediante inscripción de formulario a través de la página web, aplicación web, o aplicación móvil y finalmente se configura la cuenta, en todos los casos queda consignado en servidores especializados de AWS (Amazon Web Services) y Servicios de Google que cuentan con toda la infraestructura para garantizar la seguridad de la información. En la recolección de la información el cliente expresa la autorización de recolección de sus datos personales por parte de CERO K de acuerdo con los fines establecidos en la presente política publicada en la página web www.saiasoftware.com y en la respectiva aplicación.

Los datos personales almacenados por CERO K dependen de la relación directa o indirecta que el titular tenga con aquella, para la cual podrá ser necesario obtener por parte del titular su nombre, identificación, dirección, número telefónico, correo electrónico, fecha de nacimiento, ocupación, estado civil, grado de escolaridad, salario, afiliación al sistema de seguridad social, información financiera y de pago, entre otras. Información que será usada para la finalidad descrita en la presente política de privacidad y de protección de datos personales.

• Dar garantía de manera efectiva al Titular de los Datos Personales para el ejercicio de sus derechos conforme a la Ley 1581 de 2012 y Decreto 1377 de 2013. 
• Solicitar y conservar prueba de la respectiva autorización emitida por el Titular de los Datos Personales para el tratamiento de sus datos.
• Informar al Titular de los Datos Personales sobre la finalidad para el tratamiento de sus datos y las políticas de protección que se han adoptado para estos. 
• Conservar los Datos Personales según la finalidad para la cual fueron recolectados y bajo las condiciones de seguridad apropiadas, las cuales pretendan evitar la adulteración, pérdida, consulta, uso o el acceso no autorizado por parte de personas ajenas a la información
• Actualizar los Datos Personales conforme a las indicaciones o solicitudes que sean requeridas por el titular de la información. 
• Rectificar los Datos Personales cuando se encuentren incorrectos. 
• Dar trámite y respuesta a las consultas y reclamos en los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013. 
• Mantener actualizado el estado de los Datos Personales cuando determinada información se encuentre en estado de discusión por parte del Titular. 
• Implementar las medidas de seguridad de datos personales, atendiendo las instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio (en adelante SIC) en la materia.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos impartidos por la SIC. 
• Y, en general, dar tratamiento de los datos personales de conformidad con la autorización dada por sus titulares y atendiendo los propósitos y finalidades establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013.

En los términos de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, los derechos que le asiste al titular de los Datos Personales y ante su falta absoluta, a sus causahabientes, son los siguientes:

• Derecho a consultar sus datos personales en forma gratuita y a conocer si los mismos están siendo objeto de cualquier tratamiento por la sociedad responsable.  
• Derecho a solicitar en cualquier tiempo la actualización, rectificación y supresión de sus datos personales.
• Derecho a revocar en cualquier tiempo la autorización dada al responsable para el tratamiento de sus datos personales.
• Derecho a solicitar en cualquier tiempo prueba que acredite la existencia de la autorización al responsable para el tratamiento de sus datos personales.
• Derecho a presentar ante la SIC quejas por infracciones a la Ley 1581 de 2012 y demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
• Derecho a ser informado por parte de CERO K sobre el uso de sus Datos Personales.
• Los demás derechos que le asisten en la Legislación Nacional.

• Suministrar los datos personales y/o sensibles en forma veraz, exacta, completa y oportuna.
• Ejercer los derechos conferidos por la ley en debida forma, sin abuso alguno.
• Actualizar los datos personales suministrados.

CERO K por medio de la “Autorización para el Tratamiento de Datos Personales” ha adoptado procedimientos para solicitarle al usuario, a más tardar en el momento de la recolección de sus datos personales, su autorización para el Tratamiento de los mismos e informarle las finalidades específicas del Tratamiento para las cuales se obtiene su consentimiento.

Al crear su cuenta en el aplicativo SAIA ®, al realizar llamada telefónica, enviar correo electrónico, entre otros, el usuario autoriza a CERO K a recolectar, suministrar, transferir, transmitir, analizar, verificar y usar sus datos personales y/o empresariales, datos financieros, contables, y en general aquellos datos relacionados con el giro ordinario de su negocio.

Para los datos recolectados con antelación a la expedición del Decreto 1377 de 2013, en caso de no recibir manifestación por parte del titular, la entidad entenderá que está autorizado para continuar con el tratamiento de sus Datos Personales, hasta que el titular de los datos no se manifieste expresamente en forma contraria, conforme al artículo 10 numeral 4 del Decreto 1377 de 2013. 

El titular de la información podrá en cualquier momento acceder a los datos suministrados, así como solicitar la corrección de estos, actualizarlos, suprimirlos o solicitar la revocación de la autorización, en los términos de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, para lo cual podrá utilizar los siguientes canales de atención:

Dirección: Carrera 31 No 84-20, Pereira – Risaralda 

E-Mail: juridica@saiasoftware.com ; info@saiasoftware.com 

Web: https://www.saiasoftware.com/peticiones-quejas-reclamos/ 

Las solicitudes deberán contener al menos los siguientes datos:

• Identificación del titular.
• Descripción de los hechos que dan lugar a la consulta, sugerencia, reclamo o queja.
• Términos de la solicitud.
• Dirección para la notificación.

CERO K tenderá ante los titulares o sus causahabientes consultas de la información personal del Titular que repose en sus bases de datos, que serán recibidas exclusivamente a través de los canales de atención previamente mencionados.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

En el caso de reclamos, el Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo a través de los canales indicados y será resuelto bajo los siguientes términos y condiciones:

1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a CERO K, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

1. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

1. El término para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, CERO K informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Requisito de procedibilidad. El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la SIC una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable o Encargado del Tratamiento.

CERO K adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El personal que realice el tratamiento de los datos personales ejecutará los protocolos establecidos con el fin de garantizar la seguridad de la información.

Para este fin, cuenta con protocolos de seguridad y acceso a los sistemas de información, almacenamiento y procesamiento incluidas medidas físicas de control de riesgos de seguridad. Permanentemente se realiza monitoreo al aplicativo a través de análisis de vulnerabilidades.

El acceso a las diferentes bases de datos se encuentra restringido incluso para los empleados y colaboradores.

Todos los funcionarios se han suscrito cláusulas de confidencialidad en sus contratos y están comprometidos con la manipulación adecuada de las bases de datos atendiendo a los lineamientos sobre tratamiento de la información establecida en la Ley.

La información personal suministrada por los usuarios de SAIA ®, está asegurada por una clave de acceso a la cual sólo el Usuario puede acceder y que sólo él conoce; el Usuario es el único responsable del manejo de dicha clave. CERO K no tiene acceso ni conoce la referida clave, todas las claves de usuarios se encuentran encriptadas. Para mayor seguridad, CERO K recomienda a los usuarios de nuestros portales el cambio periódico de su contraseña de ingreso.

Es responsabilidad del usuario tener todos los controles de seguridad en sus equipos o redes privadas para su navegación hacia nuestros portales.

Para la transferencia y transmisión internacional de datos personales se observará lo previsto en el artículo 24 del Decreto 1377 del 2013.

CERO K puede compartir información personal de sus trabajadores, proveedores, clientes y demás titulares, con cualquier tercero que, en virtud de una relación contractual o legal que este tenga con CERO K, resulte necesario para prestarle algún servicio o realizar un encargo en su nombre.

La información personal de identificación de cualquier persona se podría compartir sin autorización en los casos contemplados en el Artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, los cuales se señalan a continuación:

• Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
• Datos de naturaleza pública;
• Casos de urgencia médica o sanitaria;
• Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
• Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

La información personal de identificación de cualquier persona se podría compartir sin autorización en los casos contemplados en el Artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, los cuales se señalan a continuación:

• Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
• Datos de naturaleza pública;
• Casos de urgencia médica o sanitaria;
• Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
• Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

CERO K se reserva el derecho de realizar cambios en esta Política de Privacidad en cualquier momento. Si se realiza un cambio importante, le notificaremos publicando un aviso del cambio en nuestros establecimientos o a través de correo electrónico, según sea pertinente. Se publicarán los cambios en la Política de Privacidad y, si es necesario, se dará opciones adicionales con respecto a los cambios. Por favor revise esta Política de Privacidad periódicamente para asegurarse de que usted está enterado de cualquier cambio. El uso continuado de nuestros medios de comunicación después de cualquier cambio o revisión de esta Política de Privacidad significará su aceptación.

La presente Política de Privacidad, para efectos de actividades, datos recopilados y/o información obtenida, se rige bajo la Ley 1581 de 2012, reglamentada por el Decreto 1377 de 2013, y demás normas que la modifiquen, sustituyan o deroguen, que para todos los efectos será la ley aplicable.

La presente ‘POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES’ se publica el día 8 de agosto de 2024 y empieza a regir a partir del día de su publicación.

CERO K S.A.S.

NIT: 900.031.421-5

Dirección: Carrera 31 No 84-20 Pereira – Risaralda 

Teléfono: PBX: +57 (606) 3387830

E-Mail: info@saiasoftware.com – juridica@saiasoftware.com