Características - GESTION DOCUMENTAL Y PROCESOS

ORDEN Y CLASIFICACIÓN

Organiza y almacena la información que entra, sale y circula al interior de tu organización cumpliendo al mismo tiempo con la normatividad de archivo.

ESTADO DE TRAMITES O DOCUMENTOS

Permite la generación de códigos QR únicos que permiten conocer el estado de cualquier proceso documental al leerlos con un teléfono móvil.

RECPECIÓN Y CAPTURA

Crea diferentes ventanillas de correspondencia para los diferentes puntos de recepción de la organización.

DISTRIBUCIÓN DE LA INFORMACIÓN

Controla la distribución de los documentos por medio de las planillas de mensajería que a su vez permiten un mejor control de las tareas del personal de mensajería.

CLASIFICACIÓN DE ACUERDO A TRD

Permite la clasificación de los documentos que ingresan y salen de la Organización según tablas de retención (TRD)

TRAZABILIDAD DE LA INFORMACIÓN

Permite acceder a la información y trazabilidad de cualquier documento en tiempo real y desde cualquier lugar.

CONFIRMACIÓN AUTOMÁTICA

Permite la confirmación automática de lectura de los documentos que han sido enviados a otros funcionarios.

ALMACENAMIENTO

Control de inventario, creación, movimiento, eliminación y retención (TRD, TVD) de Cajas y Expedientes físicos y electrónicos.

SEDE VIRTUAL

Habilita la ventanilla virtual para los trámites en línea y los integra a su flujo de proceso. Permite la consulta en línea de su estado.

DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

Crea documentos electrónicos, solicita aprobación en línea, firma de manera electrónica, biométrica y digital.

DISTRIBUCIÓN Y TRAZABILIDAD

Gestiona sedes, mensajeros, rutas de distribución y entregas físicas y virtuales. Trazabilidad física y electrónica en tiempo real.

CORRESPONDENCIA

Gestiona, codifica consecutivamente, digitaliza y distribuye toda la correspondencia que entra, sale y circula.

BÚSQUEDAS RÁPIDAS Y AVANZADAS

Optimiza tiempo facilitando la búsqueda de información utilizando filtros como palabras clave, fecha, funcionario, etc.

Resultados Ordenados por Relevancia

Exportación de Consultas en Diferentes Formatos

Opciones de Búsqueda Simple y Avanzada.

Selección de objetos de búsqueda como: carpetas, correos electrónicos, documentos o registros.

WORKFLOW Y SIMPLIFICACIÓN DE PROCESOS

Estandariza flujos de aprobación y procesos con distintos pasos que permiten guiar a los funcionarios en todas las actividades y responsabilidades que se deben llevar a cabo en un proceso. Haz seguimiento a través de indicadores y reportes en tiempo real

Diseño de Workflow para aprobación, validación y revisión.

Aprobación en serie y en paralelo

Asignación de tareas a grupos y usuarios

Notificaciones por medio de correo electrónico

ADMINISTRACIÓN

Dependiendo del perfil de cada usuario y las funciones que desempeña en la organización, asigna un rol que le permita utilizar solamente las funciones necesarias para desempeñar sus funciones en el sistema.

Parametros de Configuración para Cada Rol en el Sistema

Configuración de Permisos sobre los Documentos

Codificación única de Documentos, Cajas y Expedientes, que a su lectura permite acciones y consultas de trazabilidad.

Asignación, notificación, seguimiento, alertas y trazabilidad de cada tarea asignada para cumplir con sus responsabilidades.

INTERFAZ INTUITIVA Y DE FÁCIL NAVEGACIÓN

SAIA Cuenta con una interfaz inspirada en las plataformas para redes sociales más reconocidas para facilitar al usuario la navegación y desempeño dentro del aplicativo.

Icono de Notificaciones en Tiempo Real

Calendario con funciones de Planeador, Seguidor y Responsable

Opción para seguir procesos, documentos y tareas

Notificación de lectura para los documentos similar a whatsapp

INTEGRACIÓN

SAIA cuenta con un sistema de Integración basado en keys lo cual permite le permite integrarse con casi todas las plataformas y aplicaciones como: