CERO K S.A.S. (en adelante, “CERO K”), identificada con NIT 900.031.421-5, con domicilio en Colombia, es una sociedad comprometida con la privacidad y la seguridad de los datos personales de sus clientes, empleados, proveedores y demás titulares respecto de los cuales realiza tratamiento.

En los términos de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas aplicables, CERO K adopta la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, mediante la cual los titulares podrán conocer los procedimientos de recolección, uso, almacenamiento, circulación, transferencia, transmisión, supresión y demás formas de tratamiento, así como sus derechos y los canales para ejercerlos.

1. DEFINICIONES

• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operación sobre datos personales, como recolección, uso, almacenamiento, circulación, transferencia, transmisión o supresión.
• Datos sensibles: Datos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, incluyendo datos relativos a la salud, vida sexual y datos biométricos, entre otros.
• Transmisión: Tratamiento de datos por parte de un Encargado, por cuenta del Responsable, conforme a sus instrucciones.
• Transferencia: Envío de datos a otro Responsable, quien decide sobre su tratamiento.
• Aplicativo: Hace referencia al software SAIA® (Software de Gestión Documental y Procesos).

2. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

El responsable del tratamiento es CERO K S.A.S., identificada con NIT 900.031.421-5, con los siguientes datos de contacto:

CERO K ha designado al área Administrativa como responsable de la implementación y cumplimiento de esta política, así como de la atención de peticiones, consultas y reclamos, y de las solicitudes de actualización, rectificación, supresión y revocatoria de autorización, a través de los canales dispuestos.

3. ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO

Para el desarrollo de su objeto social y la correcta prestación de sus servicios, CERO K podrá contratar terceros que actúen como Encargados del Tratamiento, quienes tratarán los datos personales por cuenta de CERO K y conforme a sus instrucciones.

Estos encargados podrán prestar servicios de infraestructura tecnológica, alojamiento en la nube, soporte técnico, analítica, comunicaciones, mensajería, facturación, seguridad de la información u otros servicios necesarios para la operación.

En todos los casos, CERO K exigirá a dichos encargados obligaciones contractuales de confidencialidad, seguridad de la información, uso limitado de los datos y tratamiento conforme a la normativa vigente.

4. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

La información suministrada por el titular será incluida en nuestras bases de datos con el fin de prestar adecuadamente los servicios, fortalecer relaciones con los titulares, gestionar comunicaciones y atender obligaciones legales y contractuales, entre otras finalidades propias del objeto social de CERO K. En particular, la finalidad dependerá del tipo de titular y de la base de datos correspondiente:

Base de datos – Empleados, exempleados y aspirantes

• Administración de la relación laboral y de procesos de selección, evaluación y vinculación.
• Verificación y evaluación de competencias laborales y personales (cuando aplique).
• Pago de nómina, prestaciones, obligaciones legales y extralegales.
• Gestión de seguridad social, parafiscales y actividades de bienestar.
• Envío de comunicaciones relacionadas con asuntos laborales.
• Gestión de contactos en caso de emergencia.

Base de datos – Proveedores

• Gestión de compras y contratación de bienes y servicios.
• Gestión de pagos, obligaciones y comunicaciones derivadas de la relación contractual.
• Actualización de información y contacto para fines administrativos, contables y de cumplimiento.

Base de datos – Clientes

• Gestión comercial, envío de propuestas y cierre de negociaciones.
• Prestación del servicio, soporte, capacitación y acompañamiento.
• Facturación (incluida facturación electrónica cuando aplique), recaudo y gestión contable.
• Mejora y desarrollo de productos y servicios.
• Comunicación para temas relacionados con el contrato comercial.

En general

• Remitir información relacionada con CERO K a clientes, proveedores, empleados y demás titulares (según corresponda y con las autorizaciones aplicables).
• Atender requerimientos de autoridades competentes por mandato legal o judicial.
• Contactar al titular ante riesgos o incidentes relacionados con la protección de datos.
• Ejecutar actividades necesarias para el desarrollo del objeto social de CERO K.

5. VIGENCIA DEL TRATAMIENTO Y RETENCIÓN

Los datos personales serán tratados durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades para las cuales fueron recolectados, durante la vigencia de la relación contractual, comercial o legal con el titular y/o mientras exista un deber legal o contractual de conservación.

Una vez cumplida la finalidad y vencidos los plazos legales aplicables, los datos serán eliminados, anonimizados o bloqueados de forma segura, salvo que exista obligación legal o contractual que exija su conservación.

6. FUENTES Y MEDIOS DE RECOLECCIÓN

Los datos personales son suministrados voluntaria y directamente por sus titulares, a través de contacto personal, llamadas telefónicas, registro en formularios web, celebración de contratos o comunicaciones por correo electrónico, entre otros medios.

7. TRATAMIENTO DE DATOS RECOLECTADOS A TRAVÉS DE FORMULARIOS WEB

Los datos personales recolectados a través de formularios web, registros de contacto, solicitudes de demostración, eventos, capacitaciones, charlas, webinars o canales digitales, serán tratados conforme a las finalidades informadas al momento de la recolección y a lo dispuesto en la presente Política.

El suministro de estos datos es voluntario; no obstante, la no entrega de cierta información podrá limitar la posibilidad de atender adecuadamente la solicitud del titular.

8. COOKIES Y DATOS DE NAVEGACIÓN

Los sitios web y plataformas digitales de CERO K podrán utilizar cookies, tecnologías similares y herramientas de analítica para recopilar información técnica como direcciones IP, tipo de navegador, sistema operativo, páginas visitadas y tiempos de navegación, con fines estadísticos, de seguridad, operación y mejora del servicio.

El titular puede configurar su navegador para rechazar o eliminar cookies; sin embargo, esto podría afectar el funcionamiento de algunas funcionalidades del sitio.

9. DATOS PERSONALES TRATADOS

Los datos personales tratados por CERO K dependen de la relación que el titular tenga con la sociedad. Podrá incluir, entre otros: nombre, identificación, dirección, teléfono, correo electrónico, información de pago y facturación, información laboral y de seguridad social, según corresponda y de acuerdo con la finalidad del tratamiento.

10. DEBERES DEL RESPONSABLE

• Garantizar al titular el pleno y efectivo ejercicio de sus derechos.
• Solicitar y conservar prueba de la autorización otorgada por el titular, cuando sea exigible.
• Informar al titular sobre la finalidad del tratamiento y los derechos que le asisten.
• Conservar los datos con medidas de seguridad razonables para evitar adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.
• Actualizar y rectificar la información cuando sea procedente.
• Tramitar consultas y reclamos en los términos legales.
• Cumplir instrucciones y requerimientos de la SIC.

11. DERECHOS DEL TITULAR

El titular tiene, entre otros, los siguientes derechos:

• Consultar sus datos personales en forma gratuita y conocer si están siendo objeto de tratamiento.
• Solicitar actualización, rectificación y supresión de sus datos personales, cuando sea procedente.
• Revocar la autorización otorgada, cuando sea procedente.
• Solicitar prueba de la autorización.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
• Ser informado sobre el uso de sus datos personales.

12. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

CERO K únicamente tratará datos sensibles cuando sea estrictamente necesario y cuente con el consentimiento explícito del titular, indicando previamente el carácter facultativo de su suministro y la finalidad del tratamiento.

13. TRATAMIENTO DE DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

CERO K no recolecta de forma intencional datos personales de niños, niñas y adolescentes. En caso de que, de manera excepcional, se requiera el tratamiento de este tipo de datos, se garantizará el respeto de sus derechos fundamentales y se solicitará la autorización expresa del representante legal.

14. MEDIDAS DE SEGURIDAD

CERO K adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El acceso a las bases de datos está restringido y el personal con acceso está sujeto a deberes de confidencialidad.

La información de acceso a los sistemas y plataformas está protegida mediante credenciales. CERO K recomienda el cambio periódico de contraseñas. Es responsabilidad del usuario implementar controles de seguridad en sus equipos y redes.

15. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

CERO K ha adoptado procedimientos para solicitar al titular, a más tardar al momento de la recolección, la autorización para el tratamiento de sus datos e informarle las finalidades específicas para las cuales se obtiene su consentimiento.

16. CANALES PARA EJERCER DERECHOS

El titular podrá ejercer sus derechos a través de los siguientes canales:

17. PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS Y RECLAMOS

Las consultas serán atendidas dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su recepción. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en la cual se atenderá, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes.

Los reclamos serán atendidos dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su recepción. Si no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes.

Requisito de procedibilidad: El titular o causahabiente podrá elevar queja ante la SIC una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable o encargado del tratamiento, conforme a la normativa aplicable.

18. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN (INCLUYE INTERNACIONAL)

CERO K podrá realizar transmisión de datos personales a Encargados del Tratamiento, cuando estos deban tratar la información por cuenta de CERO K, bajo contratos que garanticen la protección de los datos personales.

Así mismo, podrá realizar transferencia de datos personales a otros responsables cuando sea legalmente permitido o necesario para el cumplimiento de obligaciones contractuales o legales, observando en todo caso los requisitos establecidos en la normativa vigente y las instrucciones de la SIC.

Cuando el tratamiento implique transmisión o transferencia internacional, CERO K adoptará las medidas necesarias para garantizar niveles adecuados de protección y el cumplimiento de los requisitos legales aplicables.

19. CASOS EN LOS QUE NO SE REQUIERE AUTORIZACIÓN

La información podrá ser tratada o compartida sin autorización en los casos contemplados por la ley, incluyendo aquellos previstos en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

20. REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS (RNBD)

Cuando sea aplicable y conforme a la normativa vigente, CERO K realizará y mantendrá actualizada la inscripción de sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) administrado por la SIC.

21. ACTUALIZACIÓN DE LA POLÍTICA

CERO K se reserva el derecho de modificar esta política en cualquier momento. Los cambios sustanciales serán informados mediante su publicación en el sitio web o a través de los medios de contacto disponibles, cuando sea pertinente.

22. NORMAS APLICABLES, VIGENCIA Y VERSIONAMIENTO

La presente política se rige por la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas que las modifiquen, sustituyan o deroguen.

La presente “Política de Tratamiento de Datos Personales” se publica el 17 de junio de 2025 y rige a partir de su publicación.

Versión: 1.0
Fecha de publicación: 17 de junio de 2025
Última actualización: 16 de enero de 2026