GESTIÓN DE CORRESPONDENCIA

Haz Gestión y Seguimiento de toda la correspondencia que entra, sale y circula al interior de la organización en tan solo 3 sencillos pasos

Solicitar Demostración
Gestión de Documentos

1.Registro

A través de la ventanilla se registran los documentos, adquiriendo  automáticamente  la fecha y hora de ingreso o salida.

Ventanilla de Correspondencia

2.Digitalización

Luego de realizar el registro de la información permite la digitalización de los folios desde cualquier dispositivo de captura.

Gestión de Documentos

3.Distribución

El documento inicia su ruta de distribución física y digital permitiendo el seguimiento y respaldo de entrega.

Distribución de Documentos
  • Creación de múltiples ventanillas y puntos de recepción y despacho de correspondencia.

  • Impresión de stickers con número de consecutivo e identificación QR.

  • Ventanilla física y virtual de recepción de trámites y documentos.

  • Integración con correo electrónico para recepcionar y enviar. 

  • Digitalización desde todo dispositivo de captura de imágenes (escáner, móvil, etc.)

  • Digitalización en formato de imagen y PDF/A.

  • Búsqueda sobre el contenido de los documentos al hacer reconocimiento de caracteres(OCR).

  • Clasificación de los documentos en tipos documentales y expedientes.

  • Control de los mensajeros internos y externos con asignación de sedes y rutas preestablecidas.

  • Trazabilidad documental desde su recepción hasta su entrega final

  • Distribución de documentos con comprobación de entrega física y digital

  • Administración de las rutas de distribución con priorización para optimizar recorridos.

Lo que nuestros clientes dicen de nuestra plataforma

"Otro proceso que mejoró fue el reporte de los contratos, porque a través de este reporte podemos tener una trazabilidad  y un mayor control de aquellos contratos que terminaron pero que aún faltan por realizar acta de terminación, además de poder verificar cada uno de sus tipos documentales."
Milena Muñoz, Ruta N
"Siempre que acudo por correo o por vía telefónica, encuentro en el equipo de soporte SAIA cordialidad, personal comprometido y muy profesional, con capacidad resolutiva para todas nuestras necesidades."
Luis Fernando Cordoba, Superpack
"Antes no existía la opción de realizar trazabilidad en tiempo real, ni consolidados automatizados de las solicitudes de la comunidad. Ahora tenemos control, preservación de la información y orden lógico."
Luz Stella Hurtado, Alcaldía de Santa Rosa
"Es una herramienta de aplicación sencilla, de fácil implementación y manejo. El software se ajusta a los lineamientos del AGN, su plataforma web permite el uso desde cualquier lugar donde se tenga acceso a internet y permite escalabilidad e integración con otros sistemas."
"El aplicativo es funcional en un ambiente Web. Permite realizar integraciones mediante Servicios WEB. Destaco mucho el servicio de los ingenieros que atienden siempre con la mejor disposición."
Christian Franco, Grupo Coomeva

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