GESTIÓN DE ARCHIVO ELECTRÓNICO

Administra y controla Física y Electrónicamente los inventarios documentales en sus diferentes estados (Gestión, Central, Histórico).

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Modulo de Archivo y Almacenamiento

1. Archivo en Gestión

Archivo en gestión

2. Archivo Central

Archivo central

3. Archivo Histórico

Archivo Histórico
  • Creación de  expedientes físicos y digitales de acuerdo las TRD.

  • Controla el ingreso  de los documentos a los  expedientes según su tipología.

  • Controles de Acceso y Consulta.

  • Apertura y cierre de los expedientes.

  • Alertas  de cumplimiento en tiempos de retención.

  • Busca de forma  avanzada  los Inventarios documentales dentro del archivo.

  • Establece controles de Acceso según los perfiles.

  • Realiza de forma controlada el préstamo de expedientes físicos y electrónicos.

  • Registra las acciones preventivas y correctivas de los espacios físicos de custodia.

  • Utiliza los reportes y remisiones de envío y recepción a custodias por parte de terceros.

  • Búsqueda avanzada de los inventarios documentales.

  • Controles de acceso según perfiles

  • Distribución de documentos con comprobación de entrega física y digital por parte de sus involucrados.

  • Préstamos de expedientes físicos y electrónicos

  • Administra las rutas de distribución con prioridad para optimizar los recorridos.

Lo que nuestros clientes dicen de nuestra plataforma

"Otro proceso que mejoró fue el reporte de los contratos, porque a través de este reporte podemos tener una trazabilidad  y un mayor control de aquellos contratos que terminaron pero que aún faltan por realizar acta de terminación, además de poder verificar cada uno de sus tipos documentales."
Milena Muñoz, Ruta N
"Siempre que acudo por correo o por vía telefónica, encuentro en el equipo de soporte SAIA cordialidad, personal comprometido y muy profesional, con capacidad resolutiva para todas nuestras necesidades."
Luis Fernando Cordoba, Superpack
"Antes no existía la opción de realizar trazabilidad en tiempo real, ni consolidados automatizados de las solicitudes de la comunidad. Ahora tenemos control, preservación de la información y orden lógico."
Luz Stella Hurtado, Alcaldía de Santa Rosa
"Es una herramienta de aplicación sencilla, de fácil implementación y manejo. El software se ajusta a los lineamientos del AGN, su plataforma web permite el uso desde cualquier lugar donde se tenga acceso a internet y permite escalabilidad e integración con otros sistemas."
"El aplicativo es funcional en un ambiente Web. Permite realizar integraciones mediante Servicios WEB. Destaco mucho el servicio de los ingenieros que atienden siempre con la mejor disposición."
Christian Franco, Grupo Coomeva

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