SOFTWARE DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Recepciona, centraliza, gestiona, organiza y almacena toda la información que entra, sale o circula al interior de tu empresa de forma fácil y segura, y  al mismo tiempo cumple con la normatividad en gestión de documentos.

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Gestión de Documentos

Gestión de Correspondencia

Centraliza, organiza, codifica, digitaliza y distribuye
toda la información que entra, sale o circula
en tu Organización con el Gestor Documental.

Gestión de Correspondencia

Gestión de Documentos

El Gestor documental permite que las actividades que se hacen de forma física para gestionar, tramitar y administrar tus documentos se puedan hacer por medio de herramientas electrónicas

Gestión de Documentos

Archivo y Almacenamiento

Administra y controla Física y
Electrónicamente los inventarios documentales en sus diferentes estados (Gestión, Central, Histórico) a través del Gestor Documental.

Distribución de Documentos
  • Creación de múltiples ventanillas y puntos de recepción y despacho de correspondencia.
  • Registro e inicio de trámites en línea a través de la página Web de su Organización.
  • Impresión consecutiva del número de registro a todo documento que ingrese, salga o circule
  • Códigos QR únicos que permiten la lectura y trazabilidad desde dispositivos móviles.
  • Digitalización de todos los documentos que ingresan o salen de la organización.
  • Creación de Documentos en Línea
  • Trazabilidad y Seguimiento a cada Documento
  • Aprobación en línea desde dispositivos móviles y cualquier lugar.
  • Códigos QR únicos que permiten la lectura y trazabilidad desde dispositivos móviles.
  • Firma electrónica,Codificación QR y Consecutivo automático
  • Búsqueda avanzada

  • Transferencias entre Archivos (Gestión, Central, Histórico)
  • Rotulación QR
  • Indice electrónico
  • Seguridad y Control de Accesos

Gestión Electrónica de Documentos

Creación Documental

Administración de Expedientes

  • Vinculación de documentos con trámites.

  • Adición de notas post it.

  • Asignación de tareas sobre el documento.

  • Asignación de responsables.

  • Integración con correo electrónico.

  • Clasificarlos según su Tipo o Trámite.

  • Alerta por tiempo de respuesta.

  • Trazabilidad y Seguimiento a cada Documento

  • Aprobación en línea desde dispositivos móviles y cualquier lugar

  • Firma electrónica, Codificación QR y Consecutivo automático

  • Transferencias entre Archivos (Gestión,Central,Histórico)

  • Trazabilidad de cada Acción

  • Vinculación entre expedientes

  • Seguridad y Control de Accesos

  • Rotulación QR

Compañías que confían en nosotros

“Otro proceso que mejoró fue el reporte de los contratos, porque a través de este reporte podemos tener una trazabilidad  y un mayor control de aquellos contratos que terminaron pero que aún faltan por realizar acta de terminación, además de poder verificar cada uno de sus tipos documentales.”

Milena Muñoz, RUTA N

“Siempre que acudo por correo o por vía telefónica, encuentro en el equipo de soporte SAIA cordialidad, personal comprometido y muy profesional, con capacidad resolutiva para todas nuestras necesidades.”

Luis Fernando Cordoba, Superpack

“Antes no existía la opción de realizar trazabilidad en tiempo real, ni consolidados automatizados de las solicitudes de la comunidad. Ahora tenemos control, preservación de la información y orden lógico.”

Luz Stella Hurtado, ALCALDIA DE SANTA ROSA

“Es una herramienta de aplicación sencilla, de fácil implementación y manejo. El software se ajusta a los lineamientos del AGN, su plataforma web permite el uso desde cualquier lugar donde se tenga acceso a internet y permite escalabilidad e integración con otros sistemas.”

“El aplicativo es funcional en un ambiente Web. Permite realizar integraciones mediante Servicios WEB. Destaco mucho el servicio de los ingenieros que atienden siempre con la mejor disposición.”

Christian Franco, GRUPO COOMEVA

Lo que nuestros clientes dicen de nuestra plataforma

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