Gestión de documentos privados de usuarios inactivos

Los usuarios con perfil Administrador Interno ahora pueden gestionar la barra lateral de documentos privados pertenecientes a usuarios inactivos o temporalmente reemplazados.

Esto permite modificar permisos de privacidad cuando se requiera acceso inmediato al documento. Para hacerlo sigue los siguientes pasos:

  1. Ingresa al documento del usuario inactivo. Recuerda que debes ser el Administrador Interno del sistema.
  2. En el menú lateral haz clic en la opción “Privacidad”.
  3. Asigna los permisos correspondientes a los usuarios autorizados.

Integración con Correo Electrónico Certificado

Hemos incorporado un nuevo desarrollo que permite integrar Correo Electrónico Certificado para el envío de documentos directamente desde SAIA®. Con esta funcionalidad, los documentos enviados generan:

  1. Prueba de envío y entrega, que certifica que el mensaje llegó al destinatario.
  2. Mayor seguridad, gracias a mecanismos adicionales de validación.
  3. Validez frente a terceros, útil en procesos internos, auditorías o trámites legales.

Si deseas habilitar esta funcionalidad en tu ambiente, contáctate con el área comercial para recibir más información: VENTAS.

Acceso directo a las opciones de las tareas desde la vista previa

Optimizamos la manera en que gestionas las tareas asociadas a tus documentos. Ahora, desde la vista previa de las tareas, podrás acceder inmediatamente a sus principales opciones, sin necesidad de entrar al detalle completo de la tarea.

Cuando ingreses a un documento con tareas activas y accedas al menú superior “Tareas”, verás en la vista previa cuatro nuevos íconos que permiten:

  1. Ver tarea: acceder rápidamente al detalle completo.
  2. Ver anexos: cargar o descargar archivos asociados.
  3. Ver comentarios: registrar o consultar las anotaciones.
  4. Estados: actualizar el estado y visualizar la evolución o cambios en la tarea.

Nueva opción “Tipo de deudor” para firma electrónica de pagarés

Si cuentas con el proceso de firma electrónica con certificado digital para pagarés, ahora verás en la sección de firmantes el nuevo campo “Tipo de deudor”, diseñado para identificar el rol que cumple cada firmante dentro del pagaré. Te explicamos cómo:

  1. En el campo tipo de firma selecciona “Firma electrónica de pagaré”.
  2. Al adicionar firmantes verás el nuevo campo “Tipo de deudor”.
  3. Podrás seleccionar entre las opciones: Deudor y Codeudor.

Si aún no tienes este servicio y te gustaría habilitar esta funcionalidad, contáctate con el área comercial para recibir más información: VENTAS.

Nueva opción para búsqueda por coincidencia exacta del radicado

La búsqueda avanzada de documentos ahora incluye la opción “Coincidencia exacta” en el campo de radicado, lo que mejora la precisión en la localización de documentos. Con esta mejora podrás:

  • Realizar búsquedas exactas, mostrando únicamente documentos cuyo número de radicado coincida exactamente con el valor digitado. Ejemplo: si buscas “16”, solo verás los documentos con radicado exactamente igual a 16.
  • Realizar búsquedas amplias, cuando la opción no está marcada, permitiendo ver todos los documentos que contengan ese número en cualquier parte del radicado. Ejemplo: buscar “16” mostrará documentos como 1615, 116, 160 entre otros.
Correcciones y mejoras
  • Implementación de nuevo método de autenticación SAML con Azure y ajustes adicionales en autenticación.
  • Se agrega el campo “Observaciones” en la descripción de documentos dentro de expedientes.
  • La pantalla del sello de radicación ahora es personalizable, en caso de requerirse.
  • Correcciones en paquetes de radicación para mostrar correctamente documentos en estado “Borrador”.
  • Ajustes en el reporte Espacio físico para visualizar los registros creados.
  • Corrección para evitar afectaciones en diagramas de otros flujos al eliminar “Inicio” o “Fin”.
  • Al versionar o duplicar flujos, los cambios en borrador ya no afectan el flujo publicado con ejecuciones activas.
  • Correcciones en permisos de plantillas visibles en campos con editor de texto.
  • Mejoras de compatibilidad del módulo de flujos con base de datos Oracle.
  • Corrección en la selección de cargos/funciones como responsables en pasos de flujos.
  • Ajuste en decisiones de flujos para actualizar correctamente la lista de responsables según la decisión seleccionada.
  • Ocultamiento adecuado del campo “Seleccione el responsable del siguiente paso” según configuración de decisiones del módulo de flujos.
  • Ajustes en la gestión de paquetes de radicación al realizar reemplazos.
  • Ajustes en la funcionalidad de compartir expedientes externamente y en su visualización web.
  • Optimización del buzón Pendientes por gestión para un ingreso más rápido.
  • Mejoras en descargas individuales y unificadas del proceso Combinación de Correspondencia.
  • Ajustes en la búsqueda rápida, ahora más precisa y con mejor rendimiento sobre descripciones.
Recuerda
  • Puedes realizar búsquedas de usuarios, dependencias o grupos en campos de autocompletar de funcionarios.
  • Agrega o elimina seguidores en tus documentos para que estos reciban notificaciones sobre las acciones ejecutadas en los mismos.
  • Con la opción Beta del módulo de flujos podrás probar los flujos de trabajo antes de su publicación.
  • Puedes habilitar e inhabilitar usuarios para firmar documentos, es decir, para que estos puedan o no ser incluidos en rutas de aprobación como firmantes.
  • Tienes acceso a gestionar la configuración de Tareas de SAIA® para la edición de las tareas.
  • Puedes elegir solicitar o no la firma gráfica de los firmantes en el proceso de firma electrónica con certificado digital.
  • SAIA® ahora te permite buscar expedientes creados por usuarios que actualmente están inactivos.
  • Puedes realizar la actualización de la fecha límite para la correspondencia.
  • Administra tus preferencias de la campana de notificaciones SAIA®.
  • Realiza la inactivación de series y subseries sin necesidad de versionar la TRD en SAIA®.
  • Puedes guardar las búsquedas aplicadas para usarlas nuevamente al realizar filtros en el futuro.
  • Puedes configurar para que, cuando asignes una tarea, esta no pueda ser editada por el responsable.
  • Unifica en un PDF los documentos de SAIA® y sus anexos.
  • Comparte documentos con usuarios externos de manera segura a través de correo electrónico o generando enlaces temporales.
  • Etiqueta los documentos y tareas para agruparlos según tus preferencias.
  • Puedes configurar la frecuencia para el cambio de contraseñas de los usuarios del sistema SAIA®.
  • SAIA® cuenta con un bloc de notas personal para cada usuario, puedes hacer uso de este en la campana de notificaciones.
  • Etiqueta los documentos y tareas para agruparlos según tus preferencias.

Consulta otras funcionalidades incorporadas recientemente.