Distribución entre sedes con nuevas opciones de gestión y control

El módulo de Distribución ahora incorpora mejoras que optimizan la gestión de envíos entre sedes, brindando mayor control sobre el estado de los trámites y facilitando su seguimiento.

Con esta mejora podrás:

  • Utilizar la nueva opción “Recepcionar” en el reporte “En distribución” cuando se trate de envíos entre sedes. Al seleccionarla desde la sede destino, los ítems pasarán al estado “Pendientes” para gestionar la entrega final.
  • Gestionar distribuciones “Entre sedes” incluso cuando el destino es externo, gracias a la nueva columna “Sede destino” en la generación de planillas.
  • Visualizar y filtrar por la nueva columna “Gestión” en el reporte “En distribución”, con estados como “Por recepcionar” y “Enviados”, según el tipo de distribución y la sede correspondiente.

Nueva opción para eliminar reportes en el módulo de Configuración de Formatos

En la opción “Generar Reporte” del módulo de Configuración de Formatos se incorpora la nueva opción “Eliminar”, la cual permite gestionar de forma más eficiente los reportes creados.

Sigue estos pasos para utilizarla:

  1. Ingresa al módulo Configuración de Formatos, selecciona el formato y luego el reporte que deseas eliminar.
  2. Ubica la opción “Eliminar” junto a “Actualizar” y “Campos”.
  3. Haz clic en la opción «Eliminar» para borrar de forma directa un reporte específico, sin afectar otros registros.

Si no tienes este módulo y te gustaría habilitarlo, contáctate con el área comercial para recibir más información: VENTAS.

Nuevo campo “Código” en la configuración de Roles

Se realizan ajustes en el módulo de Roles, incorporando mejoras que permiten una mejor identificación y control de los roles dentro del sistema.

Con esta mejora podrás:

  • Definir un nuevo campo “Código” (no obligatorio) para identificar cada rol de forma única.
  • Garantizar que el código no se repita, incluso si existen roles con el mismo nombre.
  • Editar el código o nombre del rol sin afectar las asignaciones ya realizadas.
  • Recibir una alerta cuando intentes registrar un código duplicado, impidiendo su uso.
  • Recibir una alerta cuando el nombre del rol ya exista, permitiendo decidir si deseas repetirlo o cambiarlo.

Versionamiento y mejoras en la gestión de Flujos

El módulo de “Flujos” incorpora nuevos desarrollos y ajustes que optimizan la creación, control y visualización de los procesos, especialmente en el manejo de versiones y reglas de negocio.

Con esta mejora podrás:

  • Crear nuevas versiones de un flujo publicado, generando automáticamente una copia completa de su estructura (por ejemplo, v2.0).
  • Visualizar de forma clara todas las versiones de un flujo, incluyendo información como número de versión, estado, fecha de creación y creador.
  • Publicar nuevas versiones sin afectar las instancias ya iniciadas; la versión anterior se desactiva y la nueva se establece como activa para futuros procesos.
  • Evitar la modificación de versiones que ya se encuentran publicadas, garantizando la integridad de los procesos.

Si aún no tienes este módulo y te gustaría habilitarlo, contáctate con el área comercial para recibir más información: VENTAS.

Envío por correo con enlace de descarga para archivos pesados

Se ajusta la funcionalidad “Enviar por correo” en el menú lateral de los documentos, optimizando el envío de archivos adjuntos de gran tamaño.

Con esta mejora podrás:

  • Enviar documentos con adjuntos mayores a 20 MB mediante un enlace de descarga automático, en lugar de adjuntarlos directamente al correo.
  • Acceder a los archivos a través de un enlace con vigencia de 5 días, facilitando su consulta sin inconvenientes de tamaño.
Otras mejoras y correcciones
  • Se incorpora el campo opcional “Observaciones” en el cargue masivo de documentos a Expedientes, facilitando el seguimiento y contexto de los documentos adjuntos.
  • Mejoras en la herencia de expedientes compartidos durante reemplazos de usuarios y recuperación de accesos.
  • Mejoras en el diseñador de flujos: prevención de duplicidad de pasos, visualización de conexiones y optimización de estados.
  • Correcciones en radicación masiva para trazabilidad, notificaciones y asignación de tareas en rutas.
  • Ajustes en flujos para guardar correctamente la unidad de tiempo y configuración de ejecución en los pasos.
  • Corrección en la visualización de expedientes compartidos en “Compartido conmigo”.
  • Mejoras en visualización de documentos en bandejas durante procesos de radicación.
  • Ajustes en envío de paquetes de radicación por correo incluyendo anexos.
  • Mejoras en alertas y comportamiento de radicación de paquetes en segundo plano.
  • Nuevo nombre por defecto en pasos de flujos y mejora en guardado de cambios en el diagrama.
  • Optimización general del sistema tras refactorización, mejorando arquitectura y seguridad.
  • Mejoras en la descarga de PDFs en combinación de correspondencia.
  • Optimización en filtros y búsqueda de documentos para mayor velocidad y rendimiento.
  • Ajustes en gestión de permisos y secciones dentro de expedientes.
  • Unificación y mejoras en la gestión de permisos de edición y cancelación de flujos.
  • Ajuste en la anulación de documentos para requerir obligatoriamente una justificación.
  • Habilitación de cargas y descargas de archivos superiores a 2 GB.
  • Corrección y mejoras en la acción “Agregar sello” para visualizar correctamente el sello en documentos.
  • Ajustes en TDR para evitar duplicidad en Serie, Subserie y Tipo Documental según reglas de validación.
  • Nueva opción para actualizar estado y PDF en procesos de firma electrónica.
  • Optimización en el módulo de grupos: mejora de rendimiento, control de duplicados y sincronización de roles.
Recuerda
  • La búsqueda avanzada de documentos incluye la opción “Coincidencia exacta” en el campo de radicado, lo que mejora la precisión en la localización de documentos
  • Desde la vista previa de las tareas, puedes acceder inmediatamente a sus principales opciones, sin necesidad de entrar al detalle completo de la tarea.
  • SAIA® permite la integración con correo electrónico certificado, si quieres habilitar esta funcionalidad te puedes contactar con Ventas.
  • Los usuarios Administrador pueden gestionar los permisos de documentos pertenecientes a usuarios inactivos.
  • Puedes realizar búsquedas de usuarios, dependencias o grupos en campos de autocompletar de funcionarios.
  • Agrega o elimina seguidores en tus documentos para que estos reciban notificaciones sobre las acciones ejecutadas en los mismos.
  • Con la opción Beta del módulo de flujos podrás probar los flujos de trabajo antes de su publicación.
  • Puedes habilitar e inhabilitar usuarios para firmar documentos, es decir, para que estos puedan o no ser incluidos en rutas de aprobación como firmantes.
  • Tienes acceso a gestionar la configuración de Tareas de SAIA® para la edición de las tareas.
  • Puedes elegir solicitar o no la firma gráfica de los firmantes en el proceso de firma electrónica con certificado digital.
  • SAIA® ahora te permite buscar expedientes creados por usuarios que actualmente están inactivos.
  • Puedes realizar la actualización de la fecha límite para la correspondencia.
  • Administra tus preferencias de la campana de notificaciones SAIA®.
  • Realiza la inactivación de series y subseries sin necesidad de versionar la TRD en SAIA®.
  • Puedes guardar las búsquedas aplicadas para usarlas nuevamente al realizar filtros en el futuro.
  • Puedes configurar para que, cuando asignes una tarea, esta no pueda ser editada por el responsable.
  • Unifica en un PDF los documentos de SAIA® y sus anexos.
  • Comparte documentos con usuarios externos de manera segura a través de correo electrónico o generando enlaces temporales.
  • Etiqueta los documentos y tareas para agruparlos.
  • Puedes configurar la frecuencia para el cambio de contraseñas de los usuarios del sistema SAIA®.

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