En SAIA® se encuentran disponibles dos reportes vinculados a la gestión de flujos. El primero permite visualizar todos los flujos creados y habilitados para uso de los funcionarios, facilitando su consulta, configuración y edición. El segundo muestra el consolidado de flujos que han sido ejecutados, lo que permite hacer seguimiento, verificar trazabilidad y consultar el estado de cada proceso.

Por ejemplo:

“Camilo diseñó y publicó el flujo de ‘Solicitud de dotación’ para su uso por parte de los usuarios y después de un mes de la implementación el Director de Gestión Humana le solicitó información sobre el estado de todas las solicitudes de dotación creadas, con el fin de realizar seguimiento a la gestión oportuna de su equipo. Para atender esta solicitud, Camilo accedió al reporte de ‘Flujos ejecutados’, exportó la información de los flujos de ‘Solicitud de dotación’ y la compartió al Director de Gestión Humana, facilitando así el análisis requerido.”

¿Qué información se ve en el reporte de flujos creados?

En este reporte podrás visualizar todos los flujos creados en SAIA® y realizar las siguientes acciones:

• Crear nuevos flujos
• Gestionar los flujos existentes mediante acciones que te permitirán editar, versionar, duplicar, permitir editar, ver la información.

Puedes recordar el funcionamiento de cada una de estas opciones de gestión de flujos accediendo al tema «Crear flujos».

A continuación te mostramos cómo:

¿Cómo acceder al reporte de flujos creados? 

Para conocer cómo acceder a este reporte, accede a la sección “¿Cómo acceder a la creación de flujos?” del tema «Crear flujos». Donde encontrarás las instrucciones detalladas para ingresar al reporte y gestionar los flujos según tus necesidades.

¿Qué información se ve en el reporte de flujos ejecutados?

En este reporte podrás visualizar los flujos que has ejecutado (iniciado) en SAIA® y hacer seguimiento detallado a su estado. La información disponible para cada flujo es:

• Consecutivo: Identificador de cada flujo. Ten en cuenta que los flujos con consecutivo ‘0’ fueron creados mientras la función “Beta” se encontraba habilitada. 
• Nombre del flujo: Indica a qué flujo corresponde. Por ejemplo, si ejecutaste un flujo de ‘Solicitud de dotación’, ese nombre se mostrará en esta columna. 
• Creador: Usuario que inició el flujo.
• Dependencia: Dependencia del usuario que inició el flujo. 
• Paso actual: Paso en el que se encuentra el flujo.
• Responsable actual: Usuario responsable de ejecutar el paso actual de flujo.
• Estado: Puede ser ‘Abierto’ si aún no se han ejecutado todos los pasos del flujo, o ‘Cerrado’ si ya se ejecutaron todos. 
• Inicio: Fecha y hora de inicio del paso actual.
• Vencimiento: Fecha y hora límite el paso actual según los ANS configurados. Ten en cuenta que todas las tareas de SAIA® se asignan con una duración de 30 minutos, es decir que la fecha de vencimiento corresponderá a:

Fecha y hora actual

+

Tiempo de ejecución definido en la configuración del paso (ANS)

+

30 minutos para ejecutar la tarea

• Fin: Fecha y hora en la que finalizó completamente la gestión del flujo. Esto solo es visible en los flujos con estado ‘Cerrado’.
• Días de gestión: Cantidad de días (Calendario) que tardó en gestionarse completamente el flujo.
• Documentos del flujo: Botón de acceso al listado de documentos creados durante la ejecución del flujo.
• Opciones:
  • Cancelar flujo: Podrás utilizar esta opción en caso de que requieras detener un flujo sin terminar su gestión. 
  • Actividades: Encontrarás un listado de actividades del flujo y los detalles de su ejecución. 

A continuación te mostramos cómo:

¿Cómo acceder al reporte de flujos ejecutados?

Para acceder al reporte de flujos ejecutados debes realizar los siguientes pasos: 

Paso 1. Despliega el menú de SAIA® ubicado en la parte lateral izquierda de tu pantalla.

Paso 2. Haz clic en el módulo de Inicio, allí verás las diferentes secciones del módulo.

Paso 3. Haz clic en el apartado de Reportes para que se desplieguen todas las opciones.

Paso 4. Haz clic en ‘Flujos ejecutados’ y accederás al reporte de todos los flujos que se han ejecutado en SAIA®.

A continuación te mostramos cómo:

¿El reporte de “Flujos ejecutados” permite ver los procesos realizados por otros usuarios?

Si cuentas con perfil de administrador interno, tendrás acceso a todos los flujos ejecutados en SAIA®, lo que te permitirá hacer seguimiento a cualquiera de ellos cuando lo necesites.

En cambio, si tu perfil no es el de administrador interno, el reporte de “Flujos ejecutados” solo mostrará los flujos en los que estás directamente involucrado, ya sea como creador o como responsable de algún paso del proceso.

Si tienes alguna inquietud adicional sobre este u otros procesos SAIA®, recuerda escribirnos por medio de los canales que nuestro Equipo de Soporte tiene habilitados para atenderte.