Por medio de la herramienta de barra de búsqueda Avanzada podrás encontrar fácilmente los documentos, expedientes y tareas, aplicando diferentes filtros de búsqueda que te permitirán especificar varios datos de los documentos, expedientes o tareas que deseas encontrar.
Por ejemplo:
«Margarita, auxiliar jurídico, necesita encontrar todas las comunicaciones internas elaboradas por ella durante el año 2022, para esto Margarita realiza una búsqueda avanzada utilizando los filtros de «Fecha», «Creador» y «Formato» y así encontrar solo las comunicaciones internas que ella generó en el año 2022″.
1. ¿Cómo acceder a la búsqueda avanzada?
Una vez inicies sesión en la herramienta SAIA®, encontrarás la búsqueda avanzada ubicada en la parte superior de la pantalla, representada por un icono de una lupa ubicado justo al lado izquierdo de la barra de búsqueda sencilla y al lado derecho del botón nuevo:
2. ¿Cómo buscar un documento desde esta opción?
Para buscar un documento desde la herramienta de búsqueda avanzada, solo debes seguir los siguientes pasos:
Paso 1. Ubica la barra de búsqueda en la parte superior de tu pantalla, para acceder a la búsqueda avanzada, haz clic sobre el icono de la «lupa».
Paso 2. Se habilitarán tres opciones «Documento», «Expediente» y «Tarea», selecciona la opción documento.
Paso 3. Se habilitarán cinco filtros de búsqueda de manera inicial: Radicado, Descripción, Tipo de Gestión, Fecha y Formato. Puedes ver su explicación más adelante.
Paso 4. Después de seleccionar los filtros que mejor se ajusten a la búsqueda que quieres realizar, haz clic en el botón «Buscar» para ver el resultado.
Paso 5. Después de aplicar el filtro podrás acceder a los documentos que se listan en el resultado de la búsqueda.
A continuación te mostramos cómo:
Conoce para qué sirve cada filtro de búsqueda:
- Radicado: Permite buscar por el número de consecutivo del documento. Si lo sabes escríbelo aquí y de esta forma encontrarás tu documento rápidamente.
- Descripción: Permite buscar por el asunto o descripción del documento. Si lo sabes escríbelo aquí y de esta forma encontrarás tu documento rápidamente.
- Tipo de Gestión: Permite buscar documentos de personas específicas según la gestión que realizaron. Este filtro tiene a su vez cinco opciones de búsqueda: «Creados por», «Transferidos a», «Transferidos por», «Radicados por» y «Aprobado/Visto bueno por».
- Fecha: Permite buscar los documentos por fechas. Este filtro tiene a su vez seis opciones de búsqueda: «Hoy», «Ayer», «Últimos 7 días», «Últimos 30 días», «Últimos 90 días», «Entre las fechas».
- Formato: Permite buscar documentos generados por medio de plantillas específicas. Aquí se listarán las plantillas que tengas en SAIA® y al seleccionar cada una se habilitarán filtros de búsqueda adicionales según los campos de cada plantilla. Por ejemplo, si quieres buscar una «comunicación Interna» en este campo deberás seleccionar esa plantilla.
- Buscar como administrador: Si eres el usuario administrador del sistema, se habilitará una casilla adicional para buscar como administrador cualquier documento de SAIA, independientemente del creador. En caso contrario, solo podrás buscar los documentos que estén relacionados con tu usuario, es decir, eres el creador o te lo han compartido.
3. ¿Cómo buscar un Expediente desde esta opción?
Para buscar un expediente desde la herramienta de búsqueda avanzada, solo debes seguir los siguientes pasos:
Paso 1. Ubica la barra de búsqueda en la parte superior de tu pantalla, para acceder a la búsqueda avanzada, haz clic sobre el icono de la «lupa».
Paso 2. Se habilitarán tres opciones «Documento», «Expediente» y «Tarea», selecciona la opción Expediente.
Paso 3. Se habilitarán ocho filtros de búsqueda: Nombre del expediente, Descripción, Índice, Serie, Responsable, Fecha inicial, Fecha final y Estado. Puedes ver su explicación más adelante.
Paso 4. Después de seleccionar los filtros que mejor se ajusten a la búsqueda que quieres realizar, haz clic en el botón «Buscar» para ver el resultado.
Paso 5. Después de aplicar el filtro podrás acceder a los expedientes que se listan.
A continuación te mostramos cómo:
Conoce para qué sirve cada filtro de búsqueda:
- Nombre del expediente: Permite buscar por el nombre del expediente. Si lo sabes, escríbelo aquí y de esta forma encontrarás tu expediente rápidamente.
- Descripción: Permite buscar por la descripción del expediente. Si recuerdas una palabra clave de la descripción del expediente, escríbela aquí y de esta forma encontrarás tu expediente rápidamente.
- índice: Permite buscar por los índices que se definieron para el expediente. Si recuerdas uno de los índices, escríbelo aquí y de esta forma encontrarás tu expediente rápidamente.
- Serie: Permite buscar los expedientes por la serie documental vinculada al mismo. Selecciona la serie y así podrás ver todos los expedientes que creados con dicha serie.
- Responsable: Permite buscar los expedientes por su responsable. Si sabes quién es el responsable del expediente, selecciónalo.
- Fecha inicial: Permite buscar por las fechas extremas de los expedientes, es decir, la fecha del documento más antiguo. Si sabes cuál es la fecha inicial, selecciónala.
- Fecha Final: Permite buscar por las fechas extremas de los expedientes, es decir, la fecha del documento más reciente. Si sabes cuál es la fecha final, selecciónala.
- Estado: Permite buscar los expedientes por el estado en el que se encuentra: Abierto o Cerrado.
4. ¿Cómo buscar una tarea desde esta opción?
Para buscar una tarea desde la herramienta de búsqueda avanzada, solo debes seguir los siguientes pasos:
Paso 1. Ubica la barra de búsqueda en la parte superior de tu pantalla, para acceder a la búsqueda avanzada, haz clic sobre el icono de la «lupa».
Paso 2. Se habilitarán tres opciones «Documento», «Expediente» y «Tarea», selecciona la opción Tarea.
Paso 3. Se habilitarán cuatro filtros de búsqueda: Nombre de la tarea, Formato, Cualquier usuario y En cualquier momento. Puedes ver su explicación más adelante.
Paso 4. Después de seleccionar los filtros que mejor se ajusten a la búsqueda que quieres realizar, haz clic en el botón «Buscar» para ver el resultado.
Paso 5. Después de aplicar el filtro podrás ver las tareas que coinciden con los datos registrados en los filtros utilizados.
A continuación te mostraremos cómo:
Conoce para qué sirve cada filtro de búsqueda:
- Nombre de la tarea: Permite buscar por el nombre de la tarea. Escribe una palabra clave aquí y de esta forma encontrarás tu tarea rápidamente.
- Formato: Permite buscar las tareas que están vinculadas a un documento o registro. Si sabes el formato del documento al cual está vinculada la tarea, selecciónalo en este campo.
- Cualquier usuario: Permite buscar por las opciones «Soy el propietario» y «Usuario específico». En caso de seleccionar soy el propietario, se listarán todas las tareas creadas por ti. Si seleccionas «Usuario específico» se habilitará un campo adicional para que busques por le nombre del usuario responsable.
- En cualquier momento: Permite buscar las tareas por fechas. Este filtro tiene a su vez seis opciones de búsqueda: «Hoy», «Ayer», «Últimos 7 días», «Últimos 30 días», «Últimos 90 días», «Entre las fechas».
5. ¿Cómo limpiar una búsqueda?
Para borrar una búsqueda que hayas realizado y dejar los filtros de búsqueda nuevamente en blanco, con el fin de realizar una nueva búsqueda, solo debes hacer clic sobre el botón Limpiar, ubicado en la parte inferior de la ventana de búsqueda.
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