Trazabilidad del documento

Imagina las acciones que suelen hacerse con un documento físico, ahora podrás aplicarlas, pero llevadas a acciones electrónicas que te permitirán gestionar los diferentes documentos en SAIA®, en este caso te explicaremos el funcionamiento de la trazabilidad del documento.

Por ejemplo:

«Andrés recibe un llamado de atención de su jefe porque no le ha enviado un documento para firmar y se lo solicitó hace un mes, sin embargo, él sí realizó el contrato y lo envió para firma, pero su jefe nunca lo firmó, al consultar la trazabilidad del documento, efectivamente se evidencia que su jefe recibió y vio el documento, pero no lo firmó.»

¿Dónde encontrarás la trazabilidad del documento?

La trazabilidad del documento hace parte de las acciones principales de los documentos, las cuales podrás encontrar en la parte superior izquierda de cualquier documento en SAIA®. A continuación te mostramos:

¿Cómo consultar la trazabilidad de un documento?

Para ver la trazabilidad de un documento, debes seguir los siguientes pasos:

Paso 1: Ubica el documento del que quieres conocer la trazabilidad.

Paso 2: Haz clic en el botón «trazabilidad» ubicado en la parte superior del documento.

Paso 3: Esta acción te permitirá ver la trazabilidad en tiempo real del documento, allí verás las diferentes acciones que se realizan con el documento, te listamos las más relevantes:

  • Fecha y hora de creación del documento.
  • Usuario creador del documento.
  • Si se envió para aprobación, quién aprobó y quién está pendiente.
  • Ver si el usuario al que se le envió el documento para aprobación ya lo vio o no.
  • Indica correo al que se envió el documento
  • Lo relacionado a una acción con el documento con fecha, hora, etc.

A continuación te mostraremos cómo:

Si deseas conocer más sobre las acciones principales de un documento y otras funcionalidades generales del sistema SAIA®, vuelve al apartado «Menú de Acciones» y continúa aprendiendo cómo usar cada una de las herramientas del sistema.

Si tienes alguna inquietud adicional sobre este u otros procesos SAIA®, recuerda escribirnos por medio de los canales que nuestro Equipo de Soporte tiene habilitados para atenderte.

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