En SAIA® podrás acceder al cuadro de clasificación de la organización que se genera automáticamente con base en la Tabla de Retención Documental (TRD), allí podrás gestionar los permisos de acceso o uso que tendrán los usuarios a las series/subseries. Y podrás actualizar a la nueva versión de la TRD, los expedientes vinculados a una de las versiones anteriores de la TRD.
Por ejemplo:
«María, una funcionaria del área jurídica, debe hacer seguimiento a todos los contratos a término fijo vigentes de los colaboradores, y para esto necesita acceder a todos los expedientes que se han creado y vinculado a la subserie de contratos laborales, la cual gestionan únicamente los funcionarios del área de recursos humanos. Para que pueda cumplir con su tarea, José accede al Cuadro de Clasificación y le otorga a María el permiso correspondiente sobre la subserie de contratos laborales. De esta forma, ella puede acceder a los expediente vinculados a dicha subserie y consultar la información que requiere».
¿Cómo acceder al cuadro de clasificación documental?
Te mostramos cómo acceder al cuadro de clasificación en SAIA®:
Paso 1. Despliega el menú de SAIA® ubicado en la parte lateral izquierda de tu pantalla.
Paso 2. Haz clic en el módulo de Administración para ver las diferentes secciones del módulo.
Paso 3. Haz clic en TRD y se desplegará el apartado de la sección.
Paso 4. Selecciona Versiones TRD y accederás al reporte de las TRD que se han cargado (Activas e inactivas).
Paso 5. Ingresa al menú de opciones de la TRD en la que quieres acceder al cuadro de clasificación y verás las opciones de TRD y Clasificación.
Paso 6. Selecciona la opción Clasificación y accederás al cuadro de clasificación.
A continuación te mostramos cómo:
Asignar permisos sobre series/subseries
Podrás asignar permisos sobres series y subseries en SAIA® de la siguiente forma:
Paso 1. Accede al menú de opciones de la serie/subserie donde gestionarás el permiso, allí verás las opciones de Permisos y Actualizar expedientes a nueva TRD.
Paso 2. Selecciona la opción de Permisos y se habilitará una ventana donde podrás ver qué usuarios tienen permiso sobre la serie/subserie.
Paso 3. Para asignar permisos a un funcionario sobre la serie/subserie puedes buscar su nombre en el campo “Buscar usuario”, o ubicarlo según su oficina o grupo (Si aplica). Puedes seleccionar varios usuarios si lo requieres.
Paso 4. Haz clic en el botón de Adicionar para asignar los permisos a los usuarios seleccionados, SAIA® mostrará un mensaje de confirmación y el/los usuarios se incluirán en la tabla de “Usuarios con permisos”. Esto permitirá a el/los usuarios consultar y acceder a los expedientes de la serie/subserie, así como crear nuevos expedientes vinculándolos a dicha serie/subserie.
A continuación te mostramos cómo:
Eliminar permisos sobre series/subseries
Podrás eliminar permisos sobres series y subseries en SAIA® de la siguiente forma:
Paso 1. Accede al menú de opciones de la serie/subserie donde gestionarás el permiso, allí verás las opciones de Permisos y Actualizar expedientes a nueva TRD.
Paso 2. Selecciona la opción de Permisos y se habilitará una ventana donde podrás ver qué usuarios tienen permiso sobre la serie/subserie.
Paso 3. Para eliminar permisos a un funcionario sobre la serie/subserie puedes buscar su nombre en la tabla “Usuarios con permisos”. Ten en cuenta que en la parte superior derecha de la tabla hay un campo que te permitirá hacer una búsqueda rápida del funcionario.
Paso 4. Haz clic en el ícono de Eliminar que se encuentra ubicado en la tercera columna de la tabla del funcionario al que deseas quitar el permiso y el usuario se eliminará de la tabla de “Usuarios con permisos”. De esta forma el usuario perderá el acceso a los expedientes de la serie/subserie, y no podrá crear nuevos expedientes vinculándolos a dicha serie/subserie.
A continuación te mostramos cómo:
Actualizar expedientes a nueva TRD
Podrás actualizar a la nueva versión de la TRD los expedientes vinculados a una de las versiones anteriores de la TRD siguiendo los siguientes pasos:
Paso 1. Podrás actualizar a la nueva versión de la TRD los expedientes vinculados a una de las versiones anteriores de la TRD siguiendo los siguientes pasos:
Paso 2. Selecciona la opción de Actualizar expedientes a nueva TRD y se habilitará una ventana donde podrás buscar la serie/subserie de los expedientes que se encuentran vinculados a una versión anterior de la TRD y deseas actualizar a la versión actual de la TRD.
Paso 3. Selecciona la serie/subserie de los expedientes que deseas actualizar y se mostrará la cantidad de expedientes vinculados a dicha subserie, los cuales se actualizarán a la versión actual de la TRD.
Paso 4. Haz clic en Continuar y se mostrará un mensaje de confirmación. De esta forma los expedientes quedarán vinculados a la nueva TRD. Ten en cuenta que solo podrás realizar este procedimiento para expedientes que no contengan documentos.
A continuación te mostramos cómo:
Si deseas conocer más sobre el módulo de Administración y otras funcionalidades generales del sistema SAIA®, vuelve al apartado «Administración» y continúa aprendiendo cómo usar cada una de las herramientas SAIA®.
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