En SAIA® puedes registrar las cajas que se encuentran ubicadas en las estanterías de los espacios físicos destinados al almacenamiento, organización y conservación de documentos en formato papel. Esto permite que, al digitalizar los expedientes, quede trazabilidad en el sistema sobre su ubicación física original.
Por ejemplo:
«Los expedientes del archivo físico de la empresa de helados Santa Rita están organizados en cajas distribuidas en tres espacios físicos: la oficina de archivo, la bodega documental y la sede administrativa. Con el objetivo de centralizar la información y garantizar la trazabilidad entre el soporte físico y digital, la empresa decidió digitalizar todos los expedientes y registrarlos en SAIA®. Para ello, configuraron en el sistema las cajas correspondientes, lo que les permitirá relacionar su ubicación física real».
¿Cómo acceder a las cajas?
A continuación te explicamos los pasos que debes realizar para acceder al reporte de cajas. Ten en cuenta que debes tener los permisos necesarios para acceder:
Paso 1. Despliega el menú de SAIA® ubicado en la parte lateral izquierda de tu pantalla.
Paso 2. Haz clic en el módulo de CAD, allí verás las diferentes secciones del módulo.
Paso 3. Haz clic en el apartado de Archivo general y se desplegarán las opciones “Inventario” y “Eliminación documental”.
Paso 4. Haz clic en la opción “Inventario” y accederás a un listado de reportes.
Paso 5. Ubica el reporte “Cajas” y haz clic en el botón “Ver reporte”.
¿Cómo crear cajas?
A continuación te explicamos los pasos que debes realizar para crear cajas.
Paso 1. Haz clic en el botón “Adicionar” ubicado en la parte superior derecha del reporte.
Paso 2. Se habilitará una ventana donde debes diligenciar los datos de la caja que vas a crear. Puedes ver su explicación más adelante.
Paso 3. Después de diligenciar los datos haz clic en “Guardar”. Se mostrará un mensaje de confirmación y la caja se agregará al reporte.
Completa los campos:
- Estante: Selecciona la estantería donde se encuentra ubicada la caja que vas a crear.
- N° de caja: Número de la caja que vas a crear.
- Ubicación: Ubicación de la caja que vas a crear.
- Pasillo: Pasillo donde se encuentra la caja que vas a crear (Si aplica).
- Cara: Cara donde se encuentra la caja que vas a crear (Si aplica).
- Panel: Panel donde se encuentra la caja que vas a crear (Si aplica).
- Nivel: Nivel donde se encuentra la caja que vas a crear (Si aplica).
- Estado: Estado de la caja. Recuerda que para hacer uso de ella, debe estar activa.
¿Cómo editar cajas?
A continuación te explicamos los pasos que debes realizar para editar cajas.
Paso 1. Ubica la caja que vas a editar y haz clic en el menú de opciones ubicado en la última columna del reporte.
Paso 2. Se habilitarán las opciones “Editar”, “Más información” e “Imprimir rótulo”, selecciona la opción “Editar”.
Paso 3. Se habilitará una ventana donde podrás modificar los datos de la estantería.
Paso 4. Después de editar los datos haz clic en “Guardar”. Se mostrará un mensaje de confirmación y el reporte se actualizará con la nueva información de la caja.
¿Cómo ver la información de las cajas?
A continuación te explicamos los pasos que debes realizar para acceder al rótulo con la información de cada caja.
Paso 1. Ubica la caja y haz clic en el menú de opciones ubicado en la última columna del reporte.
Paso 2. Se habilitarán las opciones “Editar”, “Más información” e “Imprimir rótulo”, selecciona la opción “Más información”.
Paso 3. Se habilitará una ventana con la información de la caja.
¿Cómo generar el código QR de las cajas?
A continuación te explicamos los pasos que debes realizar para generar el código QR que permite acceder a la información de cada caja.
Paso 1. Ubica la caja y haz clic en el menú de opciones ubicado en la última columna del reporte.
Paso 2. Se habilitarán las opciones “Editar”, “Más información” e “Imprimir rótulo”, selecciona la opción “Imprimir rótulo”.
Paso 3. Se habilitará una ventana con el código QR y al escanearlo podrás acceder al rótulo de la caja.
¿Cómo hacer uso de las cajas?
Teniendo en cuenta que las cajas en SAIA® se utilizan para registrar qué expedientes se encuentran en ellas, a continuación te explicamos las formas que existen en SAIA® para hacer uso de las cajas:
Opción 1: De forma individual al crear un expediente
Al crear una expediente puedes registrar en qué caja se encuentra ubicado. Puedes conocer cómo realizar este procedimiento en el tema «Creación de expedientes».
Opción 2: De forma masiva desde el reporte FUID (Administrador)
Desde el reporte de «FUID (Administrador)»:
Paso 1. Selecciona varios expedientes por medio del checkbox que encuentras en la parte izquierda de la pantalla.
Paso 2. Haz clic en el campo “Acciones” ubicado en la parte superior del reporte.
Paso 3. Haz clic en la opción “Guardar en caja”. Se habilitará una ventana donde podrás buscar la caja en la que vas a guardar los expedientes.
Paso 4. Selecciona la caja que requieras y haz clic en Guardar. Se mostrará un mensaje de confirmación y los expedientes seleccionados se vincularán a la caja seleccionada, dejando registro en el sistema de que allí se encuentran ubicados físicamente.
Opción 3: Al crear expedientes de forma masiva
Paso 1. Despliega el menú de SAIA® ubicado en la parte lateral izquierda de tu pantalla.
Paso 2. Haz clic en el módulo de Administración, allí verás las diferentes secciones del módulo.
Paso 3. Haz clic en la opción “Organización” y se habilitarán las opciones de la sección.
Paso 4. Haz clic en la opción “Importar datos” y accederás a la pantalla de carga masiva de información.
Paso 5. En el campo “Tipo carga” selecciona la opción “Expedientes” y se habilitará la plantilla de excel (.xlsx) que debes descargar.
Paso 6. Accede a la plantilla, diligénciala y guarda los cambios. Ten en cuenta que en la columna “Código de caja” debes registrar el código de la caja donde vas a almacenar cada expediente.
Paso 7. Carga la plantilla al campo “Archivo” y haz clic en Guardar.
Paso 8. Se mostrará un mensaje de confirmación y los expedientes creados se vincularán a las cajas relacionadas, dejando registro en el sistema de que allí se encuentran ubicados físicamente.
Si deseas conocer más sobre las acciones de gestión de archivo y otras funcionalidades generales del sistema SAIA®, vuelve al apartado «Módulo de archivo» y continúa aprendiendo cómo usar cada una de las herramientas SAIA®.
Si tienes alguna inquietud adicional sobre este u otros procesos SAIA®, recuerda escribirnos por medio de los canales que nuestro Equipo de Soporte tiene habilitados para atenderte.