Para crear nuevos flujos es fundamental diligenciar la información de sus atributos obligatorios. En SAIA® podrás hacerlo fácilmente por medio de pasos que te permitirán implementar correctamente un nuevo flujo en SAIA®

Por ejemplo:

«Camilo es el responsable de diseñar el flujo de “Solicitud de dotación” en SAIA® y para ello, debe registrar la información general del flujo y configurar los pasos y notificaciones correspondientes. Una vez implementado, los usuarios podrán ejecutar el flujo cada vez que necesiten una nueva dotación, lo que permitirá agilizar la gestión y disminuir de forma significativa los tiempos de respuesta de las solicitudes».

Información general del flujo

En la pestaña de información del flujo debes realizar los siguientes pasos: 

Paso 1. Diligencia todos los datos generales del flujo. Puedes ver su explicación más adelante.

Paso 2.Haz clic en el botón de Guardar ubicado en la parte inferior izquierda de la pantalla.

A continuación te mostramos cómo:

Completa los campos:

• Nombre del proceso: Nombre que tendrá el flujo en SAIA®.
• Versión: Versión del flujo que se creará.
• Descripción del proceso: Descripción general del flujo y/o el uso que se le dará.
• Código: Código que se asignará al flujo.
• Beta: Al habilitar esta opción podrás realizar pruebas antes de la oficialización del flujo, incluso en ambiente productivo. Esta funcionalidad está diseñada para facilitar la validación previa sin comprometer la trazabilidad ni la integridad del sistema. Ten en cuenta que:
  • Todos los flujos ejecutados en versión “Beta” se generarán con consecutivo 0, lo que permite identificarlos fácilmente.
  • Todos los documentos generados por flujos en versión “Beta” tendrán un consecutivo independiente, lo que permite identificarlos fácilmente.
  • Después de quitar la versión “Beta” de un flujo, no podrás volver a habilitarla. Si necesitas realizar nuevas pruebas tendrás que versionar o duplicar el flujo.
  • Al oficializar un flujo (Es decir, quitar la versión “Beta”), todos los flujos previamente ejecutados se cancelarán automáticamente, incluyendo sus tareas, para evitar confusiones operativas.
  • Al oficializar un flujo (Es decir, quitar la versión “Beta”), todos los documentos generados durante la versión Beta se eliminarán automáticamente. La única forma de acceder a estos documento eliminados, es a través de la columna «Documentos del Flujo» del reporte «Flujos ejecutados».
• Publicar: Permite publicar el flujo para su uso. También puedes publicar un flujo que se encuentra en estado “Borrador” con el objetivo de realizar pruebas y verificar su funcionamiento antes de pasarlo a estado “Publicado”.
• Categoría: Selecciona una categoría previamente creada para facilitar su ubicación en el botón “Nuevo”. Puedes ver su explicación en el tema «Categorías del flujo» de la sección «Pasos opcionales para crear flujos».
• Estado: Selecciona el estado del flujo. Tendrás tres opciones:
• Borrador: Al crear un flujo, se crea por defecto en este estado, de esta forma podrás configurarlo, hacer pruebas y verificar el funcionamiento de los pasos que configures. Además podrás editarlo en caso de requerir alguna modificación. 
• Publicado: Cuando verifiques el correcto funcionamiento del flujo, podrás cambiarlo a este estado y así se publicará oficialmente y los usuarios podrán utilizarlo. Debes tener en cuenta que después de publicar un flujo no podrás editarlo, en caso de requerir alguna modificación debes versionar el flujo y editar la nueva versión.
• Inactivo: Si tienes un flujo Publicado y, por decisión interna en la organización, no se debe utilizar más, puedes cambiarlo a este estado y así se ocultará para todos los usuarios y no podrán utilizarlo más. Debes tener en cuenta que después de inactivar un flujo no podrás publicarlo nuevamente. 
• Áreas involucradas: Selecciona las áreas que están relacionadas con el flujo.
• Instrucciones o políticas adicionales del proceso: Instrucciones adicionales que desees agregar a la información del flujo.
• Adjuntar documentación del proceso: Anexos, documentación o soportes que desees agregar a la información del flujo.

Diagrama del flujo

En la pestaña de Diagrama de flujo debes crear el flujo que quieres configurar en SAIA®, a continuación te explicamos los pasos que debes realizar:

Paso 1. Crea el flujo haciendo uso de la barra de herramientas de modelado de flujos que encuentras en la parte lateral izquierda de la pantalla. Podrás ver la explicación de cada ícono más adelante.

Paso 2. Haz doble clic sobre el primer paso del flujo para acceder a la configuración del paso. En la pestaña de “Configuración de responsable” configura quién podrá ejecutar el paso. Podrás ver el detalle de cada campo más adelante.

Paso 3. Haz clic sobre la siguiente pestaña de la configuración del paso llamada “Actividades” y define qué actividades deben realizarse al ejecutar el paso. Esta configuración es opcional. Podrás ver el detalle de cada campo más adelante.

Paso 4. Haz clic sobre la siguiente pestaña de la configuración del paso llamada “Flujo de aprobación” y define qué documento debe crearse en el paso; si lo requieres, también puedes definir una ruta de radicación automática sobre dichos documentos. Esta configuración es opcional. Podrás ver el detalle de cada campo más adelante.

Paso 5. Haz clic sobre la siguiente pestaña de la configuración del paso llamada “Decisiones” y define qué decisiones podrán tomar los funcionarios que ejecuten el paso, estas determinarán cómo continúa el flujo. Podrás ver el detalle de cada campo más adelante.

Paso 6. Después de configurar completamente todos los pasos cierra la ventana y haz clic en el botón “Guardar” ubicado en la parte inferior izquierda de la pantalla.

A continuación te mostramos cómo:

En la barra de herramientas de modelado del flujo encontrarás herramientas de interacción: 

• Mano: Para mover o desplazarse por el lienzo sin seleccionar elementos.
• Selección múltiple: Para seleccionar varios elementos al mismo tiempo.
• Alineación horizontal: Posiblemente para distribuir o alinear elementos en línea recta.
• Conector diagonal: Para unir elementos con flechas o líneas de flujo.

 Y elementos de diagrama:

• Círculo: Nodo inicial.
• Círculo con doble línea: Nodo intermedio. 
• Círculo con borde grueso: Nodo final.
• Diamante: Punto de decisión.
• Rectángulo redondeado: Paso del proceso
• Rectángulo redondeado con recuadro interno: Subproceso.
• Documento: Entrada/salida de datos.
• Base de datos: Almacenamiento estructurado.
• Rectángulo: Elemento genérico.
• Rectángulo punteado: Agrupación o elemento opcional.

Completa los campos en la configuración de cada paso:

Configuración de responsable: Configura la información general del paso:

• Nombre del paso: Asigna el nombre al paso.
• Tipo Responsable: Define quién podrá ejecutar el paso.
  • Todos los funcionarios de la organización
  • Un funcionario específico
  • Todos los funcionarios con un cargo específico en SAIA®
  • Todos los funcionarios con una función específica asignada en SAIA®
  • Un funcionario del flujo, es decir el mismo funcionario que ejecuta otro paso dentro del mismo flujo
  • Todos los funcionarios que pertenecen a una dependencia en SAIA®
  • El jefe inmediato del funcionario que ejecuta el paso anterior. Ten en cuenta que la asignación del jefe inmediato se realiza con base en el organigrama de funcionarios creado en SAIA®. Puedes ver cómo configurar el organigrama de funcionarios en la sección «Organigrama de funcionarios»
• Selección manual de responsable del paso anterior: Este campo solo se habilita si en el campo “Tipo de responsable” seleccionas Cargo o Función. Al activarlo, se permite que el responsable del paso anterior asigne manualmente a uno de los funcionarios que cumplen con el cargo o la función definida, para que ejecute el paso del flujo.
• Responsable: Este campo solo se habilita si en el campo “Tipo de responsable” seleccionas Funcionario, Cargo, Función, Funcionario del flujo, o Dependencia. Y en él debes seleccionar el responsable que asignarás al paso.
• Instrucciones adicionales: Registra instrucciones adicionales para que los responsables de ejecutar el paso las tengan en cuenta.
• Unidad de tiempo: Todos los pasos de los flujos generan tareas automáticas a los responsables para su gestión según los Acuerdos de Nivel de Servicio (ANS) que manejen en la organización. En este contexto, en este campo debes seleccionar si el tiempo de asignación de la tarea se medirá en minutos, horas, días, meses o se asignará en un día del mes específico. 
• Tiempo de ejecución: Indica el plazo específico en el que se asignará la tarea al responsable, según la unidad de tiempo seleccionada. 
• Modo de conteo: Selecciona si el tiempo de asignación de la tarea (ANS) se contará en días hábiles o en días calendario. 

Actividades: Define las actividades que los usuarios deben realizar al ejecutar este paso y se generará un listado para que cada usuario confirme su cumplimiento. Este paso de la configuración es opcional.

• Actividad: Registra qué actividad debe realizar el responsable de ejecutar el paso.
• Obligatoria: Selecciona si la actividad será obligatoria.
• Asignarme: Cuando el paso del flujo tiene múltiples posibles responsables —ya sea por cargo, función, dependencia o porque está habilitado para todos los funcionarios— puedes seleccionar esta opción para que solo uno de ellos asuma formalmente la responsabilidad del paso.

Esta funcionalidad permite evitar reprocesos, duplicidad de gestiones o intervenciones simultáneas por parte de varios funcionarios. Una vez habilitada, el primer funcionario que seleccione la opción quedará asignado como responsable único del paso, garantizando trazabilidad y eficiencia en la ejecución.

Al guardar las actividades, la información registrada se mostrará automáticamente en la tabla ubicada en la parte inferior de la ventana.

Flujo de Aprobación: Define si en este paso se requiere la creación de un documento; si es así, podrás establecer una ruta de radicación predeterminada para todos los documentos generados. Este paso de la configuración es opcional.

• Formato o Plantilla definida: Selecciona qué formato se debe utilizar para crear documentos en este paso del flujo. 
• El formato es obligatorio: Selecciona sí será obligatorio crear el documento con el formato seleccionado.
• Tipo Responsable: Define cómo asignarás a los involucrados en la ruta preestablecida de los documentos creados en el paso:
  • Un funcionario específico
  • Uno de los funcionarios con un cargo específico en SAIA®
  • Uno de los funcionarios con una función específica asignada en SAIA®
• Responsable: Selecciona el funcionario, cargo o función que agregarás a la ruta de radicación, dependiendo de lo que seleccionaste en el campo anterior. 
• Configuración Ruta: Define el tipo de ruta de radicación de los documentos generados.
  • Restrictiva: Cuando los usuarios generen los documentos en este paso, SAIA® no permitirá modificar la ruta de radicación que configuraste en los campos anteriores.
  • Parcial: Cuando los usuarios generen los documentos en este paso, SAIA® no permitirá retirar funcionarios de la ruta de radicación que configuraste en los campos anteriores, pero si se podrán agregar más usuarios a la ruta de radicación.
  • Libre: Cuando los usuarios generen los documentos en este paso, SAIA® permitirá modificar sin restricciones la ruta de radicación que configuraste en los campos anteriores.
• Tipo de firma: Selecciona el tipo de firma de cada usuario configurado en la ruta de radicación preestablecida.
  • Firma oculta: Cuando los usuarios confirmen su aprobación según la ruta de radicación, se registrará la evidencia en la trazabilidad del documento. No se agregará la firma gráfica al mismo.
  • Firma visible: Cuando los usuarios confirmen su aprobación según la ruta de radicación, se agregará la firma gráfica (si la tienen) al documento y se registrará la evidencia en la trazabilidad del mismo.
  • Visto bueno – Oculto: Cuando los usuarios confirmen su visto bueno según la ruta de radicación, se registrará la evidencia en la trazabilidad del documento. No se mostrará en el mismo.
  • Visto bueno – Visible: Cuando los usuarios confirmen su visto bueno según la ruta de radicación, se agregará la evidencia al documento y se registrará en la trazabilidad.
• Firma certificada: Si tienes contratada la funcionalidad de Firma electrónica con certificado digital, puedes activar esta opción para que los documentos generados en este paso inicien automáticamente el proceso de firma, al seleccionarla, se habilitarán los campos necesarios para configurar los firmantes. Una vez el documento sea radicado en el flujo, el sistema iniciará el proceso de firma electrónica con los datos previamente definidos.

Al guardar los aprobadores, la información registrada se mostrará automáticamente en la tabla ubicada en la parte inferior de la ventana.

Decisiones: Configura las decisiones que podrán tomar los usuarios y determina cómo se desarrollará el flujo según cada opción seleccionada.

• Acción: Selecciona cuál será el siguiente paso del flujo una vez tomada la decisión.
• Decisión: Diligencia cuál será la decisión que tendrá que tomar el usuario para que se ejecute la acción correspondiente.

También puedes establecer condiciones que deben cumplirse para que el flujo continúe: 

• Objeto: Define el tipo de elemento sobre el cual se aplicará la condición:
  • Campos del formato: La condición debe cumplirse en un campo específico del formato que se genera en el paso (Configurado en la pestaña Flujo de aprobación). 
  • Estado del formato: El formato que se genera en el paso (Configurado en la pestaña Flujo de aprobación) debe tener un estado específico para que se cumpla la condición. 
  • Acción manual: El usuario debe ejecutar una acción manual para que se cumpla la condición.
• Campo: Este campo solo se habilita si en el campo “Objeto” seleccionas Campos del formato. Permite seleccionar el campo específico del formato sobre el cual se aplicará la condición.
• Estado: Este campo solo se habilita si en el campo “Objeto” seleccionas Estado del formato. Permite seleccionar el estado que debe tener el formato para que se cumpla la condición. 
• Actividad: Este campo solo se habilita si en el campo “Objeto” seleccionas Acción manual. Permite registrar la acción manual que debe realizar el usuario para cumplir la condición. 
• Condición: Este campo solo se habilita si en el campo “Objeto” seleccionas Campos del formato. Aquí podrás seleccionar cuál va a ser la regla que debe cumplirse en el campo seleccionado.
• Valor: Para que este campo se habilite, primero debes seleccionar “Campos del formato” en el campo “Objeto” y luego elegir un campo específico en “Campo”. Aquí podrás diligenciar el valor que debe cumplir ese campo para cumplir la condición.
• Obligatoriedad: Este campo solo se habilita si en el campo “Objeto” seleccionas Acción manual. Permite definir si la acción que debe cumplir el usuario será obligatoria o no.
• Operador: Este campo es opcional. Si se configuran múltiples condiciones, permite establecer si deben cumplirse todas (Y) o si basta con que se cumpla alguna (O).

Una vez configuradas las decisiones y condiciones, utiliza los botones “Agregar condición” y/o “Guardar” para guardar la información. Los datos ingresados se mostrarán automáticamente en las tablas ubicadas en la parte inferior de la ventana.

Si tienes alguna inquietud adicional sobre este u otros procesos SAIA®, recuerda escribirnos por medio de los canales que nuestro Equipo de Soporte tiene habilitados para atenderte.