En ocasiones, los documentos contienen información que no es sencilla de manejar o insertar en un formato preestablecido, para esto, el Sistema permite que cualquier documento en formato Word pueda cargarse al sistema y llevar a cabo el proceso de aprobación del documento. De esta manera, podrás configurar el contenido insertando, por ejemplo, gráficas, imágenes y personalizar el cuerpo del documento.
Por ejemplo:
«Andrea es la responsable de enviar los informes de gestión de las PQRSF de la empresa y cuando va a realizar un informe se le dificulta crear las tablas con la información, por lo que Andrea genera el informe y personaliza el contenido insertando tablas, gráficos e imágenes desde Word. Posteriormente, lo envía para aprobación a través de SAIA, guardando la trazabilidad de los aprobadores y confirmación de lectura de los destinatarios.»
¿Cómo crear una plantilla de documento Word?
El módulo de creación de formatos cuenta con una alternativa para crear documentos desde una plantilla Word y se habilita según tus permisos y los módulos contratados por tu empresa. Para conocer como crear y configurar el formato de Plantilla Word, consulta el apartado Configuración de SAIA, exclusivo para usuarios administradores.
¿Cómo funciona el formato documento Word?
Debes tener presente que la plantilla debe estar previamente configurada en el sistema y debes tener acceso a la misma. Si no tienes acceso, comunícate con el administrador del sistema de tu empresa. Una vez tengas acceso a la plantilla, deberás seguir los siguientes pasos:
Paso 1. Haz clic en el botón nuevo ubicado en la parte superior de tu pantalla.
Paso 2. Busca en la carpeta el nombre del formato. En este ejemplo lo llamaremos «Ejemplo Plantilla Word», pero el nombre se lo asigna el administrador de SAIA al crear el formato. Algunos nombres de ejemplo reales para la plantilla son: Circular, Resoluciones, Actas, etc.
Paso 3. Una vez hayas ubicado el formato, haz clic sobre este para que se habilite la plantilla.
Paso 4. Descargar el archivo Word que está cargado en el campo «Word».
Paso 5. Accede al documento Word que descargaste y modifica el documento según lo requieras, es muy importante que la codificación de los campos que se evidencian en el documento no sean modificadas, ya que su función es traer la información que se ingresó en los campos del formato.
Paso 6. Una vez hayas modificado el Word, debes guardar los cambios; ahora debes eliminar el adjunto que está en el campo de anexo del formato y cargar el Word que modificaste.
Paso 7. Haz clic en el botón «Guardar» y se generará el oficio en PDF con los datos de ingresados en los campos. De esta forma tu documento ya estará listo para iniciar una ruta de aprobación interna y firmas correspondientes.
A continuación te mostramos cómo descargar el formato Word para su modificación:
A continuación te mostramos cómo reemplazar los datos y cargar tu Word modificado para generar el documento:
Si deseas conocer más sobre creación de documentos y otras funcionalidades generales del sistema SAIA, vuelve al apartado «Creación de Documentos» y continúa aprendiendo cómo usar cada una de las herramientas del sistema.
Si tienes alguna inquietud adicional sobre este u otros procesos SAIA, recuerda escribirnos por medio de los canales que nuestro Equipo de Soporte tiene habilitados para atenderte.