En SAIA®, puedes crear usuarios para los funcionarios de la organización, permitiéndoles acceder a la herramienta y utilizar todos los procesos y módulos disponibles.
Por ejemplo:
«Andrea es una nueva colaboradora del área administrativa y es necesario que tenga acceso a SAIA® para desempeñar las funciones que tiene asignadas, por lo tanto se comunica con José, el administrador de SAIA®, quien crea su usuario. De esta forma Andrea recibe un correo de bienvenida con instrucciones para configurar su contraseña y a partir de ese momento puede ingresar al sistema».
¿Qué son los funcionarios y dónde encontrarlos?
Son todos los funcionarios de la organización que tienen usuario en SAIA® y son creados por los administradores internos. Te mostramos dónde encontrarlos:
Paso 1. Despliega el menú de SAIA® ubicado en la parte lateral izquierda de tu pantalla.
Paso 2. Haz clic en el módulo de Administración para ver las diferentes secciones del módulo.
Paso 3. Haz clic en Organización y se desplegarán todos los apartados de la sección.
Paso 4. Selecciona Funcionarios y accederás al reporte de todos los funcionarios creados.
A continuación te mostramos cómo:
¿Cómo crear un nuevo funcionario?
A continuación te explicamos cómo puedes registrar nuevos funcionarios:
Paso 1. Haz clic en el botón de Adicionar ubicado en la parte superior del reporte de funcionarios.
Paso 2. Se habilitará una ventana con los campos que debes diligenciar para registrar la información del funcionario. Puedes ver su explicación más adelante.
Paso 3. Para finalizar haz clic en el botón de Guardar y así el funcionario quedará registrado en SAIA®.
A continuación te mostramos cómo:
Completa los campos
- Identificación: Identificación del funcionario.
- Nombre: Nombre(s) del funcionario.
- Apellidos: Apellido(s) del funcionario.
- Login de usuario: Login de acceso a SAIA®.
- Dirección: Dirección del funcionario. Este campo es opcional.
- Indicativo: Indicativo del teléfono móvil del funcionario. Este campo es opcional.
- Teléfono Móvil: Teléfono móvil del funcionario. Este campo es opcional.
- Teléfono Fijo: Teléfono fijo del funcionario. Este campo es opcional.
- Correo: Correo corporativo del funcionario.
- Firma: Imagen de la firma (Firma electrónica simple) del funcionario. Este campo es opcional. Las dimensiones sugeridas son: 260 (ancho) x 110 (largo) y deben estar en formato JPG. Si tienes dudas de las características de las imágenes del carrusel consulta a tu líder de proyectos.
- Perfil: Perfil(es) que tendrá el usuario.
- Sede del usuario: Sede del funcionario.
- Estado: Estado del usuario. Activo o inactivo.
¿Qué es un rol y cómo asignarlo a un funcionario?
Los roles corresponden a la unión del cargo de un funcionario y la dependencia a la que pertenece. Para ingresar a la SAIA®, todos los usuarios deben tener como mínimo un rol asignado. A continuación te explicamos cómo asignar roles a los funcionarios.
Paso 1. Ubica el funcionario al que vas a asignar el rol y haz clic en el botón de opciones.
Paso 2. Se habilitarán las opciones de Editar, Roles y Funciones, haz clic en Roles.
Paso 3. Accederás a una ventana donde podrás ver o editar los roles actuales del funcionario y/o adicionar nuevos roles, selecciona la opción de Crear rol ubicada en la parte superior derecha de la ventana.
Paso 4. Se habilitará una ventana con los campos que debes diligenciar para asignar el nuevo rol al funcionario. Puedes ver su explicación más adelante.
Paso 5. Para guardar los cambios haz clic en el botón de Guardar. Ten en cuenta que los usuarios pueden tener varios roles en SAIA® dependiendo de sus cargos.
A continuación te mostramos cómo:
Completa los campos
- Dependencia: Dependencia asociada al cargo del funcionario.
- Cargo: Cargo que se asignará al funcionario.
- Fecha inicial: Fecha en la que el funcionario iniciará las actividades del cargo.
- Fecha final: Fecha en la que el funcionario finalizará las actividades del cargo. En caso de no tener una fecha definida se debe registrar el 31 de diciembre del año en curso.
¿Qué es una función y cómo asignarla a un funcionario?
En SAIA® una función otorga accesos o permisos específicos a información, funcionalidades o acciones en los módulos. Esto permite automatizar tareas y tener mayor control sobre los procesos. Te mostramos cómo asignar funciones a los funcionarios:
Paso 1. Ubica el funcionario al que vas a asignar la función y haz clic en el botón de opciones.
Paso 2. Se habilitarán las opciones de Editar, Roles y Funciones, haz clic en Funciones.
Paso 3. Accederás a una ventana donde podrás ver las funciones actuales del funcionario, activarlas o inactivarlas, y adicionar nuevas funciones. Selecciona la opción de Crear función ubicada en la parte superior izquierda de la ventana.
Paso 4. Se habilitará una ventana donde debes buscar y seleccionar la función que asignarás al funcionario.
Paso 5. Para guardar los cambios haz clic en el botón de Guardar.
A continuación te mostramos cómo:
¿Cómo buscar y editar la información de un funcionario?
A continuación te explicamos cómo puedes buscar funcionarios y modificar su información:
Paso 1. Haz clic en el botón de Buscar ubicado en la parte superior del reporte de funcionarios.
Paso 2. Se habilitará una ventana con los campos que puedes diligenciar para buscar el/los funcionario(s) que necesitas.
Paso 3. Haz clic en el botón de Buscar y se mostrarán los funcionarios que coincidan con los parámetros de la búsqueda.
Paso 4. Después de ubicar el funcionario que vas a modificar haz clic en el botón de opciones.
Paso 5. Se habilitarán las opciones de Editar, Roles y Funciones, haz clic en Editar.
Paso 6. Accederás a una ventana donde podrás ver y modificar la información del funcionario. Y si lo requieres también podrás enviar un correo al funcionario para permitirle reestablecer su clave de acceso a SAIA®.
Paso 7. Para guardar los cambios haz clic en el botón de Guardar.
A continuación te mostramos cómo:
Recuperación masiva
La recuperación masiva permite que los usuarios administradores de SAIA® envíen un correo a todos los usuarios activos para permitirles reestablecer sus claves de acceso a SAIA®. Te explicamos cómo:
Paso 1. Haz clic en el botón de Recuperación masiva ubicado en la parte superior del reporte de funcionarios.
Paso 2. Se habilitará una ventana emergente en la que tendrás que confirmar la acción y al hacerlo se enviarán los correos de forma masiva a todos los usuarios creados para que reestablezcan sus contraseñas.
A continuación te mostramos cómo:
Gráficos
Para acceder a los gráficos del estado, las sedes y las tareas pendientes de los funcionarios creados en SAIA®, sigue estos pasos:
Paso 1. Haz clic en el botón de Gráficos ubicado en la parte superior del reporte de funcionarios.
Paso 2. Accederás a los siguientes gráficos que se generan automáticamente en SAIA® con base en la información de los funcionarios:
- Estado de los funcionarios: Gráfico de torta indicando la cantidad y el porcentaje de funcionarios que se encuentran activos e inactivos.
- Sedes: Gráfico de torta indicando la cantidad y el porcentaje de funcionarios que pertenecen a las diferentes sedes.
- Tareas pendientes: Gráfico de barras indicando la cantidad de tareas pendientes y en proceso de cada funcionario.
A continuación te mostramos cómo:
Si deseas conocer más sobre el módulo de Administración y otras funcionalidades generales del sistema SAIA®, vuelve al apartado «Administración» y continúa aprendiendo cómo usar cada una de las herramientas SAIA®.
Si tienes alguna inquietud adicional sobre este u otros procesos SAIA®, recuerda escribirnos por medio de los canales que nuestro Equipo de Soporte tiene habilitados para atenderte.