Creación de tareas

Existen diferentes apartados desde donde puedes crear tareas para asignarle a tu equipo de trabajo y hacer seguimiento de las mismas. A continuación te explicaremos cómo crear una tarea desde cada apartado: Calendario, Botón Nuevo, Documentos y Expedientes.

Por ejemplo:

«Carlos, Director jurídico, requiere asignar unas acciones a su auxiliar jurídico Margarita, dejando registro de esta asignación y con la posibilidad de hacer seguimientos de sus avances. Para esto, Carlos accederá a SAIA® y creará una tarea asignando como responsable a Margarita».

Crea tareas desde el Calendario

Una vez inicies sesión en la herramienta SAIA®, podrás visualizar el Calendario SAIA® en tu pantalla, para crear una tarea, haz clic en cualquier espacio del calendario y se desplegará la ventana para crear una nueva tarea en la fecha y hora según el espacio seleccionado. Solo debes seguir los siguientes pasos:

Paso 1. Haz clic en cualquier espacio del calendario, según la fecha y hora límite que vas a definir para la tarea, de esta forma se abrirá una ventana para crear una nueva tarea.

Paso 2. Completa los campos del formulario de registro de tareas. Puedes ver su explicación más adelante.

Paso 3. Después de diligenciar todos los campos, haz clic en el botón azul «Crear tarea» ubicado en la parte inferior. De esta forma la tarea quedará creada.

Crea tareas desde el Botón Nuevo

Puedes crear tareas desde el botón «Nuevo» del sistema. Para crear tareas desde esta opción, solo debes seguir los siguientes pasos:

Paso 1. En la parte superior izquierda de tu pantalla encontrarás un botón «Nuevo», haz clic sobre este botón y posteriormente selecciona la opción «Tareas».

Paso 2. Completa los campos del formulario de registro de tareas. Puedes ver su explicación más adelante.

Paso 3. Después de diligenciar todos los campos, haz clic en el botón azul «Crear tarea» ubicado en la parte inferior. De esta forma la tarea quedará creada.

Crea tareas desde un documento

SAIA® te permite asignar una tarea directamente desde un documento, así quedará vinculada y los usuarios sabrán que el documento tiene tareas asociadas. Para crear una tarea desde un documento, solo debes seguir los siguientes pasos:

Paso 1. Haz clic en el icono del calendario ubicado en el menú superior del documento. Se abrirá una ventana para crear la tarea, aquí haz clic en el botón azul «Crear tarea».

Paso 2. Completa los campos del formulario de registro de tareas. Puedes ver su explicación más adelante.

Paso 3. Después de diligenciar todos los campos, haz clic en el botón azul «Crear tarea» ubicado en la parte inferior. De esta forma la tarea quedará creada.

Crea tareas desde expedientes

Puedes asignar tareas asociadas directamente a un expediente, haz clic derecho sobre el expediente al que quieres vincular la tarea y selecciona la opción «Agregar tarea», te puede servir para casos de renovación de documentos. A continuación te mostraremos cómo:

Formulario para la creación de tareas

Teniendo en cuenta los diferentes apartados desde los cuales puedes crear tareas, ahora te explicaremos el formulario y lo que debes tener en cuenta para la creación de una tarea.

Completa el formulario

  • Nombre de la tarea: Relaciona el nombre de la actividad que se requiere realizar.

  • Incluir terceros: Al marcar esta opción, en el siguiente campo «Responsable» se listarán, además de los usuarios internos, todos los terceros creados en la herramienta.

  • Responsable: Digita al menos tres (3) caracteres y de esta manera se listarán todos los usuarios (internos y externos) que coincidan con los caracteres que colocaste. Una vez encuentres al usuario al que le requieres asignar la tarea, selecciónalo haciendo clic sobre el mismo.

  • ¿Desea notificar por email?: Esta opción te permite enviar notificación por correo electrónico de la asignación de la tarea al usuario responsable seleccionado. Si requieres que se envíe la notificación, solo debes hacer clic sobre el cuadro que se habilita para marcar esta opción.

  • Fecha límite: Selecciona la fecha límite que tiene el usuario responsable para finalizar la tarea.

  • Instrucciones adicionales: Indique las instrucciones para la tarea en caso de que requiera. 

Si deseas conocer más sobre el módulo de tareas y otras funcionalidades generales del sistema SAIA®, vuelve al apartado «Mis Tareas» y continúa aprendiendo cómo usar cada una de las herramientas SAIA®.

Si tienes alguna inquietud adicional sobre este u otros procesos SAIA®, recuerda escribirnos por medio de los canales que nuestro Equipo de Soporte tiene habilitados para atenderte.

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