Un expediente puede contar con una cantidad de documentos muy grande, sin embargo, SAIA permite realizar búsquedas específicas para encontrar rápidamente los documentos que estás buscando.
Por ejemplo:
«Margarita no recuerda quien firmo el contrato de soporte del software contable, ya que en el último año han cambiado de líder de proyecto en tres ocasiones, este expediente tiene más de 300 documentos y le toma mucho tiempo buscarlo. La búsqueda de documentos le permitirá filtrar por tipo documental y filtrar contratos para encontrarlo rápidamente.»
¿Cómo buscar un documento en un expediente?
Los expedientes pueden tener cientos de documentos y en ocasiones la búsqueda de un documento específico puede ser demorada. Existen dos tipos de búsqueda de documentos de un expediente. A continuación te las explicamos:
Paso 1. Accede al expediente donde deseas buscar el documento. Encontrarás la barra de búsqueda en la parte superior derecha de tu pantalla.
Paso 2. En caso de que conozcas el número de radicado, ingrésalo y haz clic en el icono de la lupa para aplicar la búsqueda.
- Búsqueda rápida: Úsala en caso de conocer el número de radicado del documento, ya que solo permite buscar por radicado
- Búsqueda avanzada: Desde esta opción podrás buscar por otros datos de ese documento dentro de ese expediente como: descripción, tipo documental, responsable de vinculación y fecha.
Paso 3. En caso de no conocer el número de radicado del documento, puedes realizar una búsqueda avanzada y filtrar por datos específicos de la caracterización del documento. En la barra de búsqueda encontrarás tres puntos (…), haz clic para habilitar los filtros de búsqueda. Puedes ver los filtros más adelante.
Paso 4. Una vez hayas registro los filtros de búsqueda, haz clic en buscar para aplicar la búsqueda.
Filtros de búsqueda:
- Número de documento: Permite la búsqueda por radicado
- Descripción: Permite buscar por palabras y arrojará coincidencias según las descripciones de los expedientes
- Tipo documental: Permite filtrar por el tipo documental del documento
- Responsable de vinculación: Permite filtrar por el nombre de usuario que vinculo el documento al expediente
- Rango de fechas: Permite aplicar rango de fecha inicial y final para que se filtren los documentos agregados en dichas fechas
- Ordenar documentos: Permite ordenar los documentos de manera ascendente o descendente según la fecha de aprobación del documento
¿Cómo exportar el listado de documentos de un expediente?
SAIA permite que se exporte el listado de documentos del expediente en un archivo plano de Excel de forma muy sencilla, para ejecutar esta acción debes ingresar al expediente y ubicar en la parte superior izquierda el icono de exportar datos, haz clic en dicho icono y automáticamente se descargara el archivo en formato Excel.
A continuación te mostramos:
Si deseas conocer más sobre las secciones de expedientes y otras funcionalidades generales del sistema SAIA, vuelve al apartado «Expedientes» y continúa aprendiendo cómo usar cada una de las herramientas SAIA.
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